Jak poslat dokument e-mailem pro figuríny. Pravidla pro korespondenci e-mailem

Žádosti jsou nedílnou, důležitou a nezbytnou součástí obchodní korespondence. Na jedné straně jsou to taktní a diplomatické žádosti k aktuálním problémům, na straně druhé jsou nástrojem k dosažení určitých cílů adresáta. Účelem jakéhokoli dopisu se žádostí je přimět adresáta, aby podnikl určité kroky požadované autorem dopisu. Jak napsat žádost, abyste se co nejvíce přiblížili kladné odpovědi?

Každá žádost musí obsahovat dobře promyšlené odůvodnění a jasné vyjádření žádosti. Kromě toho můžete použít techniky, které zvyšují efektivitu psaní.

Krok 1. Na koho se obracíte se svou žádostí?

Adresáta oslovujte osobně, nejlépe křestním jménem a patronymem:

"Milý Ivane Ivanoviči!", "Vážený pane Ivanove!"

Za prvé adresátovi vyjádříte úctu a za druhé žádost adresovaná konkrétní osobě ukládá odpovědnost za její realizaci. Existují situace, kdy je požadavek adresován týmu nebo skupině lidí. V tomto případě je také vhodné co nejvíce personalizovat odvolání:

"Vážení kolegové!", "Vážení manažeři!", "Vážení mladší zaměstnanci!", "Vážení zaměstnanci HR!"

Krok 2. Proč mě kontaktujete?

Dejte obdarovanému kompliment. Poklonou příjemci odpovíte na jeho otázku: „Proč se mě ptáte na tuto otázku? Všimněte si jeho minulých úspěchů nebo osobních kvalit.

„Jste vždy připraveni naslouchat a najít nejlepší způsob, jak vyřešit problém téměř každého, kdo vás kontaktuje. A abych ti řekl čest, pomohl jsi mnoha lidem."

„Jste přední odborník v oboru...“

„Pomohli jste mnoha lidem vyřešit nejtěžší problémy v oblasti...“

Tato technika umožní adresátovi podívat se na žádost blíže a pokusit se najít příležitost k uspokojení šukat ji.

Poklona je na místě, když jde o nestandardní požadavky, kdy si potřebujete získat obdarovaného, ​​kdy potřebujete upozornit na určité přednosti a vlastnosti, které jsou nutné a důležité pro splnění vašeho požadavku.

Je velmi důležité nepřekročit hranici mezi komplimentem a hrubým lichotením. Buď upřímný.

Krok 3. Odůvodnění žádosti

Každá žádost musí být odůvodněna tím, proč podáváte tuto konkrétní žádost. Zadejte adresáta do kontextu vašeho problému.

V této fázi musíte vybrat tři nejdůležitější argumenty pro adresáta. Nejlepší je sestavit argumenty podle následujícího schématu: silný - střední - nejsilnější.

Požadavky přicházejí na různých úrovních složitosti, takže příjemce nemá vždy zájem splnit něčí požadavky. Musí být přesvědčen, že splnění požadavku má potenciální výhody:

Zaujměte příjemce

Nabídněte mu realizaci nějaké atraktivní příležitosti související s plněním vašeho požadavku:

"Businessově smýšlející a podnikaví lidé se vždy snažili nejen dosáhnout materiálního úspěchu, ale také zanechat svou stopu v historii své vlasti, být připomínáni pro své dobré skutky a získat respekt."

« Úspěšnou činností každé odborné komunity je především pochopení a podpora spřátelených Odborů, účast na společných akcích a projektech».

« Vaším velkým cílem je samozřejmě čisté a pohodlné město pro lidi».

Nebo vyslovte problém, který je velmi relevantní konkrétně pro vašeho adresáta:

"Vy, jako moudrý majitel města, máte pravděpodobně obavy z chaotických procházek dětí různého věku na nevhodných místech, což vede k nárůstu dopravních nehod a nárůstu dětské kriminality."

"Vaše oddělení dostávalo častější telefonáty ohledně nezásadních záležitostí, což zabírá mnoho cenného pracovního času."

Ukažte, jak může vaše žádost pomoci realizovat příležitost:

« A dnes, kdy naše země spoléhá na mládež, je těžké najít potřebnější, posvátnější věc, než je pomoc mladým mužům a ženám ze znevýhodněných rodin. V našem městě jsou tací, kteří již takovou pomoc poskytují – pod záštitou kanceláře primátora funguje naše charitativní centrum „Dědictví“ z darů občanů a vyučuje problémové teenagery lidovým řemeslům. ».

Nebo problém vyřešit:

„Vybavení specializovaných míst pro děti různého věku, aby mohly trávit čas, pomůže snížit míru dětské kriminality a minimalizovat dopravní nehody s dětmi.“

Popište význam požadavku

Pokud adresátovi není co nabídnout nebo je to v kontextu tohoto požadavku nevhodné, je lepší informovat adresáta o aktuálním stavu. Zde musíte popsat situaci co nejpodrobněji, abyste pochopili relevanci žádosti a důležitost její realizace. Význam žádosti musí být popsán tak, aby se „dotkl duše“. Pokud žádost nespadá do kategorie „dotyková“, je třeba adresátovi ukázat vztah příčiny a následku, který zajistí, že adresát žádost splní.

„Od (datum) dle nájemní smlouvy č. X činí nájemné za 1 m2 20 USD. ve dne. Během posledních tří měsíců došlo k poklesu obchodní aktivity v důsledku ekonomické nestability a sociálních nepokojů. Průměrný zisk z obchodování je 10 USD. za den, což nestačí ani na zaplacení nájemného. Pokud nebudou přijata opatření, soukromí podnikatelé budou nuceni zavřít své maloobchodní prodejny, což může negativně ovlivnit vaše příjmy.“

Musíte tedy příjemci objasnit, že splnění žádosti s sebou nese vyhlídky na získání hmotných nebo nemateriálních výhod.

Krok 4. Vyjádření žádosti

Když je adresát připraven, můžete uvést skutečný požadavek. Text žádosti by měl být poměrně stručný a maximálně jasný. V žádném případě by neměly existovat nejednoznačnosti nebo podceňování. Například, pokud mluvíme o snížení nájemného, ​​je důležité uvést, do jaké výše:

„Žádáme vás, abyste snížili výši nájemného, ​​dokud se situace nestabilizuje na 5 USD. za m2 za den.”

