У дома › Безопасност › Основното нещо е да изпратите копие на посочения имейл. Работа с полетата “До” (“To”), “Cc” (“CC”), “Bcc” (“Bcc”). Изпращане на слепи копия

Основното нещо е да изпратите копие на посочения имейл. Работа с полетата “До” (“To”), “Cc” (“CC”), “Bcc” (“Bcc”). Изпращане на слепи копия

Добро време! Днес ще говорим за архивиране на SMS чрез изпращане на всички съобщения от вашия смартфон към имейл. Това може да се изисква както просто с цел запазване на кореспонденция, така и за по-нататъшна обработка на съобщения, например търсене на съобщения за необходимата информация (контакти, имена, цени и т.н.) от приложения на трети страни, които от своя страна работят с Електронна поща. Нека да разгледаме вариант за такова копиране с помощта на смартфон с Android.

Създайте пощенска кутия

За да изпращате и запазвате всички съобщения по имейл, първо трябва да регистрирате пощенска кутия от yandex.ru е идеална за това. Можете също да използвате съществуващата си пощенска кутия, но препоръчвам да регистрирате нова. Първо, с течение на времето в него ще се натрупа голям брой SMS съобщения, което може да попречи на работата с обикновени писма, и второ, ако свържете пощенската си кутия към услуга на трета страна за анализ, не посочвайте потребителското име и паролата за основния имейл в него.

Инсталирайте приложението SMS Backup + на вашия смартфон с Android

За да изпращате всички SMS съобщения до вашата пощенска кутия, ще трябва да инсталирате и конфигурирате специалното приложение SMS Backup +, което можете да изтеглите от play.goole.com или apk-dl.com (алтернатива за смартфони, които не използват Google Play ) или.

Приложението е тествано на Android: 3.xx, 4.xx, 5.xx, 6.xx; Декларира се поддръжка за версия 2.xx.

Настройка на SMS Backup +

Стартирайте приложението;
След като стартирате приложението, в менюто, което се отваря, изберете елемента: Разширени настройки;
След това отидете на Настройки за архивиране;
Поставете отметка в квадратчетата за Архивиране на SMS и префикс на тема на имейл, махнете отметките от квадратчетата за Архивиране на MMS, Архивиране на регистър на обажданията (не се нуждаем от MMS и история на обажданията, въпреки че можете да ги архивирате също);
Върнете се в предишното меню и отидете в секцията с настройки на IMAP сървъра;
Изберете елемента от менюто Удостоверяване,

задайте стойността на параметъра на Обикновен текст;
Изберете елемента от менюто Адрес на сървъра, въведете стойността: imap.yandex.ru:993
Изберете елемента от менюто Защита и въведете стойността: SSL
Изберете елемента от менюто Вход (Вашият IMAP акаунт), посочете данните си за вход, след това изберете елемента от менюто Парола (Вашата парола за IMAP акаунт), посочете паролата за пощата на yandex.ru;
В главното меню поставете отметка в квадратчето за Автоматично архивиране;
След това отидете на настройките за автоматично архивиране, изберете елемента от менюто Редовен график и задайте интервала от време, в който SMS ще се изпраща до акаунта на пощенската кутия, който посочихме (например на всеки 2 часа).

Приложението SMS Backup + ви позволява не само да правите резервни копия на E-Mail, но и да възстановявате съобщения от него. Съответните настройки за възстановяване могат да бъдат намерени в раздела Разширени настройки -> Възстановяване на настройките.

След изпращане на съобщения по имейл, всички те ще бъдат поставени в папка, наречена: SMS.

Анализиране на SMS, изпратен до имейл

След като получите списък със SMS съобщения на вашия имейл адрес, можете да използвате специален софтуер, за да анализирате данните, които съдържат. Например, можете да проследявате SMS от банката със съобщения за парични постъпления и дебити, въз основа на които можете да поддържате финансови записи автоматично. Приложих подобно решение за „сайт за съвместно пазаруване“, когато всички SMS съобщения от Банката, получени от Организаторите на JV, се събират на едно място, анализират се и на тяхна база системата извежда данни в контролния панел за това кой потребител е поставил поръчката извърши плащането.

„Това е като приказката за момчето, което непрекъснато вика вълк.“ Ако злоупотребявате с етикета „спешно“, хората ще спрат да отговарят на вашите имейли. И едно наистина важно писмо може да остане незабелязано поради това.

Познаване

Да, тонът на вашето писмо може да отразява връзката ви с получателя. Въпреки това може да бъдете счетени за непрофесионалист, ако си позволите да бъдете твърде неформални в кореспонденцията си. Избягвайте прекомерната употреба на удивителни знаци, емотикони, цветен текст, необичайни шрифтове и прекомерната краткост на съобщенията.

Бъдете особено внимателни, ако работите с хора на различна възраст, с езикови бариери или с такива, които предпочитат по-традиционна форма на общуване.

Твърде сух тон

В същото време да си робот също не си струва. Добре е, ако в писмата си показвате своя характер или ентусиазъм – в разумни граници.