Pokud mluvíme o poskytování služeb, uveďte požadavek co nejkonkrétněji a uveďte požadovaná data, cenový problém atd.:

« K vybavení hrnčířské dílny potřebujeme pec na vypalování keramiky - prosíme o pomoc s jejím zakoupením. Náklady na sporák s instalací jsou 998 tisíc rublů».

V tomto příkladu není zcela jasné, jaký druh pomoci je od adresáta požadován. Bylo by lepší formulovat požadavek konkrétněji: „Prosíme vás o pomoc při nákupu pece na vypalování keramiky převodem 333 tisíc USD na bankovní účet společnosti na výrobu a instalaci pecí.“

Ať už požadujete cokoli, příjemce musí přesně vědět, kdy, co, kolik a za jakou cenu chcete obdržet. Zobecněná žádost je více ohrožena zamítnutím, protože ne vždy má příjemce čas a chuť zabývat se detaily. Kromě toho riskujete, že předáním iniciativy na příjemce nedostanete to, co chcete.

Například soukromí podnikatelé napsali dopis s žádostí o snížení nájemného, ​​ale neuvedli, na jakou úroveň chtějí snížit nájemné:

"Žádáme vás, abyste snížili nájemné, dokud se situace nestabilizuje."

Díky tomu se jim sice snížilo nájemné, ale jen nepatrně (o 1 % stávajícího). Jejich žádosti tedy bylo vyhověno, ale postoj iniciátorů dopisu nezměnila.

V některých případech může být text žádosti tučný, aby v textu vynikl, ale tuto techniku ​​nepoužívejte nadměrně.

Krok 5: Shrňte svůj požadavek.

Zopakujte svou žádost a zdůrazněte, jaký prospěch bude mít příjemce, pokud bude žádost splněna. Žádost by měla být poněkud upravena. Nejlepší je sestavit větu podle schématu: „Splníš-li žádost, budeš šťastný.

"Pokud se s námi setkáte na půli cesty a snížíte nájemné, dokud se situace v regionu nestabilizuje, nejenže budete schopni zachránit více než 150 pracovních míst, ale také neutrpíte globální ztráty kvůli úplné absenci nájemného."

Ale mohou existovat další možnosti:

"Můžete si být jisti, že každý rubl z vašich charitativních darů půjde na dobrou věc a pomůže dětem v těžkých situacích vyrůst v hodné občany."

"Můžete si být jisti, že každý dětský úsměv vám poskytne morální uspokojení z vaší obtížné práce a vaše úsilí a úsilí jsou investicí do důstojných a šťastných občanů blízké budoucnosti."

Hlavní je zopakovat smysl požadavku a výhody jeho splnění. Přínos nemusí být hmotný. Pamatujte, že adresátem je člověk a city mu nejsou cizí.

PŘÍKLAD:

Byl		To se stalo
„Prosíme vás laskavě, I.I. Ivanove, zorganizujte setkání uchazečů s hlavním manažerem vaší společnosti. Budeme vděční za vaši pomoc. S úctou a vděčností, Ředitel úřadu práce P.P. Petrov"	-	„Milý Ivane Ivanoviči! Vaše společnost se již několik let účastní Programu kariérového poradenství pro uchazeče, který jim pomáhá při rozhodování o volbě povolání. Jako HR manažer máte zájem o školení profesionálů a my jsme připraveni pomoci školákům začít školit mistry svého řemesla. Dnes je profese manažera jednou z nejčastějších, ale mnoho uchazečů nemá jasnou představu o jejím významu. V této souvislosti Vás žádáme o uspořádání setkání generálního ředitele s uchazeči dne 23. března v 15:00 v sídle Vaší společnosti. Tím, že klukům řeknete o tajemstvích této profese dnes, položíte základ pro budoucí školení skutečných profesionálů. Možná za pár let některý z nich posune vaši společnost na novou úroveň rozvoje. S úctou a vděčností, Ředitel úřadu práce P.P. Petrov"

A nezapomeňte na design dopisu – to je „tvář“ organizace. Pokud je iniciátorem žádosti organizace, je takový dopis vypracován na hlavičkovém papíře s podpisem manažera nebo oprávněné osoby. Pokud jste soukromá osoba, pak postačí dodržet základní normy v uspořádání prvků dopisu. Tyto detaily jsou právně i psychologicky velmi důležité pro adresáta a vytvoření správného obrazu odesílatele.

	-
	-	Posílejte každý den stovky návrhů, žádostí a jiných obchodních dopisů, ale nedostáváte se svým sdělením požadovaný výsledek? Nevíte, jak nenápadně a slušně připomenout obdarovanému jeho závazky? Pak vám online školení jistě pomůže "Dovednosti obchodního psaní"! Můžete ji projít v jakoukoli vhodnou dobu.	-	-
	-

„Komerční nabídka“, „Novinky“, „Pro vás“ nebo jednoduše „Re:“ - pokud takový dopis přišel z neznámé adresy, bude to s největší pravděpodobností vypadat jako spam. Pár slov v předmětu e-mailu může upoutat pozornost příjemce nebo způsobit, že e-mail vyhodí do koše. Předmět je první věc, kterou si příjemce e-mailu přečte. Proto je tak důležité to formulovat.

V předmětu dopisu stručně uveďte jeho hlavní obsah. Je vhodné psát co nejkonkrétněji, nikoli „O problémech“, ale „Problémy se zásobováním lékárny na ulici Selezneva“. Pokud podáváte návrh na spolupráci, pak do předmětu dopisu uveďte něco, co se dotýká zájmů adresáta. Nepište například „Návrh na spolupráci“, ale „Nabízíme společnou reklamní kampaň ke zvýšení prodeje“. Nebo: „Pro společnost Alpha: exkluzivní sleva na inzerci v maloobchodních prodejnách Beta.“ Adresát by měl okamžitě pochopit, jak pro něj bude váš dopis užitečný. Pokud ji navíc bude chtít po nějaké době najít v seznamu přijatých zpráv, bude moci zadat klíčová slova, která jste zadali v tématu pro vyhledávání. Pokud je příjemcem dopisu potenciální zaměstnavatel, vhodná varianta předmětu by byla: „Resumé I. A. Ivanova na volné místo lékárníka“.

Nikdy neposílejte žádné soubory bez průvodního dopisu. Je to jako vejít do kanceláře obchodního partnera bez pozdravu a jednoduše mu na stůl hodit potřebné dokumenty. Začněte svůj průvodní dopis zdvořilou adresou: jménem a patronymem - těm, kteří jsou starší než vy, zastávají vedoucí pozici nebo prostě preferují takovou adresu před sebou; jménem - těm, kteří se vždy představují pouze tímto způsobem a nenabízejí se nazývat svým patronymem. Pokud nevíte, jak nejlépe kontaktovat, kontaktujte podle jména a patronyma. Sám příjemce vám navrhne přepnutí na známější adresu podle jména. Pokud jméno neznáte, můžete oslovit obecně: „Vážení kolegové!“, „Vážený management společnosti!“, „Vážení dodavatelé/klienti/budoucí partneři!“ Nakonec, pokud opravdu nevíte, jak se oslovit, nechte slovo „Ahoj!“

Na začátku dopisu je nejlepší připomenout adresátovi, jak jste zahájili spolupráci a seznámili se. Například: „Během konference v Moskvě jsme se setkali a diskutovali o možnosti další spolupráce.“ Touto frází člověku připomene, kdo jste a proč mu vůbec píšete. Nebylo by špatné vyjádřit vděčnost, pokud za to něco je, například: „Vyjadřujeme vám hlubokou vděčnost, že jste nám pomohli při vedení reklamní kampaně.“

Dále okamžitě přejděte k hlavnímu obsahu dopisu. Důvod odvolání je vhodné bez preambule formulovat jednou větou: „Navrhuji uspořádat schůzku a projednat otevření nové pobočky.“ Pamatujte, že pro většinu lidí je obtížnější číst text na obrazovce než tištěný. Proto je důležité, aby ten člověk co nejrychleji pochopil, co po něm chcete. Navíc se nejlépe pamatují první fráze. A pokud „schováte“ hlavní myšlenku uprostřed dopisu, může se stát, že ji adresát jednoduše nezachytí. Pokuste se logicky rozdělit celý text dopisu do odstavců. Začněte každou z nich hlavní myšlenkou fragmentu. Pokud navrhujete projednat několik otázek, lze je očíslovat. Vyhněte se příliš dlouhým e-mailům. Pokud prezentace problému zabírá velké množství místa, je lepší ji zkopírovat do samostatného souboru a připojit k dopisu. Pak bude v případě potřeby pro příjemce výhodnější uložit soubor do samostatné složky nebo jej vytisknout.

Na konci dopisu bývá zvykem vyjádřit naději na další spolupráci, poděkovat, nebo jiným způsobem naznačit svůj přátelský postoj k adresátovi dopisu. Například: "Doufám, že všechny obtíže v naší spolupráci budou překonány a navážeme co nejefektivnější interakci!", "Vyjadřujeme naši vděčnost za dlouhou a plodnou spolupráci a podporu našeho projektu!"

Na konci dopisu uveďte své celé jméno, pozici, název společnosti a kontaktní údaje. Je vhodné uvést všechny kontakty, které může příjemce potřebovat: poštovní adresu, telefonní čísla, fax, e-mail, adresu webové stránky. Pokud používáte Skype a ICQ pro pracovní účely, uveďte je také. V tomto případě se nedoporučuje uvádět kontakty „navíc“. Neměli byste například zadávat několik e-mailových adres – je lepší napsat tu, na kterou je pošta doručována nejspolehlivější.

Podepište každý dopis, který napíšete. Je velmi nepohodlné, když člověk čas od času uvádí kontakty, a abyste mu mohli zavolat, musíte při hledání telefonního čísla procházet několik jeho dopisů. Používejte automatický podpis v e-mailových programech a na e-mailových webech. Díky této funkci e-mailový program automaticky přidá automatický podpis ke každému dopisu, který vytvoří.

Pokud potřebujete více možností podpisu – například s různými kontaktními informacemi pro regionální a federální partnery – můžete vytvořit více možností automatického podpisu.

"Ach, zapomněl jsem připojit soubor. Posílám ho" je možná nejběžnější fráze, kterou lze nalézt v dopisech s připojenými soubory. Zdá se, že taková zapomnětlivost je maličkost. Způsobuje však značné zpoždění v obchodních procesech. Odeslali jste soubor a čekáte na odpověď. Druhý den zavoláte a zjistíte, že soubor nebyl přijat, protože jste jej zapomněli přiložit. Abyste se této situaci vyhnuli, zvykněte si nejprve k e-mailu přiložit soubory a až poté napsat průvodní dopis.

Dalším tipem je pojmenovat soubory tak, aby byly pro příjemce jasné. Pokud je vaším adresátem potenciální zaměstnavatel, pak by se soubor neměl jmenovat „Resume“, ale „Ivanova I.A. Resume na volné místo lékárníka“ nebo „Lékárník. Ivanova“. Pokud je příjemcem obchodní partner, pak se na spis také podívejte jeho očima. Neříkejte tomu: „Komerční návrh společnosti Alpha“, ale „Komerční návrh společnosti Beta“. Ne: „Cena“, ale „Cena. Reklama na krabičkách na mince. Společnost „Inzerent“. V takovém případě si příjemce dopis rychle uloží do své složky a nebude jej muset speciálně přejmenovávat.

Doporučuje se zaslat dopis osobě, do jejíž kompetence skutečně spadá řešení otázek uvedených v dopise. Pokud posíláte životopis, musíte nejprve zjistit email personalisty nebo nadřízeného. Pokud je zaslán návrh na spolupráci, musí být zaslán osobě, která o těchto otázkách rozhoduje, ať už je to manažer nákupu, reklamní specialista nebo ředitel.

Stává se, že jedinou dostupnou adresou je obecná adresa společnosti jako info@ nebo reklama@. Napsáním na takovou adresu můžete snadno zůstat bez povšimnutí, protože dostává spoustu spamu. Proto je vhodné do předmětu uvést jméno zaměstnance společnosti, kterému je dopis určen, nebo název společnosti, na kterou se obracíte. Klíčová slova související s aktivitami společnosti vám také pomohou upoutat pozornost. Například: „Problémy s dodávkami dřeva od společnosti „Palivové dřevo Sibiře““ - toto znění přitáhne pozornost manažerů příslušné společnosti.

Další typickou chybou odesílatelů je touha informovat všechny o obsahu svého dopisu. Uvádějí adresy všech více či méně zájemců, aby dostali kopie. Zbytečné e-maily dráždí příjemce, odvádějí vás od vaší práce, včetně vás, když vám začnou volat zpět kvůli vysvětlení.