Отговори на всички

Служебният имейл не е за забавление, а за комуникация. Така че, ако отговаряте на имейл, изпратен до група хора, помислете два пъти, преди да щракнете върху „отговори на всички“. За да направите това, вашият отговор трябва да е изключително важен за всички.

Изпращане на копия без разрешение

Споделянето на чужда информация с други хора е най-малкото недопустимо. Няма значение дали изпращате на клиент копие от писмо от вашия шеф, който му е отговорил по някакъв начин, или включвате един служител в лична кореспонденция с друг. Малко хора може да харесат, ако изпратите копие на писмо без тяхното съгласие.

Изпращане на слепи копия

Изпращането на BCC поражда недоверие. Ако искате да изпратите писмо до някого и този човек на теория не трябва да участва в работна кореспонденция, копирайте текста и го изпратете като отделно писмо.

Неуточнена тема на имейл

Теми като „Това съм аз“, „Здравей“ или „За информация“ (FYI) просто не привличат вниманието. Човекът няма да разбере какво се казва и няма да иска да отговори на писмото. Писмата, свързани с работата, трябва да бъдат ясни и кратки. Получателят е по-вероятно да отвори имейла, ако разбира какво искате от него.

Изпращане на твърде много лични имейли

Понякога можете да използвате шеги, трогателни истории и мотивационни цитати, за да развеселите някого. Но хората бързо се уморяват от това, независимо какви са били вашите намерения, когато ги пишете. Ако изпратите твърде много лични имейли, те просто ще бъдат настроени на автоматично изтриване.

Бъдете груби

Не трябва да изпращате писма, пълни с отрова, защото хората ще го запомнят, когато се появи възможност. Вместо това напишете писмо и го оставете в „Чернови“ за два дни. След това можете да се върнете към него и да го редактирате, като премахнете бодлите. Така по-бързо ще постигнете желаното. Освен това ще бъдете третирани като много търпелив и внимателен професионалист.

Глупав имейл адрес

Ако изпращате имейл до клиент, служител или потенциален работодател, не използвайте имейл с „непрофесионално“ заглавие. Ако има нещо в заглавието на имейла, което претендира да бъде остроумно или съдържа сексуални или вулгарни конотации (нещо като ), рискувате другият човек да се чувства негативно към вас от самото начало. Създайте отделен имейл за чисто професионални нужди.

Печатни грешки

Фактът, че имейлът е изпратен от iPhone, не е извинение за изпращане на небрежни имейли. Ако направите повече от една грешка в писмото си, това може да се счита за непрофесионално. Ако това е много важно писмо и бързате да стигнете някъде, опитайте се поне да го проверите, преди да го изпратите.

Изпращане на имейли рано сутрин

Повечето хора, когато получават писма, гледат часа, в който са изпратени. Ако писмото е изпратено твърде рано, може да ви гледат негативно. Най-малкото ще ви смятат за работохолик без личен живот. По-лошо е, ако ви смятат за натрапчив. Ако вдъхновението ви събуди през нощта, напишете писмо, запазете го в „Чернови“ и го изпратете в работно време.

Твърде много препинателни знаци

Хората понякога се увличат твърде много и използват много удивителни знаци. Резултатът може да изглежда незрял или твърде емоционален за някои. Не злоупотребявайте!!!

Непрофесионални шрифтове

Шрифтът Purple Comic Sans има свой собствен обхват. В бизнеса е по-добре да използвате класически шрифтове, цветове и размери. Вашите писма трябва да са лесни за четене.

Обикновено се използват шрифтове с размер 10 или 12, които са най-подходящи за работа, като Arial, Calibri или Times New Roman. Предпочитаният цвят е черен.

Писмото е твърде дълго

Повечето хора прекарват секунди, а не минути, в четене на имейли. Много хора просто преглеждат текста с очите си, така че пишете писмата си въз основа на това. На хората им е трудно да четат големи абзаци - разбийте текста на по-малки блокове. Акцентите и списъците с водещи символи са много по-лесни за четене. Можете също така да подчертаете основните моменти с удебелен шрифт или курсив, но не го правете често.

Тамара Воротинцева - директор по развитието на учебната компания "БИЗНЕС ПАРТНЬОР" (Москва). Практикуващ бизнес треньор, автор на книгата „Изграждане на система за обучение на персонал“ и публикации в бизнес издания в Русия, Казахстан и Украйна. Създател на интернет бюлетина: „Кореспонденция по електронна поща в бизнеса“ на сървъра subscribe.ru! Книгата е практическо ръководство за бизнесмени, които водят активна кореспонденция с клиенти и партньори. Той представя инструменти, които ще помогнат за ефективната, оптимална по време и резултати електронната комуникация и максимално съобразена с нормите и правилата, приети в съвременната бизнес общност. Авторът дава практически съвети, илюстрира наблюденията си със случаи от реалния живот и прави аргументирани заключения. Текстът на книгата е богат на разпознаваеми примери за реална бизнес кореспонденция. Авторът споделя своите наблюдения, техники и „трикове“, които могат значително да повлияят на ефективността и ефикасността на бизнес имейла. Ако сте делови човек и за вас е важно да пишете бързо, кратко, компетентно, в съответствие с правилата на добрите бизнес нрави, тази книга ще бъде ваш надежден помощник.