Existuje pravidlo: pokud uvedete všechny příjemce oddělené čárkami, očekáváte odpověď od každého z nich, a pokud v řádku „Kopie dopisu“ uvedete část adres, neočekáváte odpověď od tyto adresáty, jen je informovat. Toto pravidlo však nedodržuje každý. A na takovém pravidle je lepší se konkrétně dohodnout s běžnými příjemci.

Další pohodlnou funkcí pro odesílání kopií je Skrytá kopie. Pokud do tohoto řádku zadáte adresu druhého příjemce, první příjemce se nedozví, že jste informovali někoho jiného.

Pro důležité e-maily použijte oznámení o doručení. Nesnažte se to zahrnout do každého dopisu. Můžete také použít poznámku označující, že písmeno je obzvláště důležité. Jen to nezneužívejte. V opačném případě někteří odesílatelé dopisů rádi označují všechna písmena v řadě za zvlášť důležitá a v důsledku toho jejich dopisy přestávají být vůbec vnímány jako významné.

Pro práci s přijatými dopisy je velmi pohodlná funkce třídění přijatých dopisů do složek. Ve svém poštovním programu si můžete vytvořit určitá pravidla, podle kterých se budou došlé dopisy rozdělovat do složek od konkrétního příjemce, s určitým klíčovým slovem a podobně. Dopisy lze třídit podle téměř libovolných parametrů: podle důležitosti, velikosti, data, seznamu příjemců a tak dále. Používání třídění je zvláště výhodné, pokud jste se přihlásili k odběru jakýchkoli e-mailových konferencí nebo pokud dostáváte velké množství e-mailů. V tomto případě například novinky přijaté prostřednictvím mailing listu skončí v samostatné složce a budete si je moci přečíst, až bude ten správný čas, a ne pokaždé, když takový dopis přijde.

V obchodních dopisech není zvykem používat emotikony. Vyjádřete své emoce slovy: „úžasný“, „velmi šťastný“, „obdivuji“. Výjimkou je korespondence s obchodními partnery, se kterými jste se seznámili, byli spolu na kávě vícekrát a obecně udržujete neformální vztahy. Někteří lidé se snaží být ve svých dopisech originální. Vymýšlejí například nestandardní podpisy a závěrečné fráze: „Nejkreativnější ředitel“, „Nejlepší manažer prodeje“, „S respektem a láskou k vám“, „Těším se na vaši odpověď.“

Pro zaměstnance prázdninové agentury nebo designového studia, jehož práce vyžaduje kreativní přístup, bude nestandardní formulace pouze plusem, ale pokud účetní nebo manažer začne být originální, s pochopením to pravděpodobně nepřijme.

Při odpovídání na dopisy je nejvhodnější uložit kopii došlého dopisu do těla dopisu, vhodnější je také ponechat předmět tak, jak jej uvedl odesílatel. Pak bude pro vás oba výhodné sledovat průběh řešení problému. Je ale krajně nepohodlné, když autor poprvé posílá dopis na nějaké nové téma, opustí téma, které se zachovalo v nějakém starém příchozím dopise. Na jaře obdržíte dopis s předmětem „Re: Šťastný nový rok!“ ne moc příjemné a pohodlné. Nebude možné okamžitě pochopit, o čem dopis bude. Později jej také nebude možné najít pomocí „Hledat“ pomocí klíčových slov.

Pokud jedete na dovolenou nebo na nějakou dobu služební cestu, použijte funkci „Automatická odpověď při nepřítomnosti“. V tomto případě při vašem odjezdu dostane každý, kdo vám bude posílat dopisy, standardní odpověď, kterou sami napíšete. V této automatické odpovědi je vhodné uvést datum, kdy se vrátíte do práce, a také koho můžete v době vaší nepřítomnosti kontaktovat.

Tento typ obchodní korespondence se v našem životě používá stále méně, nahradil jej e-mail. Existují však situace, kdy jsou papírové dopisy efektivnější než elektronické. Například když potřebujete pozvat jednatele na obzvlášť významnou akci nebo když chcete osobně předat kvalitně vytištěný komerční návrh. V tomto případě skutečnost, že odesílatel věnoval čas vytištění a odeslání dopisu, bude zdůrazňovat úctu k příjemci.

Doporučení pro skládání papírových dopisů jsou obecně stejná jako u elektronických. Je nutné uctivě oslovit příjemce, formulovat hlavní myšlenku dopisu hned na začátku (například: „Zveme vás na předávání cen“), strukturovaně prezentovat hlavní obsah a uvést všechny potřebné kontakty.

Pro vytvoření dopisu a tisk obálky je důležité použít kvalitní papír a jasnou tiskárnu. Pouze v tomto případě papírový dopis skutečně zdůrazní, že jeho příjemce je pro odesílatele nesmírně důležitou osobou.

Pište dopisy, jen když je to opravdu nutné. Důležitým požadavkem obchodní korespondence, ale i obchodní komunikace obecně, je respekt k partnerovu času. Ušetřete čas příjemců vašich e-mailů pečlivým formulováním otázek a odstraněním zbytečných podrobností. Vaše zprávy pak budou vždy vnímány jako důležité a informativní a budete na ně dostávat odpovědi.

Text: Irina Kurivchak

zkoušíte, píšete, vybíráte potřebná slova – a vše je k ničemu! Potenciální partner nebo investor neotevře váš obchodní dopis nebo jej prolistuje, aniž by se obtěžoval odpovědět. Běžná situace? V našem novém článku vám řekneme, jak správně vést obchodní korespondenci a co napsat do dopisu, aby byl přečten až do konce.

Pro koho je tento článek určen?

Poznamenejme hned: mluvíme o e-mailech. Pokud někdo jiný používá šnečí poštu, ujišťujeme vás, že pravidla jsou stejná. V zásadě všechna tato pravidla platí pro běžné mailingy, o kterých jsme již psali. Nyní mluvíme konkrétně o obchodní korespondenci. Jestli ty:

• podnikatel, který komunikuje s lidmi důležitými pro podnikání;
• zaměstnanec, který píše šéfovi nebo budoucímu vedení;
• člověk, který se zajímá o základy internetové etikety a psychologie člověka - pak si to klidně přečtěte, bude to zajímavé.