Книга:

Когато работите с полетата „До“ („До“), „Cc“ („CC“), „Bcc“ („Bcc“), не забравяйте, че това е важна част от имейла, която засяга по-нататъшните действия на участниците в кореспонденцията.

„На кого“ („Това“).Това поле съдържа адреса на получателя, до когото е директно адресирано писмото и съдържащата се в него информация. Авторът на писмото очаква отговор от основния получател. Ако в това поле са поставени двама получатели, тогава авторът на писмото чака отговор от всеки или някои от тях (имайте това предвид, ако името ви е в списъка с получатели). В същото време (ако вие сте подателят), имайте предвид, че не е много препоръчително да включвате повече от един адресат в полето „До“ („До“). Писмо, изпратено до няколко получатели, може да не получи нито един отговор, тъй като всеки ще мисли, че другият ще отговори.

Ако писмото е адресирано до вас, но съдържа копия на други получатели, не забравяйте да използвате бутона „Отговор на ВСИЧКИ“, когато отговаряте! Това ще ви позволи да поддържате кръга от получатели, посочени от инициатора на кореспонденцията.

„Копиране“ („Cs“). INВ това поле поставете адресите на получателите, които според вас трябва да знаят за кореспонденция по този въпрос. Тези получатели получават информация само „за ваша информация“. Получателят на CC обикновено не трябва да отговаря на писмото, но може да го направи, ако е необходимо.

ЗАБЕЛЕЖКА. ВАЖНО Е!

Ако името ви е в полето „Cc“ („CC“), тогава, когато влизате в кореспонденция, не забравяйте, че има ситуации, когато е изключително важно да бъдете учтиви. Използвайте фразите: „Позволете ми да се присъединя към дискусията“ или „Позволете ми да се присъединя към вашия диалог“ или „Позволете ми да изразя мнението си“.

„Скрито копие“ („Bcc“).Това поле е забранено за използване в някои компании, тъй като е инструмент, който противоречи на етичните стандарти за комуникация. Целта на това поле е да покани получателя да стане „таен свидетел“.

Ако вашата бизнес практика е да използвате това поле в работата си, помислете за следното. Получателят на BCC остава невидим за основния получател и получателите на BCC. Понякога е полезно изпращачът и „тайният получател“ да имат предварителна договореност (или последваща информираност) за причината и целта на този метод на информация.

ЗАБЕЛЕЖКА. ВАЖНО Е!

„Скритият“ получател абсолютно не трябва да влиза в кореспонденция от това поле.

Една от най-популярните функции на сайта е формата за кандидатстване или поръчка, данните от която се изпращат по имейл до собственика на сайта. По правило такива форми са прости и се състоят от две или три полета за въвеждане на данни. Как да създадете такава форма за поръчка? Това изисква използването на език за маркиране HTML и език за програмиране PHP.

Самият HTML език за маркиране е прост; просто трябва да разберете как и къде да поставите определени тагове. С езика за програмиране PHP нещата са малко по-сложни.

За програмист създаването на такава форма не е трудно, но за дизайнер на HTML оформление някои действия може да изглеждат трудни.

Създайте формуляр за подаване на данни в html

Първият ред ще бъде както следва

Това е много важен елемент от формата. В него посочваме как ще се прехвърлят данните и към кой файл. В този случай всичко се прехвърля чрез метода POST към файла send.php. Програмата в този файл трябва съответно да получи данните, те ще се съдържат в пощенския масив и да ги изпрати на посочения имейл адрес.

Да се върнем към формата. Вторият ред ще съдържа поле за въвеждане на пълното ви име. Има следния код:

Типът формуляр е текстов, т.е. потребителят ще може да въвежда или копира текст тук от клавиатурата. Параметърът name съдържа името на формуляра. В този случай това е fio; под това име ще бъде предадено всичко, въведено от потребителя в това поле. Параметърът placeholder указва какво ще бъде написано в това поле като обяснение.

Следващ ред:

Тук почти всичко е същото, но името на полето е имейл, а обяснението е, че потребителят въвежда своя имейл адрес в тази форма.

Следващият ред ще бъде бутонът "изпрати":

И последният ред във формата ще бъде етикетът

Сега нека съберем всичко заедно.

Сега нека направим полетата във формата задължителни. Имаме следния код:

Създайте файл, който приема данни от HTML формата

Това ще бъде файл, наречен send.php

Във файла на първия етап трябва да приемете данни от пощенския масив. За да направим това, създаваме две променливи:

$fio = $_POST["fio"];
$имейл = $_POST["имейл"];

Имената на променливите в PHP се предхождат от знак $, а в края на всеки ред се поставя точка и запетая. $_POST е масив, в който се изпращат данни от формата. В html формата методът на изпращане е посочен като method="post". Така че се приемат две променливи от html формата. За да защитите вашия сайт, трябва да прекарате тези променливи през няколко филтъра - php функции.

Първата функция ще конвертира всички символи, които потребителят ще се опита да добави към формуляра:

В този случай в php не се създават нови променливи, а се използват съществуващи. Това, което филтърът ще направи, е да трансформира героя "<" в "<". Также он поступить с другими символами, встречающимися в html коде.

Втората функция декодира URL адреса, ако потребителят се опита да го добави към формуляра.

$fio = urldecode($fio);
$имейл = urldecode($имейл);

С третата функция ще премахнем интервалите от началото и края на реда, ако има такива:

$fio = подстригване($fio);
$имейл = трим($имейл);

Има и други функции, които ви позволяват да филтрирате php променливи. Използването им зависи от това колко сте загрижени, че нападател ще се опита да добави програмен код към този html формуляр за изпращане на имейл.

Валидиране на данни, прехвърлени от HTML формуляр към PHP файл

За да проверите дали този код работи и дали се прехвърлят данни, можете просто да го покажете на екрана с помощта на функцията ехо:

ехо $fio;
ехо "
";
ехо $ имейл;

Вторият ред тук е необходим за разделяне на изхода на php променливите в различни редове.

Изпращане на получени данни от HTML формуляр към имейл чрез PHP

За да изпратите данни по имейл, трябва да използвате функцията за поща в PHP.

mail("до кой адрес да се изпрати", "тема на писмото", "Съобщение (тяло на писмото)","От: от кой имейл е изпратено писмото \r\n");

Например, трябва да изпратите данни на имейла на собственика или мениджъра на сайта [имейл защитен].

Темата на писмото трябва да е ясна, а съобщението на писмото трябва да съдържа това, което потребителят е посочил в HTML формата.

поща(" [имейл защитен]", "Заявление от сайта", "Пълно име:".$fio.". Имейл: ".$email ,"От: [имейл защитен]\r\n");

Необходимо е да добавите условие, което ще проверява дали формулярът е изпратен чрез PHP на посочения имейл адрес.

ако (поща(" [имейл защитен]", "Поръчай от сайта", "Пълно име:".$fio.". Имейл: ".$email ,"От: [имейл защитен]\r\n"))
{
echo "съобщението е изпратено успешно";
) иначе (
}

По този начин програмният код на файла send.php, който ще изпрати данните от HTML формата на имейл, ще изглежда така:

$fio = $_POST["fio"];
$имейл = $_POST["имейл"];
$fio = htmlspecialchars($fio);
$имейл = htmlspecialchars($имейл);
$fio = urldecode($fio);
$имейл = urldecode($имейл);
$fio = подстригване($fio);
$имейл = трим($имейл);
//ехо $fio;
//ехо "
";
//ехо $имейл;
ако (поща(" [имейл защитен]", "Заявление от сайта", "Пълно име:".$fio.". Имейл: ".$email ,"От: [имейл защитен]\r\n"))
( echo "съобщението е изпратено успешно";
) иначе (
echo "възникнаха грешки при изпращане на съобщението";
}?>

Три реда за проверка дали данните се прехвърлят към файла са коментирани. Ако е необходимо, те могат да бъдат премахнати, тъй като са били необходими само за отстраняване на грешки.

Поставяме HTML и PHP кода за подаване на формуляра в един файл

В коментарите към тази статия много хора задават въпроса как да се уверят, че и HTML формата, и PHP кодът за изпращане на данни към имейл са в един файл, а не в два.

За да реализирате тази работа, трябва да поставите HTML кода на формуляра във файла send.php и да добавите условие, което ще проверява за наличието на променливи в POST масива (този масив се изпраща от формуляра). Тоест, ако променливите в масива не съществуват, тогава трябва да покажете на потребителя формата. В противен случай трябва да получите данни от масива и да ги изпратите на получателя.

Нека видим как да променим PHP кода във файла send.php:

Формуляр за кандидатстване от сайта

//проверете дали съществуват променливи в POST масива
if(!isset($_POST["fio"]) и !isset($_POST["email"]))(
?>

) иначе (
// показване на формата
$fio = $_POST["fio"];
$имейл = $_POST["имейл"];
$fio = htmlspecialchars($fio);
$имейл = htmlspecialchars($имейл);
$fio = urldecode($fio);
$имейл = urldecode($имейл);
$fio = подстригване($fio);
$имейл = трим($имейл);
ако (поща(" [имейл защитен]", "Заявление от сайта", "Пълно име:".$fio.". Имейл: ".$email ,"От: [имейл защитен]\r\n"))(
echo "Съобщението е изпратено успешно";
) иначе (
echo "Възникнаха грешки при изпращане на съобщението";
}
}
?>

Проверяваме съществуването на променлива в POST масива с PHP функцията isset(). Удивителен знак преди тази функция в условие означава отрицание. Тоест, ако променливата не съществува, тогава трябва да покажем нашата форма. Ако не бях поставил удивителния знак, условието буквално щеше да означава „ако съществува, тогава покажете формата“. И това е грешно в нашия случай. Естествено, можете да го преименувате на index.php. Ако преименувате файла, не забравяйте да преименувате името на файла в реда

. Формулярът трябва да има връзка към същата страница, например index.php. Добавих заглавието на страницата към кода.