Vlastnosti obchodní korespondence

• plynulá, klidná prezentace – nezaměňovat se suchým byrokratickým jazykem;
• komunikace je striktně k věci - předat určité informace adresátovi;
• malý objem - list A4 je více než dost;
• respekt k podřízenosti, žádná známost. Ve zvláštních případech, kdy s adresátem obchodního dopisu vznikne neformální, nepracovní vztah, lze samozřejmě toto pravidlo zanedbat. Tohle už ale nebude úplně obchodní dopis, ale přátelský, souhlasíte?
• Zvláštní důvěryhodnost dodává dopis napsaný na hlavičkovém papíře společnosti. Musí obsahovat logo a název, podrobnosti a kontaktní údaje a adresu webové stránky.

Typy obchodních dopisů

1. Informace. Takové dopisy nevyžadují odpověď – píšete je, abyste příjemci sdělili nějaké informace. Vlastníte například internetový obchod a oznamujete, že zítra je poslední den slev. Nebo že se ceny mění. Informačních dopisů je mnoho druhů: mohou uvádět záměry, připomínat důležitou událost, potvrzovat doručení a převzetí zboží a podobně.

2. Dopisy žádostí. Jak často je musí psát podnikatelé, zvláště začátečníci! Jsou to výzvy na investory s žádostí o sponzoring vašeho cool projektu, nespočet nabídek spolupráce, různé druhy žádostí o zjištění například určitých informací.

3. Post-dopisy - něco, co je někdy potřeba napsat po schůzce s adresátem. V tomto dopise připomeňte hlavní téma vašeho setkání, vyjádřete svůj postoj k němu, zdůrazněte, že chcete pokračovat ve spolupráci a nabídněte svou možnost času a místa příštího setkání.

4. Záruka. Pokud jste se již na spolupráci dohodli, může být brzy potřeba tento typ dopisů. Garantujete v nich, že splníte své závazky: uděláte práci včas, zaplatíte za službu, dodáte zboží včas a podobně.

5. Pracovní dopisy jsou tytéž, které každý den zasílá a přijímá každá společnost. Jedná se o korespondenci s partnery a klienty: uzavírání smluv, diskuse a jednání, seznamování se s ceníkem a produktovým katalogem, připomenutí schůzek - rutinní pracovní procesy.

6. Stížnosti – ano, stává se to tak. Obvykle se píší, když je jedna strana nespokojená s jednáním druhé. A nejen akce, ale povinnosti zakotvené ve smlouvě. Například Vasya uzavřel dohodu s dodavateli zboží a oni, takové ředkvičky, neustále zdržují termíny. Nebo si koupil auto, ale rozbilo se.

7. Nepracovní dopisy jsou zprávy, které přímo nesouvisí s vašimi aktivitami. Jsou to gratulace, poděkování za práci a dokonce i soustrast – v životě se děje všechno.

1. Nadpis. Skládání e-mailových hlaviček je věda. Více o tajných technikách jsme si řekli v článku. Záhlaví obchodních dopisů by zkrátka mělo být pro adresáta co nejužitečnější.

Provokace a humor zde pravděpodobně nejsou vhodné: píšeme vážným lidem, pamatujete? Pokud toho člověka lépe poznáte, můžete to zkusit, ale prozatím je lepší to neriskovat.

1. Úvod. Stejně jako běžný dopis začíná obchodní dopis úvodem nebo preambulí. V něm pozdravíte a řeknete samotnou podstatu, maso. Ušetřete čas příjemce: okamžitě mu řekněte, co od něj potřebujete. „Já, Vasya Pupkin, jsem přišel se skvělým startupem v oblasti internetového marketingu (stavebnictví, krása, průmysl, auto - v závislosti na vašem oboru činnosti) a žádám vás, abyste se s ním seznámili a podpořili ho finančně. Hlavní chybou v této fázi je nechat své myšlenky bloudit, mumlat a nedostat se k jádru věci.
2. Hlavní část Zde je vše jednoduché: podrobně řeknete, jaká je vaše představa, předložíte fakta a argumenty, které mohou adresáta zajímat. Pokud se vrátíme k Vasyovi a jeho startupu, vysvětlí, co je jeho podstatou, přínosy a přínosy pro lidstvo obecně a pro adresáta dopisu zvlášť. Poskytne čísla a fakta, názor cílové skupiny a názor odborníků. Věříme ve Vasyu, on to dokáže!
3. Nejdůležitější. Pokud se ptáte, zeptejte se znovu. Pokud se ptáte, položte otázku jasně a konkrétně. Pokud doufáte ve spolupráci, znovu jasně formulujte svůj návrh. A to vše na pár řádcích.
4. Závěr. Děkuji za pozornost a vyjadřujte naději, že vám příjemce odpoví nebo podnikne jinou potřebnou akci. Použijte výzvu k akci jako v prodej textů nebo .
5. Uveďte prosím své údaje: celé jméno, kontakty, název organizace a její podrobnosti.
6. Přiložené soubory. Na to se často zapomíná, ale marně. Pro mnoho lidí je snazší vyhodnotit vizuální informace než jen písmena a řádky. K dopisu přiložte fotografie pro nejúplnější představu o předmětu dopisu, přiložte potřebné dokumenty, abyste ujistili adresáta o své solventnosti a serióznosti úmyslů.

Nejčastější chyby v obchodních dopisech

1. Neříkej ahoj. Ano, tisíce zdvořilých a slušně vychovaných lidí z nějakého důvodu zapomínají pozdravit a začínající dopis slovy „Drahý...“ Samozřejmě je hezké být respektován, ale nikdo nikdy nezrušil jednoduchý lidský pozdrav.
2. Jak již bylo řečeno, šířit myšlenku, tedy myšlenku, podél stromu. Pokud skáčete od jedné věci k druhé, naučte se formulovat své myšlenky, a pokud nemáte čas, najměte si copywritery a novináře - určitě vám pomohou.
3. Mluvte suchým jazykem bez života. Nechte všechny tyto „zohlednění“, „pokud možno“ na úředníkech – v reálném životě se tak nevyjadřujete, tak proč by měl váš adresát? Slitujte se s osobou, pište co nejjednodušeji!
4. Zároveň nesklouzněte ke známosti. V obchodní korespondenci existují dva styly: osobní a formální. Osobně komunikujete v první osobě – tedy „Já, Vasja Pupkin, nabízím vám...“ Ve formálních osobních zájmenech jsou zpravidla nahrazena neutrálně neutrální „Nabízí vám společnost Rohy and Hoofs. ..“ Který styl je vám bližší a do jaké míry koreluje s oborem působnosti vašeho adresáta – je na vás. Pokud je váš partner mladý, moderní člověk, klidně pište v první osobě. Pokud potřebujete komunikovat se státními úřady nebo městskými organizacemi, je lepší nepokoušet osud a komunikovat neutrálně. Odpoví vám – musí! - ale můžete udělat negativní dojem. Buďte relevantní.
5. Buďte neopodstatněná. Můžete stokrát říkat, jakou máte lukrativní nabídku a skvělý nápad, ale jaký to má smysl bez důkazů? Obchodníci jsou zvyklí pracovat s fakty, nevěří hezkým slovům a obrázkům. Čísla, fakta, specifika – to jsou vaše hlavní zbraně.
6. Nejakej, ale kuj. Představte si, že vy sami dostanete obchodní dopis od Vasyi Pupkina. Otevřete ji, začnete číst a tam... nic než chvála na Vasyu a jeho produkt. Jsem za Vasyu rád, možná si myslíte, ale co mi na tom záleží? Ale pokud vám Vasya řekne, jak vám může pomoci, jaké výhody přinese a jak rychle se investice vrátí, věci se stanou zajímavými.
7. Chyby, překlepy, nedbalý design (různé fonty, nedostatek mezer) - bez komentáře.
8. Nadměrné používání slangu. I když vy a váš příjemce pracujete ve stejném oboru se speciálním odborným slangem, používejte konkrétní výrazy opatrně. Je lepší jich vkládat do textu na minimum, dešifrovat zkratky, vysvětlit význam některých slov. Co když je vašemu partnerovi 60?
9. Bezvýznamnost. Stále doufáme ve Vasyu. Vasya je chytrý, nebude majitelům kosmetických salonů posílat nabídky o svém startu v automobilovém průmyslu. Kolikrát Pet a Kohl udělají takovou chybu? Jak vytvořit databázi adres pro zasílání obchodních nabídek je dobře napsáno v článku.

Jak ne a jak na to. Skutečný příklad

A je to tady – nejdůležitější otázka, na kterou nyní kolektivní mysl odpoví. Redaktor Pavel Molyanov nedávno uspořádal soutěž mezi předplatiteli své skupiny na VKontakte.

Dopisy inteligentního člověka odrážejí charakter těch, kterým jsou určeny.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Napište druh dopisů, které byste chtěli dostávat.

[Starověký aforismus]

Dopis je ve světě obchodu silným argumentem.

[Bekhtereva Victoria]

1. Proč mít jednotné firemní standardy v obchodní korespondenci?

Elektronická korespondence je povinným atributem obchodní komunikace každé společnosti. Prakticky neexistují společnosti, které by nepoužívaly e-mail. Ale položte si následující otázky:

• Stává se vám někdy, že když posíláte e-mail kolegovi, máte pocit, že posíláte dopis do černé díry, a on vám jednoduše neodpoví?
• Když si zaměstnanci volají a žádají jeden druhého, aby si naléhavě přečetl e-mail, a to se děje celý den
• Když absolutně nerozumíte tomu, co přesně po vás v e-mailu chtějí
• Když se složité a složité problémy projednávané e-mailem utopí v moři informací, podrobností a problém se nikdy nevyřeší

Pokud se vás tyto problémy týkají, pak můžete každý den získat spoustu času zavedením jednotných pravidel pro elektronickou korespondenci. V tomto článku budeme hovořit o etiketě obchodní korespondence.

2. Sedm hlavních pravidel etiky obchodní korespondence

Rozdělme podmíněně pravidla obchodní korespondence o pravidlech etiky A pravidla komunikace a výměny informací.

Pravidla komunikace se řídí pravidly pro výměnu informací v rámci obchodních procesů a projektů. Věnujeme jim samostatný článek. Pravidla etiky utvářejí styl vnitřních vztahů mezi zaměstnanci společnosti a nevyhnutelně ovlivňují utváření image vaší společnosti mezi partnery. Nedávno jsem například dostal dopis od jednoho z našich partnerů, který začínal slovy: „Dobré odpoledne, Bechtěreve“. Myslíte si, že se naše spolupráce vydařila?

Abychom při vedení obchodní korespondence „neztratili tvář“ společnosti, je nutné dodržovat „zlatá pravidla“ etiky obchodní korespondence:

1. Dopis vždy začínáme odvoláním
2. Předmět dopisu musí být
3. Před odesláním musíte zkontrolovat pravopisné, interpunkční a řečové chyby.
4. Dopis musí být strukturovaný (BEZ vody!)
5. Dopis musí obsahovat správné znění
6. Pokud posíláme přílohy v dopise, pak nezapomeňte napsat, že jsou připojeny soubory (tento krok pomůže vyhnout se situacím, kdy odešlete dopis a soubor není připojen; příjemce si dopis přečetl a přiložený dokument nenašel , může rychle odpovědět a napsat vám, že přiložené dokumenty, které jste uvedli v dopise, chybí).
7. Korespondenci nikdy nemažeme. Jeden z nejdůležitějších bodů. Historie zpráv by se nikdy neměla mazat, protože dopis je dokument. V případě potřeby byste měli mít vždy možnost zvýšit svou historii korespondence. Radislav Gandapas například do podpisu vložil dokonce požadavek, aby se korespondence nemazala.

3. Typy písmen

Existuje mnoho různých klasifikací; navrhujeme rozlišovat písmena podle jejich konstrukční struktury:

1. Komunikační dopis (odmítací dopis, reklamační dopis, uznávací dopis, zdůvodňující dopis atd.)
2. Dopis o dohodě

Dopisová komunikace

Do tohoto typu dopisů zahrnujeme všechny typy dopisů, které zaměstnanec používá při své profesní činnosti.

Struktura dopisu

Dopis by neměl být formátován jako jeden text. Měl by být jasně strukturovaný a dobře navržený, aby příjemce neztratil ze zřetele důležité informace. Struktura dopisu se skládá z jasných složek:

Předmět dopisu

Předmět dopisu by měl obsahovat konkrétní akci, kterou od respondenta očekáváte: „dohodnout se na dohodě“, „navrhnout záležitosti ke zvážení“, „odeslat zprávu“ atd.

Pokud zasíláte dokumenty, předmět musí obsahovat jasné prohlášení o dokumentech obsažených v příloze dopisu.

Proč je důležité správně formátovat předmět e-mailu?

Je velmi snadné najít potřebný dopis v každodenním toku informací na základě předmětu dopisu. Neztratí se ani jedno písmenko.

Poznámka: Pokud posíláte dopis v rámci společnosti, pak je předmět dopisu formátován podle daného standardu, pokud posíláte dopis mimo společnost, pak je vhodné formátovat předmět podle šablony: Název společnosti: účel dopisu.

Čím konstruktivnější v textu dopisu, tím lépe! Jednou z klíčových dovedností obchodního psaní, kterou byste měli u svých zaměstnanců rozvíjet, je schopnost jasně a výstižně formulovat své myšlenky.

P.S. Pokud při psaní dopisu zmíníme skutečnost z dopisu partnera, musí být citován, oddělen barvou nebo typem písma.

Firemní podpis

Šablona firemního podpisu musí být stejná pro všechny zaměstnance společnosti.

Podpis by měl obsahovat všechny klíčové údaje o adresátovi, aby vás v případě potřeby mohl příjemce dopisu snadno kontaktovat.

S pozdravem,

Celé jméno, pozice.

P.S. Pokud chceme vřelý vztah s partnerem/klientem, pak se vyplatí vystavit osobní podpis. Každého člověka potěší, když dostane dopis s osobním přístupem, a to i ve formální korespondenci.

Osobní podpis vždy odkazuje na tělo dopisu. Příklad: Hezký den / Děkuji / Bylo mi potěšením s vámi dnes mluvit / Děkuji za čas strávený nad tak důležitým problémem / Ahoj rodino a děti atd.

Do/Kopírovat

Pole „Komu“ a „Kopie“ vyplňujeme jako poslední, abychom omylem neposlali dopis, když ještě není připraven.

Jaký je rozdíl mezi poli Komu a Kopie?

Do pole „Komu“ vložíme adresu osoby, od které potřebujeme provést nějakou akci.

Do pole „Kopírovat“ vložíme adresu osoby, které by prospělo přečtení obsahu dopisu.

P.S. Naše zkušenosti ukázaly, že pole Kopie je velmi užitečné. Pokud vyjednáváme s řadovým zaměstnancem, diskutujeme o důležitých otázkách, ale nedostáváme odpovědi podle podstaty a včas, pak stojí za to vložit kopii dopisu od ředitele nebo senior manažera a korespondence začne okamžitě konstruktivním způsobem.

Bohužel v mnoha společnostech není úroveň firemní kultury na patřičné úrovni, v důsledku čehož dochází k situacím, kdy je pro kvalitní výkon práce nutná přísná kontrola ze strany manažerského týmu.

Outlook má také funkci jako „Skrytá kopie“ – důležitý nástroj, který vám umožní informovat zájemce o dopise, ale zároveň nezmást příjemce, že dopis není určen pouze jemu!

Dopis o dohodě

Důležitý typ dopisu, který vám umožňuje shrnout schůzku, formulovat písemné dohody, uvést čas dokončení a objasnit: pochopily obě strany správně, co musí udělat?

Je užitečné vypracovávat takové dopisy po jednáních, jednáních a konferencích, aby bylo možné mít písemné dohody a společnou vizi jejich provádění.

Struktura písmen:

1. Zdravíme, oslovujeme a děkujeme účastníkům diskuze.
2. Zopakování účelu schůzky, na které byly uzavřeny dohody.
3. Seznam všech projednávaných otázek v souvislosti s rozhodnutími o nich a určením osoby odpovědné za exekuci.
4. Zaznamenávání nápadů, které nevyžadují naléhavou realizaci pro historii.
5. Otázka adresátům: Bylo vše zohledněno? Nějaké komentáře nebo dodatky?

Například:

Formátování dopisu

Písmo

Písmo dopisu by mělo být jednotné, klíčové body a nadpisy mohou být zvýrazněny kurzívou, ale je nutné dodržet jeden styl designu.

P.S. Vždy byste měli mít na paměti, že slova napsaná velkými písmeny jsou vnímána jako zvýšení tónu. Je třeba se jim vyhnout.

Odstavec

Je vhodné formulovat každou jednotlivou myšlenku do samostatného odstavce, aby byl text srozumitelnější.

Odsazení

Odstavce by se neměly vzájemně slučovat. Aby byl dopis čitelnější, za pozdravem, před každým odstavcem a před podpisem by měly být odrážky:

Aby byl dopis vizuálně atraktivnější, je lepší formátovat odkazy v těle dopisu jako hypertextové odkazy:

Styl psaní

Zveme vás na mistrovský kurz Sergeje Bekhtereva.

Vyhrajte s tímto tréninkem alespoň 1 hodinu volného času denně!

Na mistrovské třídě se naučíte:
✓ Jak řídit úkoly tak, aby byly všechny úkoly splněny na 100 % a včas
✓ Jak efektivně připravovat a vést porady
✓ Jak organizovat produktivní práci zaměstnanců v jedné kanceláři

15 pravidel pro přiměřenou korespondenci 1. prosince 2016

No, pojďme formulovat pár užitečných pravidel. Naučte své kolegy a... ehm... další partnery, aby je následovali, a do vaší pošty přijde klid a mír. A možná nejen v ní.

1. Pokud není vaším úkolem výslovně rychle odpovídat na e-maily, . Jen vy rozhodujete, jakou rychlostí a komu odpovíte, a ne ten, kdo po vás požaduje odpověď okamžitě (pokud to není váš/velký šéf, se kterým je nebezpečné konfliktovat, ale také ho lze vycvičit, aby neočekával rychlé odpovědi). Existuje mnoho důvodů, proč byste neměli spěchat s psaním odpovědi - jste zaneprázdněni, dopis vyžaduje přípravu nebo rozmyšlenou atd. Existují skutečně naléhavé a důležité otázky, ale i na ně byste měli být zdvořile požádáni (!), abyste odpověděli rychle a nevyžadovali okamžitou odpověď. Všichni manažeři by se měli [snažit] dodržovat toto pravidlo ve vztahu ke svým podřízeným (a to je opravdu těžké, věřte mi), s výjimkou případů přímého písemného příkazu.

2. Nepište dlouhé dopisy. Rada se zdá banální, ale čas od času máme všichni chuť napsat kilometrovou zprávu (budeme ji považovat za text s více než 5 větami). Zadržet. Nikdo nemá rád dlouhé dopisy, a pokud nechcete konkrétně způsobit podráždění, nedělejte to. Toto pravidlo neplatí pro předložení technického problému nebo podrobného řešení, ale i v takových případech je potřeba být stručný.

3. Vyhněte se zbytečným, zdůrazňuji – zbytečným! - "Děkuji". Představte si, že jste někoho požádali, aby vám poslal důležitý dokument (a z nějakého důvodu jej nelze umístit do sdílené síťové složky nebo přenést jiným způsobem). Osoba odpověděla na vaši žádost a odeslala dokument. Napíšete: "Děkuji." Pokud se nejedná o hezkou slečnu, která je citlivá na známky pozornosti, není třeba takto psát.
Víte, kolik kancelářský pracovník utratí za třídění pošty? Asi třetina mé pracovní doby! Pokud se nechcete zapojit do této noční můry v životě člena vašeho (nebo dokonce sousedního) týmu, není potřeba žádné „děkuji“. Pokud se vám zdá, že je důležité, aby člověk věděl, zda jste obdrželi dokument nebo ne, uvolněte se - ve výchozím nastavení je mu to jedno. A je to tak - potřebujete dokument, ne jeho. V krajním případě vás požádá o potvrzení přijetí. Nejlepší vděčnost je nezacpat cizí schránku.

4. Jasněji formulujte své myšlenky. Před odesláním dopisu se zamyslete nad tím, zda je myšlenka, otázka nebo žádost v něm obsažená dostatečně jasná? Vžijte se do situace člověka, kterému píšete. Přijde na to? Ne každý je tak chytrý a důvtipný jako ty.

5. Nepište dopisy, pokud nemusíte. Přemýšlejte, je možné se obejít bez tohoto dopisu? Když zahajují projekt, první věc, kterou udělají, je posoudit rizika jeho neúspěchu. Přistupujte k dopisu stejným způsobem: zhodnoťte rizika nenapsání dopisu; skutečně utrpí něčí práce?

6. v rukou manažera. O důvod víc používat tento nástroj k zamýšlenému účelu – ten, komu problém eskalujete, by od vás měl obdržet jeho stručný popis a přístupy k řešení.
U nás rádi eskalují problém prostým kopírováním svých nadřízených. To je hloupost, ne eskalace.

7. Snažte se psát dopisy pouze těm, kterých se týkají. Zaměstnanci často ze strachu, nejistoty nebo neznalosti kopírují každého, koho jméno napadne. Já osobně se obecně snažím nečíst dopisy, jejichž adresátem nejsem já. Pokud jsem copy-pasted, interpretuji to jako „Podívejte se, možná vás toto téma také zajímá“. Ne, opravdu ne, díky, mám něco na práci.
Dalším problémem je porušení zdravého rozumu. Pokud diskutujete o problému se zákaznickým projektem, prodiskutujte jej nejprve interně. Není potřeba ho hned spojovat s korespondencí.

8. Čas od času kontrolujte svůj e-mail – pravidelně, ale ne neustále. Nedívejte se na žlutou obálku, mzdu tam nevidíte každý den. Kromě čtení pošty je potřeba také (minimálně) pracovat a přemýšlet.

9. Nepřidávejte lidi do konverzace, pokud o to nepožádali. Miluji najednou dopis s diskusí pro pár desítek lidí, která trvá už týden, a otázkou "co to sakra?" lidé jsou upřímně překvapeni: "Je to tam všechno napsané! Přečtěte si to sami!" Ano, teď utekli. Pokud ode mě něco chcete, dejte mi konkrétní informace a konkrétní dotaz. Stále můžete posouvat pár písmen dolů, ale více je přímá neúcta.

10. Osobně jsem proti BCC. Pokud nemůžete někomu poslat dopis otevřeně, neposílejte ho ani tajně.

11. Dalším pravidlem, které sám často, bohužel, porušuji, je postup pro analýzu nepřečtených písmen. Je lepší nečíst historii korespondence, ale začít od začátku, s nejnovějšími dopisy. Ušetříte tak spoustu času – často problém, který byl formulován v dopise před pár dny či hodinami, je již buď vyřešen, řeší se, nebo již není aktuální. "Poslední, kdo přijde, první odchází."

12. Jsou lidé, kteří věří, že každý dopis vyžaduje odpověď. Například manažer napíše zaměstnanci: „Přemýšlejte o tom, jak rychle vyřešit problém A.“ O hodinu později se sejdou cestou na záchod a zaměstnanec jim vysvětlí, jak bude problém řešit, a vedoucí souhlasí. O další hodinu později dostane zaměstnanec dopis „Právě jsme se dohodli, že problém A vyřešíme tak a tak.“ To je rozumné, pokud mluvíme o opravdu složitém problému. Ale rozhodně to nemá cenu psát o každém nesmyslu.
Stejně tak zaměstnanec není povinen na dopis reagovat - problém byl projednán a vyřešen (nebudeme zde hovořit o situacích, kdy jsou vedoucí a/nebo zaměstnanec pitomci nebo šmejdi, samozřejmě se neobejdou bez písemné nahrávky každého kýchnutí).

13. Do podpisu byste neměli vkládat obrázky, například logo společnosti. Buď se bude zobrazovat špatně, nebo bude příliš barevný a obtěžující. Zvláště byste to neměli dělat, pokud pracujete pro interního zákazníka. Už ví, jak logo vypadá, a je nepravděpodobné, že by si vás spletl s někým jiným.
Je také nepříjemné, když lidé píší dva podpisy do jednoho dopisu - v ruštině a angličtině a s chybami v obou verzích.
Ach ano, pokud jste v mládí získali doktorát, nemusíte o tom psát, pokud nejste zaměstnancem vědecké organizace. Mně osobně je jedno, jestli má systémový administrátor Petrov doktorát – pokud funguje internet.)

14. Pro vyjasnění vztahu není potřeba znečišťovat poštovní schránky ostatních dopisy. Informujte se o nich osobně nebo v soukromé korespondenci. Nejhnusnější jsou dopisy ve stylu "ale ty jsi sračka", "děkuji za přímost, ale ne, jsi to ty, kdo jsi sračka a tvoje oddělení je taky sračka." A to může trvat týdny.

15. Důležitá je gramotnost. Ještě jednou: gramotnost je důležitá. Pokud si tím svým nejste jisti, zkontrolujte dopis před odesláním pomocí kontroly pravopisu. Jinak fungují jednoduché vzorce: negramotný dopis manažera podřízenému - smích a neúcta; negramotný dopis podřízeného manažerovi - podráždění a stížnosti na kvalifikaci; negramotný dopis na jedné úrovni hierarchie - pokles v autorita kolegy v očích ostatních.
Zajímá vás gramotnost? Nechápu, proč čtete tento příspěvek až do konce.))

Zdá se, že jsem na nic nezapomněl. Nebo přidáš?)