Често срещани грешки, които възникват при изпращане на PHP формуляр от уебсайт

Първата, вероятно най-популярната грешка, е когато видите празна бяла страница без съобщения. Това означава, че сте направили грешка в кода на страницата. Трябва да активирате показването на всички грешки в PHP и тогава ще видите къде е направена грешката. Добавете към кода:

ini_set("display_errors","On");
error_reporting("E_ALL");

Файлът send.php трябва да се изпълнява само на сървъра, в противен случай кодът просто няма да работи. Препоръчително е това да не е локален сървър, тъй като не винаги е конфигуриран да изпраща данни към външен пощенски сървър. Ако стартирате кода извън сървъра, тогава PHP кодът ще се покаже директно на страницата.

Затова за правилна работа препоръчвам да поставите файла send.php на хостинга на сайта. По правило всичко вече е конфигурирано там.

Друга често срещана грешка е, когато се появи известието „Съобщението е изпратено успешно“, но писмото не пристига по пощата. В този случай трябва внимателно да проверите линията:

ако (поща(" [имейл защитен]", "Поръчай от сайта", "Пълно име:".$fio.". Имейл: ".$email ,"От: [имейл защитен]\r\n"))

Вместо [имейл защитен] трябва да има имейл адрес, на който да бъде изпратено писмото, но вместо това[имейл защитен] трябва да е съществуващ имейл за този сайт. Например за уебсайт това ще бъде . Само в този случай ще бъде изпратено писмо с данните от формата.

Какво е имейл? В съвременния бизнес свят това е:

Твоето лице. Именно с помощта на имейл можете да създадете положителен образ в очите на контрагента или да развалите първото впечатление.
Вашият работен инструмент. Голяма част от комуникацията с външния свят се осъществява чрез имейл. Следователно, ако владеете този инструмент, можете да направите живота си много по-лесен.
Силно разсейване. Външният свят се опитва да ви стигне, да ви разсее и да ви заблуди чрез имейл.

От тази гледна точка нека разгледаме работата с имейл. Да започнем с нещо просто.

Форматиране на писмо

Използвам имейл клиента Mozilla Thunderbird, така че ще го използвам като пример. Нека създадем нова буква и да преминем отгоре надолу през списъка с полета.

На кого. Копие. Скрито копие

Някои може да не знаят, но „До“ в Mozilla може да се промени на „Cc“ или „Bcc“.

На кого: изписваме основния получател или няколко получателя, разделени с точка и запетая.
копие: пишем на някой, който трябва да прочете писмото, но от когото не очакваме реакция.
Скрито копие: пишем на някой, който трябва да прочете писмото, но трябва да остане непознат за другите получатели на писмото. Особено подходящо е да се използва за масово изпращане на бизнес писма, като уведомления.

погрешно в масовите разпращания посочете получателите, като използвате полетата „Копиране“ или „До“. Няколко пъти в годината получавам писма, които изброяват 50–90 получатели в полето „Cc“. Има нарушение на поверителността. Не всички ваши получатели трябва да знаят с кого още работите по подобна тема. Хубаво е това да са хора, които се познават. Ами ако в списъка има конкурентни компании, които не знаят една за друга? Най-малко трябва да сте готови за ненужни обяснения и най-много да прекратите сътрудничеството с един от тях. Не го правете по този начин.

Тема на писмото

Професионалните пощенски служби често пишат (понякога разумно) за важността на темата на имейла в техните корпоративни блогове. Но най-често говорим за търговски писма, където темата на писмото решава проблема „имейлът трябва да бъде отворен“.

Обсъждаме ежедневна бизнес кореспонденция. Тук темата решава проблема „писмото и неговият автор трябва лесно да бъдат идентифицирани и след това намерени“. Освен това вашето усърдие ще ви се върне под формата на карма от многобройни отговорни писма, само с префикси Re:или Напред, сред които ще трябва да потърсите желаната буква по темата.

Двадесет писма е обемът на еднодневна кореспонденция за един среден мениджър. Изобщо не говоря за предприемачите и собствениците на фирми; техният брой писма понякога надхвърля 200 или повече на ден. Затова още веднъж: не изпращайте имейли с празна тема.

И така, как да формулираме правилно темата на имейл?

Грешка №1 : Само името на фирмата в темата. Например „Sky“ и това е. Първо, вероятно не сте единственият от вашата компания, който комуникира с този контрагент. Второ, подобна тема не носи никакъв смисъл, защото името на вашата фирма вече се вижда от адреса. Трето, познайте как ще изглежда вашата собствена пощенска кутия с този подход към кореспонденцията? Нещо като това.

Удобно ли е да се търси по такива теми?

Грешка №2 : крещящо, продаващо заглавие. Чудесно е, ако знаете как да пишете такива заглавия. Но подходящо ли е тези умения да се използват в бизнес кореспонденцията? Запомнете целта на темата на бизнес имейл: не да продава, а да предоставя идентификация и търсене.

Текст на писмото

Има много ръководства за писане за различни поводи. Например Максим Иляхов, Александър Амзин и други майстори на думите имат много полезна информация. Съветвам ви да прочетете техните статии, поне за подобряване на общата грамотност и подобряване на цялостния стил на писмена реч.

В процеса на писане на писмо трябва да вземем няколко решения последователно.

Въпрос на учтивост . В началото на писмото можете да се размажете в любезности или дори нежност в духа на „Скъпи мой Родя, изминаха повече от два месеца, откакто говорих с теб писмено, от което самият аз страдах и дори не спях известно време нощи, мислейки." Много учтиво и много скъпо, както по отношение на времето за написване на такова въведение, така и по отношение на времето на събеседника да го прочете. Кореспонденцията е бизнес, помниш ли? Не есе в епистоларния жанр за конкурс или писмо до майката на Разколников, а бизнес кореспонденция.

Уважаваме нашето време и това на получателя!

Има смисъл само да се представите и да си припомните обстоятелствата на вашето познанство в първото писмо, изпратено след мимолетна среща на изложба. Ако това е продължение на сътрудничество или текуща кореспонденция, в първата буква на деня пишем: „Здравей, Иван“, във втората и следващите: „Иван, ...“.

Обжалване . Винаги ме е вълнувал въпросът към кого да се обърна в писмо, ако получателите са няколко. Наскоро написах писмо, адресирано до три момичета на име Анна. Без съмнение написах „Здравей, Анна“ и не се притеснявах. Но такъв късмет не винаги е такъв.

Ами ако има трима или дори седем получатели и те не са с едно и също име? Можете да ги изброите поименно: „Добър ден, Родион, Пулхерия, Авдотя и Петър Петрович“. Но е дълго и отнема време. Можете да напишете: „Здравейте, колеги!“

За себе си използвам правилото да се обръщам по име към лицето в полето „До“. И изобщо не се свързвайте с тези в копието. Това правило също ви позволява по-точно да определите (един!) Адресата на писмото и целта на това писмо.

Цитат . Често кореспонденцията е верига от писма с въпроси и отговори - с една дума диалог. Счита се за добра форма да не изтривате историята на кореспонденцията и да напишете отговора си в горната част на цитирания текст, така че когато се върнете към тази кореспонденция седмица по-късно, да можете лесно да прочетете диалога отгоре надолу, спускайки се по дата .

По някаква причина настройката по подразбиране в Mozilla е „Поставяне на курсора след цитиран текст“. Препоръчвам да го промените в менюто „Инструменти“ → „Опции на акаунта“ → „Съставяне и адресиране“. Сигурно е така.

Цел на писмото . Има два вида бизнес писма:

когато просто информираме събеседника (например отчет за свършената работа за месеца);
и когато искаме нещо от събеседника. Например, за да одобри приложената фактура за плащане.

По правило насърчителните писма са в пъти повече от докладните. Ако искаме да постигнем нещо от събеседника, е много важно да кажем това в писмо в прав текст. Призивът за действие трябва да бъде придружен от име и да бъде последното изречение в писмото.

погрешно : „Порфирий Петрович, знам кой уби старата жена“.

вярно : „Порфирий Петрович, аз бях този, който посегна старата жена до смърт, моля, вземете мерки да ме арестувате, уморих се да страдам!“

Защо кореспондентът трябва да мисли вместо вас какво да прави с това писмо? В крайна сметка той може да вземе грешно решение.

Подпис в текста . Тя трябва да бъде. Освен това всички имейл клиенти ви позволяват да конфигурирате автоматично заместване на подписа, например класическото „С уважение, …“. В Mozilla това става в менюто „Инструменти“ → „Опции на акаунта“.

Дали да пиша контакти в подписа си е личен въпрос на всеки. Но ако сте свързани по някакъв начин с продажбите, непременно пишете. Дори ако сделката не се осъществи в резултат на комуникация, в бъдеще ще бъдете лесно открити с помощта на контактите от подписа.

И накрая, още една функция на тялото на писмото за онези събеседници, които не обичат (не могат, не искат, нямат време) да отговарят на вашите писма. Моля, посочете стандартната стойност в текста на писмото. Например, „Порфирий Петрович, ако не дойдете да ме арестувате преди 12:00 часа в петък, считам се за амнистиран“. Разбира се, крайният срок трябва да е реален (не трябва да изпращате текста от примера в петък в 11:50). Получателят трябва да е физически способен да прочете и да действа по вашето писмо. Подобно „мълчание“ ви освобождава от отговорност за неспособността на събеседника да отговори. Както винаги, трябва да подходите разумно към използването на тази функция. Ако човек отговаря на писмата ви навреме и редовно, подобен ултиматум може ако не да го обиди, то да го стресира малко или да го накара да реши да не отговаря на писмото точно сега, но да ви накара да изчакате до петък.

Прикачени файлове

Писмата често идват с прикачени файлове: автобиографии, търговски предложения, оценки, графици, сканирани документи - много удобен инструмент и в същото време източник на популярни грешки.

Грешка : огромен размер на инвестицията. Често получавам имейли с прикачени файлове с размер до 20 MB. По правило това са сканирания на някои документи във формат TIFF с резолюция 600dpi. Програмата за електронна поща на кореспондента почти сигурно ще замръзне за няколко минути в безполезен опит да зареди визуализация на прикачения файл. И не дай си Боже получателят да се опита да прочете това писмо на смартфон...

Лично аз веднага изтривам такива писма. Не искате вашият имейл да свърши в кошчето, преди да бъде прочетен? Проверете размера на инвестицията. Препоръчително е да не надвишава 3 MB.

Какво да направите, ако надвишава?

Опитайте да преконфигурирате скенера си към различен формат и разделителна способност. Например PDF и 300dpi създават доста четливи сканирания.
Помислете за програми като WinRar или 7zip архиватор. Някои файлове се компресират перфектно.
Какво да направите, ако прикаченият файл е голям и не можете да го компресирате? Например една почти празна счетоводна база данни тежи 900 MB. Облачното хранилище на информация ще дойде на помощ: Dropbox, Google Drive и други подобни. Някои услуги, като Mail.ru, автоматично преобразуват огромни прикачени файлове във връзки към облачно хранилище. Но предпочитам сам да управлявам информацията си, съхранявана в облака, така че не приветствам автоматизацията от Mail.ru.

И още една не съвсем очевидна препоръка относно инвестициите - техните Име . То трябва да е разбираемо и приемливо за получателя. Веднъж във фирмата подготвяхме търговско предложение на името на... нека бъде Фьодор Михайлович Достоевски. Получих писмо от мениджъра с проект на CP за одобрение, а прикаченият файл включваше файл с име „ForFedi.docx“. Мениджърът, който ми изпрати това, имаше диалог, който вървеше по следния начин:

Уважаеми мениджър, готов ли си лично да се приближиш до този уважаван човек и да го наречеш Федя в лицето му?

По някакъв начин не, той е уважаван човек, всички го наричат по име и бащино име.

Защо кръстихте прикачения файл „За Феди“? Ако му го изпратя веднага, мислите ли, че ще купи брадви от нас с този CP?

Щях да го преименувам по-късно...

Защо да подготвяте бомба със закъснител - отказ на потенциален клиент - или да създавате допълнителна работа за себе си, като преименувате файла? Защо веднага не назовете прикачения файл правилно: „За Фьодор Михайлович.docx“ или дори по-добре - „KP_Sky_Axes.docx“.

И така, повече или по-малко сортирахме имейла като „лице“. Нека да преминем към разглеждането на имейла като инструмент за ефективна работа и да поговорим за неговия компонент за разсейване.

Работа с букви

Имейлът е силно разсейващо средство. Както с всяко разсейване, с имейлите трябва да се справите чрез затягане на правилата и въвеждане на работни графици.

Най-малко трябва да изключите ВСИЧКИ известия за пристигаща поща. Ако имейл клиентът е конфигуриран по подразбиране, ще бъдете уведомени със звуков сигнал, икона до часовника ще мига и ще се покаже визуализация на писмото. С една дума, те ще направят всичко, за да ви откъснат първо от упорита работа и след това да ви потопят в бездната на непрочетени писма и непрегледани пощи - минус час или два от живота ви.

Някои хора имат мощна воля, която им позволява да не се разсейват от известия, но обикновените хора е по-добре да не изкушават съдбата и да ги изключват. В Mozilla Thunderbird това става през менюто „Инструменти“ → „Настройки“ → „Общи“ → „При появяване на нови съобщения“.

Ако няма известия, как да разберете, че е пристигнало писмо?

Много просто. Вие сами съзнателно отделяте време, за да сортирате пощата си, да отворите своя имейл клиент и да видите всички непрочетени съобщения. Това може да се прави два пъти на ден, например на обяд и вечер, или по време на принудителен престой, например в задръствания.

Хората често питат какво ще кажете за времето за отговор и спешните писма? Отговарям: нямате спешни писма в пощата си. Освен ако не работите в отдела за поддръжка на клиенти (този отдел има свои собствени правила за работа с пощата).

Ако има спешни писма, подателят ще ви уведоми за това по други канали - телефон, SMS, Skype. След това съзнателно ще влезете във вашия имейл клиент и ще обработите спешна поща. Всички гурута по управление на времето (например Глеб Архангелски с неговия „Time Drive“) декларират стандартен отговор на имейл в рамките на 24 часа. Това е нормално правило на добрия тон - не очаквайте незабавни отговори по имейл от събеседника си. Ако има спешно писмо, уведомете за него чрез по-бързи комуникационни канали.

И така, изключихме известията и сега включваме имейл клиента според нашия график.

Какво да правим, когато отидем до пощата и участваме в дейност, наречена „подреждане на имейл“? Къде е началото и краят на тази работа?

Чувал съм много за системата zero inbox, но, за съжаление, не съм срещал нито един човек, който да я използва. Трябваше да преоткрия колелото си. В Lifehacker има статии по тази тема. Например, " ". По-долу ще говоря за системата с нулева пощенска кутия в моята интерпретация. Ще бъда благодарен, ако гурутата на GTD коментират и добавят или подобрят описаната система.

Важно е да разберете и приемете, че имейлът не е планировчик на задачи или архив за вашите дейности. Следователно папката Inbox винаги трябва да е празна. След като започнете да сортирате входящата си кутия, не спирайте и не се разсейвайте от нищо, докато не изпразните тази папка.

Какво да правите с имейлите във входящата си кутия? Трябва да преминете през всяка буква последователно и да я изтриете. Да, просто маркирайте и натиснете Delete на клавиатурата. Ако не можете да се накарате да изтриете писмото, ще трябва да решите какво да правите с него.

Можете ли да отговорите за три минути? Трябва ли да отговарям? Да, необходимо е и отговорът ще отнеме не повече от три минути, след което отговорете веднага.
Трябва да отговорите, но подготовката на отговор ще отнеме повече от три минути. Ако използвате планировчик на задачи, който ви позволява да конвертирате имейл в задача, превърнете имейла в задача и забравете за него за известно време. Например, използвам абсолютно прекрасната услуга Doit.im. Позволява ви да генерирате личен имейл адрес: препращате писмото до него и то се превръща в задача. Но ако нямате програма за планиране на задачи, преместете писмото в подпапката „0_Run“.
След като бързо отговорите на писмо, превърнете го в задача или просто го прочетете, трябва да решите какво да правите с това съобщение по-нататък: да го изтриете или да го изпратите в една от папките за дългосрочно съхранение.

Ето папките за дългосрочно съхранение, които имам.

0_Изпълни.Нямам такава папка, но ако нямате плановик, повтарям, можете да поставите тук писма, които изискват подробна работа. Тази папка също трябва да се почиства редовно, но с обмислен подход в специално определено за това време.
1_Реф.Тук поставям писма с основна информация: приветствени писма с влизания от различни уеб услуги, билети за предстоящи полети и т.н.
2_Проекти.Тук се съхранява архив от кореспонденция за партньори и проекти, с които има текущи отношения. Естествено, за всеки проект или партньор е създадена отделна папка. В папката на партньора поставям писма не само от неговите служители, но и писма от служители на Neb, свързани с този партньор. Много удобно: ако е необходимо, цялата кореспонденция по проекта е под ръка с няколко кликвания.
3_Музей.Тук поставям онези букви, които би било жалко да изтрия, а ползата от тях не е очевидна. Освен това папките със затворени проекти от „2_Projects“ мигрират тук. Накратко, „Музеят” съхранява първите кандидати за отстраняване.
4_Документи.Ето писма с електронни образци на документи, които могат да бъдат полезни в бъдеще за счетоводство, например отчети за съгласуване от клиенти, билети за извършени пътувания. Папката има много прилики с папките „2_Projects“ и „1_Reference“, в нея се съхранява само счетоводна информация, а информацията за управление се съхранява в папката „2_Projects“. В “4_Documents” има мъртва информация, а в “2_Projects” има жива информация.
5_Знания.Тук поставям само наистина полезни бюлетини, към които искам да се върна след известно време за вдъхновение или за намиране на решения.

Има и други настройки на имейл клиента, които са важни за работата на тази система. Първо, по подразбиране в Thunderbird има квадратче за отметка „Маркиране на съобщенията като прочетени“. Предпочитам да правя това съзнателно, така че долу знамето! За да направите това, отидете в менюто „Инструменти“ → „Настройки“ → „Разширени“ → „Четене и показване“.

Второ, използваме филтри . Преди това активно използвах филтри, които автоматично препращаха писма към съответните папки въз основа на адреса на подателя. Например писма от адвокат бяха преместени в папка „Адвокат“. Отказах се от този подход поради няколко причини. Първо: писмата от адвокат в 99% от случаите се отнасят до някакъв проект или партньор, което означава, че трябва да бъдат преместени в папката на този партньор или проект. Второ: реших да добавя информираност. Вие сами трябва да решите къде да се съхранява конкретно писмо и е по-удобно да търсите необработени съобщения само на едно място - във входящата кутия. Сега използвам филтри само за организиране на автоматични редовни писма от различни системи в папки, тоест писма, които не изискват от мен да вземам решения. Филтрите в Mozilla Thunderbird се конфигурират в менюто „Инструменти“ → „Филтри за съобщения“.

Така че, с правилния подход, имейлът трябва да отнема от 10 до 60 минути на ден, в зависимост от обема на кореспонденцията.

Да, и още нещо. Изключихте ли вече известията за пристигането на нови писма? ;)

Популярни в категорията: