Πώς να στείλετε ένα έγγραφο με email στα ομοιώματα. Κανόνες αλληλογραφίας μέσω email

Οι επιστολές αιτήματος αποτελούν αναπόσπαστο, σημαντικό και απαραίτητο μέρος της επαγγελματικής αλληλογραφίας. Αφενός πρόκειται για διακριτικά και διπλωματικά αιτήματα σε τρέχοντα θέματα, αφετέρου αποτελούν εργαλείο για την επίτευξη κάποιων στόχων του αποδέκτη. Σκοπός οποιασδήποτε επιστολής αίτησης είναι να ενθαρρύνει τον παραλήπτη να προβεί σε ορισμένες απαραίτητες ενέργειες για τον συντάκτη της επιστολής. Πώς να γράψετε μια επιστολή αιτήματος για να φτάσετε όσο το δυνατόν πιο κοντά σε μια θετική απάντηση;

Οποιαδήποτε επιστολή αίτησης θα πρέπει να περιλαμβάνει μια καλά μελετημένη αιτιολογία και μια σαφή δήλωση του αιτήματος. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τεχνικές που αυξάνουν την αποτελεσματικότητα της γραφής.

Βήμα 1. Ποιον ρωτάς;

Απευθυνθείτε στον παραλήπτη προσωπικά, είναι καλύτερα - με όνομα και πατρώνυμο:

«Αγαπητέ Ιβάν Ιβάνοβιτς!», «Αγαπητέ κύριε Ιβάνοφ!»

Πρώτον, εκφράζετε τον σεβασμό σας στον παραλήπτη και δεύτερον, ένα αίτημα που απευθύνεται σε συγκεκριμένο άτομο του επιβάλλει την ευθύνη για την υλοποίησή του. Υπάρχουν περιπτώσεις όπου ένα αίτημα απευθύνεται σε μια ομάδα ή μια ομάδα ανθρώπων. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι επίσης επιθυμητό να εξατομικεύσετε την προσφυγή όσο το δυνατόν περισσότερο:

"Αγαπητοί συνάδελφοι!", "Αγαπητοί διευθυντές!", "Αγαπητοί νεότεροι υπάλληλοι!", "Αγαπητοί υπάλληλοι του προσωπικού!"

Βήμα 2. Γιατί επικοινωνείτε μαζί μου;

Επαινέστε τον παραλήπτη. Κάνοντας ένα κομπλιμέντο στον παραλήπτη, απαντάτε στην ερώτησή του: "Γιατί μου απευθύνετε αυτήν την ερώτηση;" Σημειώστε τα προηγούμενα επιτεύγματα ή τις προσωπικές του ιδιότητες.

«Είστε πάντα έτοιμοι να ακούσετε και να βρείτε τον καλύτερο τρόπο για να λύσετε το πρόβλημα σχεδόν όλων που απευθύνθηκαν σε εσάς. Και, πρέπει να σου δώσω τα εύσημα, βοήθησες πολύ».

«Είστε ο κορυφαίος ειδικός στον τομέα...».

«Έχετε βοηθήσει πολλούς να επιλύσουν τα πιο δύσκολα ζητήματα στον τομέα της…».

Αυτή η τεχνική θα επιτρέψει στον παραλήπτη να ρίξει μια πιο προσεκτική ματιά στο αίτημα και να προσπαθήσει να βρει μια ευκαιρία να το ικανοποιήσει. γάμησέ την.

Ένα κομπλιμέντο είναι κατάλληλο όταν πρόκειται για μη τυπικά αιτήματα, όταν πρέπει να κερδίσετε τον παραλήπτη, όταν πρέπει να δώσετε προσοχή σε ορισμένα πλεονεκτήματα και ιδιότητες που είναι απαραίτητα και σημαντικά για να εκπληρώσετε το αίτημά σας.

Είναι πολύ σημαντικό να μην περάσετε τα όρια μεταξύ ενός κομπλιμέντου και της αγενούς κολακείας. Να είσαι ειλικρινής.

Βήμα 3. Αιτιολόγηση του αιτήματος

Οποιοδήποτε αίτημα πρέπει να αιτιολογείται γιατί κάνετε αυτό το συγκεκριμένο αίτημα. Εισαγάγετε τον παραλήπτη στο πλαίσιο του προβλήματός σας.

Σε αυτό το στάδιο, πρέπει να επιλέξετε τα τρία πιο σημαντικά επιχειρήματα για τον παραλήπτη. Είναι καλύτερο να δημιουργήσετε επιχειρήματα σύμφωνα με το σχήμα: ισχυρό - μεσαίο - ισχυρότερο.

Τα αιτήματα έρχονται σε διαφορετικά επίπεδα πολυπλοκότητας, επομένως ο παραλήπτης δεν ενδιαφέρεται πάντα να εκπληρώσει τα αιτήματα κάποιου. Πρέπει να πειστεί ότι η εκπλήρωση του αιτήματος έχει ένα πιθανό όφελος:

Ενδιαφέρον τον παραλήπτη

Προσφέρετε να εφαρμόσετε κάποια ελκυστική ευκαιρία για αυτόν που σχετίζεται με την εκπλήρωση του αιτήματός σας:

«Ανά πάσα στιγμή, επιχειρηματίες, επιχειρηματίες άνθρωποι προσπάθησαν όχι μόνο να επιτύχουν υλική επιτυχία, αλλά και να αφήσουν το στίγμα τους στην ιστορία της πατρίδας, να τους θυμόμαστε για καλές πράξεις, να κερδίσουν τον σεβασμό».

« Η επιτυχημένη δραστηριότητα κάθε επαγγελματικής κοινότητας είναι πρώτα απ' όλα η κατανόηση και η υποστήριξη από φιλικά Σωματεία, η συμμετοχή σε κοινές εκδηλώσεις και έργα».

« Φυσικά, ο μεγάλος σας στόχος είναι μια καθαρή και άνετη πόλη για τους ανθρώπους».

Ή εκφράστε ένα πρόβλημα που είναι πολύ σχετικό με τον αποδέκτη σας:

«Εσείς, ως σοφός ιδιοκτήτης της πόλης, μάλλον ανησυχείτε για τις ακανόνιστες βόλτες παιδιών διαφορετικών ηλικιών σε μέρη ακατάλληλα για αυτό, που οδηγεί σε συχνότερα ατυχήματα και σε αύξηση της παραβατικότητας των ανηλίκων».

"Υπήρξε μια αύξηση στις κλήσεις προς το τμήμα σας για μη βασικά ζητήματα, κάτι που απαιτεί πολύ ανεκτίμητο χρόνο εργασίας."

Δείξτε πώς το αίτημά σας μπορεί να βοηθήσει στην υλοποίηση της ευκαιρίας:

« Και σήμερα, που η χώρα μας στηρίζεται στους νέους, είναι δύσκολο να βρεις έναν πιο απαραίτητο, ιερό σκοπό από το να βοηθάς νέους και νέες από δυσλειτουργικές οικογένειες. Υπάρχουν εκείνοι στην πόλη μας που ήδη παρέχουν τέτοια βοήθεια - υπό την αιγίδα του γραφείου του δημάρχου, το φιλανθρωπικό μας κέντρο "Heritage" λειτουργεί με δωρεές από τους κατοίκους της πόλης, το οποίο διδάσκει σε δύσκολους έφηβους λαϊκές χειροτεχνίες ».

Ή λύστε το πρόβλημα:

«Ο εξοπλισμός εξειδικευμένων χώρων για το χόμπι παιδιών διαφορετικών ηλικιών θα συμβάλει στη μείωση του επιπέδου νεανικής παραβατικότητας και στην ελαχιστοποίηση των τροχαίων ατυχημάτων με παιδιά».

Περιγράψτε τη σημασία του αιτήματος

Όταν δεν υπάρχει τίποτα να προσφέρουμε στον παραλήπτη ή είναι ακατάλληλο στο πλαίσιο αυτού του αιτήματος, είναι καλύτερο να ενημερώσετε τον παραλήπτη. Εδώ πρέπει να περιγράψετε την κατάσταση όσο πληρέστερα χρειάζεται για να κατανοήσετε τη συνάφεια του αιτήματος και τη σημασία της υλοποίησής του. Η σημασία του αιτήματος πρέπει να περιγράφεται με τέτοιο τρόπο ώστε να «παίρνει την ψυχή». Εάν το αίτημα δεν ανήκει στην κατηγορία "ψυχώδες", τότε πρέπει να δείξετε στον παραλήπτη τις σχέσεις αιτίας-αποτελέσματος, οι οποίες θα εξασφαλίσουν ότι ο παραλήπτης θα εκπληρώσει το αίτημα.

«Από (ημερομηνία), σύμφωνα με το μισθωτήριο συμβόλαιο Νο. Χ, το ενοίκιο για 1 m 2 είναι 20 c.u. σε μια μέρα. Τους τελευταίους τρεις μήνες, σημειώθηκε πτώση της εμπορικής δραστηριότητας λόγω της οικονομικής αστάθειας και της κοινωνικής αναταραχής. Το μέσο κέρδος από τις συναλλαγές είναι $10. ημερησίως, που δεν αρκεί ούτε για να πληρώσει ενοίκιο. Εάν δεν ληφθούν μέτρα, τότε οι ιδιώτες επιχειρηματίες θα αναγκαστούν να κλείσουν τα καταστήματα τους, κάτι που μπορεί να επηρεάσει αρνητικά το εισόδημά σας».

Επομένως, πρέπει να καταστήσετε σαφές στον παραλήπτη ότι η εκπλήρωση του αιτήματος συνεπάγεται την προοπτική λήψης υλικών ή άυλων οφελών.

Βήμα 4 Δήλωση Αίτησης

Όταν προετοιμαστεί ο παραλήπτης, μπορείτε να δηλώσετε το πραγματικό αίτημα. Το κείμενο του αιτήματος πρέπει να είναι επαρκώς συνοπτικό και εξαιρετικά σαφές. Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να περιέχει ασάφεια ή υποτίμηση. Για παράδειγμα, εάν μιλάμε για μείωση ενοικίου, είναι σημαντικό να αναφέρουμε σε ποιο επίπεδο:

«Σας ζητάμε να μειώσετε το επίπεδο του ενοικίου μέχρι να σταθεροποιηθεί η κατάσταση στα 5 USD. ανά m2 ανά ημέρα.

Εάν μιλάμε για την παροχή υπηρεσιών, τότε καθορίστε το αίτημα όσο το δυνατόν περισσότερο, αναφέροντας τις επιθυμητές ημερομηνίες, την έκδοση τιμής κ.λπ.:

« Για να εξοπλίσετε ένα εργαστήριο αγγειοπλαστικής, χρειάζεστε έναν κλίβανο για το ψήσιμο κεραμικών - σας ζητάμε να μας βοηθήσετε στην απόκτησή του. Το κόστος του κλιβάνου με την εγκατάσταση είναι 998 χιλιάδες ρούβλια».

Σε αυτό το παράδειγμα, δεν είναι απολύτως σαφές τι είδους βοήθεια απαιτείται από τον παραλήπτη. Καλύτερα να γίνουμε πιο συγκεκριμένοι: «Σας ζητάμε να βοηθήσετε στην αγορά κλιβάνου ψησίματος κεραμικών με μεταφορά 333 χιλιάδων δολαρίων στον λογαριασμό διακανονισμού της εταιρείας παραγωγής και εγκατάστασης κλιβάνων».

Ό,τι κι αν ζητήσετε, ο παραλήπτης πρέπει να γνωρίζει ακριβώς πότε, τι, πόσο και σε ποια τιμή θέλετε να λάβετε. Ένα γενικευμένο αίτημα κινδυνεύει περισσότερο να απορριφθεί επειδή ο παραλήπτης δεν έχει πάντα το χρόνο και την επιθυμία να ασχοληθεί με τις λεπτομέρειες. Επιπλέον, διατρέχετε τον κίνδυνο να μην πάρετε αυτό που θέλετε μεταφέροντας την πρωτοβουλία στον παραλήπτη.

Για παράδειγμα, ιδιώτες επιχειρηματίες έγραψαν μια επιστολή ζητώντας μείωση ενοικίου, αλλά δεν ανέφεραν σε ποιο επίπεδο θέλουν να μειώσουν το ενοίκιο:

«Σας ζητάμε να μειώσετε το επίπεδο του ενοικίου μέχρι να σταθεροποιηθεί η κατάσταση».

Ως αποτέλεσμα, έλαβαν μείωση ενοικίου, αλλά ασήμαντη (κατά 1% του υπάρχοντος). Έτσι, το αίτημά τους έγινε δεκτό, αλλά ελάχιστα άλλαξε η θέση των εμπνευστών της επιστολής.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, το κείμενο του αιτήματος μπορεί να γίνει τολμηρό, ώστε να ξεχωρίζει στο κείμενο, αλλά μην κάνετε κατάχρηση αυτής της τεχνικής.

Βήμα 5. Συνοψίστε το αίτημά σας.

Επαναλάβετε το αίτημά σας και υπογραμμίστε τι όφελος θα λάβει ο παραλήπτης εάν το αίτημα εκπληρωθεί. Το αίτημα θα πρέπει να τροποποιηθεί ελαφρώς. Είναι καλύτερο να δημιουργήσετε μια πρόταση σύμφωνα με το σχέδιο: "Εάν εκπληρώσετε το αίτημα, τότε θα είστε ευτυχισμένοι".

«Αν συνεννοηθείτε μαζί μας και μειώσετε το ενοίκιο για λίγο μέχρι να σταθεροποιηθεί η κατάσταση στην περιοχή, όχι μόνο θα μπορέσετε να σώσετε περισσότερες από 150 θέσεις εργασίας, αλλά και δεν θα υποστείτε παγκόσμιες απώλειες λόγω της παντελούς έλλειψης ενοικίου. ”

Αλλά μπορεί να υπάρχουν και άλλες επιλογές:

«Μπορείτε να είστε σίγουροι ότι κάθε ρούβλι από τις φιλανθρωπικές δωρεές σας θα πάει για καλό σκοπό και θα βοηθήσει τα παιδιά που βρίσκονται σε δύσκολη κατάσταση να μεγαλώσουν σε άξιους πολίτες».

«Να είστε σίγουροι ότι το χαμόγελο κάθε παιδιού θα σας προσφέρει ηθική ικανοποίηση από τη δύσκολη δουλειά σας και οι κόποι και οι προσπάθειές σας αποτελούν επένδυση σε άξιους και ευτυχισμένους πολίτες του εγγύς μέλλοντος».

Το κύριο πράγμα είναι να επαναλάβουμε την έννοια του αιτήματος και τα οφέλη από την υλοποίησή του. Το όφελος δεν χρειάζεται να είναι υλικό. Θυμηθείτε ότι ο παραλήπτης είναι ένα άτομο και τα συναισθήματα δεν του είναι ξένα.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ:

ήταν		Εγινε
«Σας ζητάμε ευγενικά, Ι.Ι. Ivanov, κανονίστε μια συνάντηση των αιτούντων με τον επικεφαλής διευθυντή της εταιρείας σας. Θα είμαστε ευγνώμονες για τη βοήθειά σας. Με σεβασμό και ευγνωμοσύνη, Διευθυντής Κέντρου Απασχόλησης Π.Π. Πετρόφ"	-	«Αγαπητέ Ιβάν Ιβάνοβιτς! Η εταιρεία σας συμμετέχει στο Πρόγραμμα Επαγγελματικού Προσανατολισμού για Υποψηφίους εδώ και αρκετά χρόνια, βοηθώντας τους να επιλέξουν ένα επάγγελμα. Εσείς, ως διευθυντής προσωπικού, ενδιαφέρεστε να εκπαιδεύσετε επαγγελματίες και είμαστε έτοιμοι να βοηθήσουμε τους μαθητές να αρχίσουν να προετοιμάζουν τους δασκάλους της τέχνης τους. Μέχρι σήμερα, το επάγγελμα του διευθυντή είναι ένα από τα πιο κοινά, αλλά πολλοί υποψήφιοι δεν έχουν ξεκάθαρη ιδέα για το νόημά του. Ως προς αυτό, σας ζητάμε να οργανώσετε μια συνάντηση του γενικού διευθυντή με τους αιτούντες στις 23 Μαρτίου στις 15.00 στη βάση της εταιρείας σας. Έχοντας πει στα παιδιά για τα μυστικά του επαγγέλματος σήμερα, βάζετε τα θεμέλια για την εκπαίδευση πραγματικών επαγγελματιών αύριο. Ίσως σε λίγα χρόνια ένα από αυτά να οδηγήσει την εταιρεία σας σε ένα νέο επίπεδο ανάπτυξης. Με σεβασμό και ευγνωμοσύνη, Διευθυντής Κέντρου Απασχόλησης Π.Π. Πετρόφ"

Και μην ξεχνάτε τον σχεδιασμό της επιστολής - αυτό είναι το "πρόσωπο" του οργανισμού. Εάν ο εκδότης της επιστολής αίτησης είναι οργανισμός, τότε μια τέτοια επιστολή συντάσσεται σε επιστολόχαρτο υπογεγραμμένο από τον επικεφαλής ή το εξουσιοδοτημένο πρόσωπο. Εάν ένας ιδιώτης, τότε αρκεί να συμμορφωθείτε με τους βασικούς κανόνες στη διάταξη των στοιχείων της επιστολής. Αυτές οι λεπτομέρειες είναι νομικά και ψυχολογικά πολύ σημαντικές για τον παραλήπτη και τη διαμόρφωση της σωστής εικόνας του αποστολέα.

	-
	-	Στέλνετε εκατοντάδες προσφορές πωλήσεων, αιτήματα και άλλα επαγγελματικά email κάθε μέρα, αλλά δεν λαμβάνετε το μήνυμα που θέλετε; Δεν ξέρετε πώς να υπενθυμίζετε διακριτικά και ευγενικά στον παραλήπτη τις υποχρεώσεις του; Τότε η διαδικτυακή εκπαίδευση σίγουρα θα σας βοηθήσει. «Επιχειρηματικές δεξιότητες γραφής»! Μπορείτε να το περάσετε ανά πάσα στιγμή.	-	-
	-

"Εμπορική προσφορά", "Ειδήσεις", "Για εσάς" ή απλά "Re:" - εάν μια τέτοια επιστολή προήλθε από άγνωστη διεύθυνση, τότε πιθανότατα θα φαίνεται σαν ανεπιθύμητο. Λίγες λέξεις στη γραμμή θέματος ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να τραβήξουν την προσοχή του παραλήπτη ή να τον κάνουν να στείλει το email στον κάδο απορριμμάτων. Η γραμμή θέματος είναι το πρώτο πράγμα που θα διαβάσει ο παραλήπτης του email. Γι' αυτό είναι τόσο σημαντικό να το διατυπώσουμε.

Στη γραμμή θέματος της επιστολής, διατυπώστε συνοπτικά το κύριο περιεχόμενό της. Συνιστάται να γράψετε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένα, όχι "Σχετικά με τα προβλήματα", αλλά "Προβλήματα στην προμήθεια φαρμάκων στο φαρμακείο στην οδό Selezneva". Εάν υποβάλλετε αίτηση για συνεργασία, τότε αναφέρετε στη γραμμή θέματος τι επηρεάζει τα συμφέροντα του παραλήπτη. Για παράδειγμα, γράψτε όχι «Πρόταση συνεργασίας», αλλά «Προσφέρουμε κοινή προώθηση για αύξηση των πωλήσεων». Ή: «Για την εταιρεία Alfa: αποκλειστική έκπτωση για διαφήμιση σε καταστήματα Beta». Ο παραλήπτης θα πρέπει να καταλάβει αμέσως πώς το γράμμα σας θα του είναι χρήσιμο. Επιπλέον, εάν θέλει να το βρει στη λίστα με τα ληφθέντα μετά από κάποιο χρονικό διάστημα, θα μπορεί να ορίσει τις λέξεις-κλειδιά που ορίσατε στο θέμα για αναζήτηση. Όταν ο παραλήπτης της επιστολής είναι πιθανός εργοδότης, μια βολική επιλογή για τη γραμμή θέματος θα ήταν: "Βιογραφικό του I. A. Ivanova για την κενή θέση φαρμακοποιού."

Ποτέ μην στέλνετε αρχεία χωρίς συνοδευτική επιστολή. Είναι σαν να μπαίνεις στο γραφείο ενός συνεργάτη χωρίς να πεις ένα γεια και απλά να πετάς τα απαραίτητα έγγραφα στο τραπέζι. Ξεκινήστε τη συνοδευτική επιστολή σας με μια ευγενική έκκληση: με το όνομα και το πατρώνυμο - σε όσους είναι μεγαλύτεροι από εσάς, κατέχουν ηγετική θέση ή απλώς προτιμάτε μια τέτοια έκκληση στον εαυτό σας. με το όνομα - σε όσους συστήνονται πάντα μόνο με αυτόν τον τρόπο και δεν προσφέρονται να αποκαλούν τον εαυτό τους με πατρώνυμο. Εάν δεν ξέρετε πώς να απευθυνθείτε καλύτερα, τότε απευθυνθείτε με το όνομα και το πατρώνυμο. Πηγαίνετε σε μια πιο γνωστή διεύθυνση με όνομα, ο παραλήπτης θα σας προτείνει ο ίδιος. Εάν το όνομα είναι άγνωστο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε γενικευμένες λέξεις: "Αγαπητοί συνάδελφοι!", "Αγαπητέ διοίκηση εταιρείας!", "Αγαπητοί προμηθευτές/πελάτες/μελλοντικοί συνεργάτες!" Τέλος, εάν δεν ξέρετε απολύτως πώς να απευθυνθείτε - απλώς αφήστε τη λέξη "Γεια!"

Στην αρχή της επιστολής, είναι καλύτερο να υπενθυμίσετε στον παραλήπτη πώς ξεκινήσατε τη συνεργασία, γνωρίσατε ο ένας τον άλλον. Για παράδειγμα: «Σε ένα συνέδριο στη Μόσχα, συναντηθήκαμε και συζητήσαμε το ενδεχόμενο περαιτέρω συνεργασίας». Με αυτή τη φράση, υπενθυμίζετε στο άτομο ποιος είστε και γιατί του γράφετε καθόλου. Δεν θα ήταν περιττό να εκφράσουμε ευγνωμοσύνη, αν υπάρχει κάτι για αυτό, για παράδειγμα: "Σας εκφράζουμε τη βαθιά μας ευγνωμοσύνη που μας βοηθήσατε με τη διαφημιστική καμπάνια."

Στη συνέχεια, μεταβείτε αμέσως στο κύριο περιεχόμενο της επιστολής. Καλό είναι να διατυπωθεί ο λόγος της προσφυγής χωρίς προλόγους σε μία φράση: «Προτείνω να οργανωθεί συνάντηση και να συζητηθεί το άνοιγμα νέου υποκαταστήματος». Να θυμάστε ότι το κείμενο της οθόνης είναι πιο δύσκολο για τους περισσότερους να διαβάσουν από το πληκτρολογημένο κείμενο. Επομένως, είναι σημαντικό το άτομο να καταλάβει όσο το δυνατόν γρηγορότερα τι θέλετε από αυτόν. Επιπλέον, οι πρώτες φράσεις θυμούνται καλύτερα. Και αν «κρύψετε» την κύρια ιδέα στη μέση του γράμματος, τότε ο παραλήπτης μπορεί απλά να μην την πιάσει. Προσπαθήστε να χωρίσετε λογικά ολόκληρο το κείμενο της επιστολής σε παραγράφους. Κάθε ένα από αυτά ξεκινά με την κύρια ιδέα του θραύσματος. Εάν προτείνετε να συζητήσετε πολλά θέματα, τότε μπορούν να αριθμηθούν. Αποφύγετε τα υπερβολικά μεγάλα email. Εάν η δήλωση του προβλήματος καταλάμβανε μεγάλο ποσό, είναι προτιμότερο να την αντιγράψετε σε ξεχωριστό αρχείο και να την επισυνάψετε στην επιστολή. Στη συνέχεια, εάν είναι απαραίτητο, θα είναι πιο βολικό για τον παραλήπτη να αποθηκεύσει το αρχείο σε ξεχωριστό φάκελο ή να το εκτυπώσει.

Στο τέλος της επιστολής, συνηθίζεται να εκφράσετε την ελπίδα για περαιτέρω συνεργασία, να σας ευχαριστήσω ή να υποδείξετε με κάποιον άλλο τρόπο την καλοπροαίρετη στάση σας προς τον παραλήπτη της επιστολής. Για παράδειγμα: "Ελπίζω ότι όλες οι δυσκολίες στη συνεργασία μας θα ξεπεραστούν και θα δημιουργήσουμε την πιο αποτελεσματική αλληλεπίδραση!", "Εκφράζουμε την ευγνωμοσύνη μας για τη μακροχρόνια και γόνιμη συνεργασία και υποστήριξη του έργου μας!"

Στο τέλος της επιστολής, συμπεριλάβετε το πλήρες όνομα, τη θέση, το όνομα της εταιρείας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Συνιστάται να αναφέρετε όλες τις επαφές που μπορεί να χρειαστεί ο παραλήπτης: ταχυδρομική διεύθυνση, τηλέφωνα, φαξ, e-mail, διεύθυνση ιστότοπου. Εάν χρησιμοποιείτε το Skype και το ICQ για επαγγελματικούς σκοπούς, υποδείξτε τα. Σε αυτή την περίπτωση, είναι επιθυμητό να μην υποδεικνύονται "επιπλέον" επαφές. Για παράδειγμα, δεν πρέπει να καθορίσετε πολλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - είναι προτιμότερο να γράψετε μία στην οποία παραδίδεται η αλληλογραφία με τη μεγαλύτερη αξιοπιστία.

Υπογράψτε κάθε γράμμα σας. Είναι εξαιρετικά άβολο όταν ένα άτομο υποδεικνύει επαφές από καιρό σε καιρό και για να τον καλέσετε, πρέπει να κοιτάξετε πολλές από τις επιστολές του αναζητώντας έναν αριθμό τηλεφώνου. Χρησιμοποιήστε την αυτόματη υπογραφή σε προγράμματα αλληλογραφίας και ιστότοπους αλληλογραφίας. Λόγω αυτής της δυνατότητας, το πρόγραμμα αλληλογραφίας προσθέτει αυτόματα μια αυτόματη υπογραφή σε κάθε γράμμα που δημιουργεί.

Εάν χρειάζεστε πολλές επιλογές υπογραφής - για παράδειγμα, με διαφορετικά στοιχεία επικοινωνίας για περιφερειακούς και ομοσπονδιακούς συνεργάτες - μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές επιλογές αυτόματης υπογραφής.

"Ω, ξέχασα να επισυνάψω το αρχείο. Το στέλνω" - αυτή είναι ίσως η πιο κοινή φράση που μπορεί να βρεθεί με γράμματα με συνημμένα αρχεία. Μια τέτοια λήθη φαίνεται να είναι ασήμαντο. Όμως εξαιτίας αυτού, υπάρχουν σημαντικές καθυστερήσεις στις επιχειρηματικές διαδικασίες. Στείλατε ένα αρχείο και περιμένετε απάντηση. Καλέστε την επόμενη μέρα και μάθετε ότι το αρχείο δεν ελήφθη επειδή ξεχάσατε να το επισυνάψετε. Για να αποφύγετε αυτήν την κατάσταση, συνηθίστε να επισυνάπτετε αρχεία στην επιστολή πρώτα όταν στέλνετε αρχεία και μετά να γράφετε μια συνοδευτική επιστολή.

Μια άλλη συμβουλή είναι να ονομάσετε τα αρχεία με τέτοιο τρόπο ώστε ο παραλήπτης να μπορεί να τα κατανοήσει. Εάν ο αποδέκτης σας είναι πιθανός εργοδότης, τότε το αρχείο δεν πρέπει να ονομάζεται "Βιογραφικό", αλλά "Βιογραφικό Ivanova I. A. Βιογραφικό για την κενή θέση φαρμακοποιού" ή "Φαρμακοποιός. Ivanova". Εάν ο παραλήπτης είναι επιχειρηματικός εταίρος, τότε κοιτάξτε επίσης το αρχείο μέσα από τα μάτια του. Όνομα όχι: "Εμπορική προσφορά για την εταιρεία Alpha", αλλά "Εμπορική προσφορά από την εταιρεία Beta". Όχι: "Τιμή", αλλά "Τιμή. Διαφήμιση σε κουτιά νομισμάτων. Εταιρεία "Reklamist"". Σε αυτήν την περίπτωση, ο παραλήπτης θα αποθηκεύσει γρήγορα το γράμμα στον φάκελό του και δεν θα χρειαστεί να το μετονομάσει ειδικά.

Συνιστάται να στείλετε μια επιστολή στο άτομο του οποίου η αρμοδιότητα περιλαμβάνει πραγματικά την επίλυση των ζητημάτων που τίθενται στην επιστολή. Εάν στέλνετε βιογραφικό, πρέπει πρώτα να μάθετε το email του διευθυντή ή του διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού. Εάν σταλεί πρόταση συνεργασίας, τότε είναι υποχρεωτική για αυτόν που αποφασίζει για τέτοια θέματα, είτε είναι υπεύθυνος αγορών, είτε ειδικός στη διαφήμιση είτε διευθυντής.

Συμβαίνει ότι η μόνη διαθέσιμη διεύθυνση είναι η γενική διεύθυνση μιας εταιρείας όπως [email προστατευμένο]ή [email προστατευμένο]Εάν γράψετε σε μια τέτοια διεύθυνση, μπορείτε εύκολα να περάσετε απαρατήρητοι, επειδή λαμβάνει πολλά ανεπιθύμητα μηνύματα. Επομένως, καλό είναι να αναφέρετε στο θέμα της επιστολής το όνομα του υπαλλήλου της εταιρείας για τον οποίο προορίζεται η επιστολή ή το όνομα της εταιρείας με την οποία επικοινωνείτε. Επίσης, λέξεις-κλειδιά που σχετίζονται με τις δραστηριότητες της εταιρείας θα βοηθήσουν στην προσέλκυση της προσοχής. Για παράδειγμα: "Προβλήματα με την προμήθεια ξύλου από την εταιρεία" Καυσόξυλα Σιβηρίας "" - μια τέτοια διατύπωση θα προσελκύσει την προσοχή των διευθυντών της αντίστοιχης εταιρείας.

Ένα άλλο τυπικό λάθος των αποστολέων είναι η επιθυμία να ειδοποιήσουν όλους για το περιεχόμενο της επιστολής τους. Υποδεικνύουν τις διευθύνσεις όλων των περισσότερο ή λιγότερο ενδιαφερομένων, ώστε να λαμβάνουν αντίγραφα. Τα περιττά γράμματα εκνευρίζουν τους παραλήπτες, αποσπούν την προσοχή από τη δουλειά, συμπεριλαμβανομένου του εαυτού σας, όταν αρχίζουν να σας καλούν για διευκρινίσεις.

Υπάρχει ένας κανόνας: εάν αναφέρετε όλους τους παραλήπτες διαχωρισμένους με κόμματα, τότε περιμένετε μια απάντηση από τον καθένα από αυτούς και εάν υποδείξετε μέρος των διευθύνσεων στη γραμμή "Αντιγραφή του γράμματος", τότε δεν περιμένετε απάντηση από αυτούς τους παραλήπτες, απλώς ενημερώνοντάς τους. Ωστόσο, αυτός ο κανόνας δεν τηρείται από όλους. Και με μόνιμους αποδέκτες είναι καλύτερο να συμφωνήσετε συγκεκριμένα σε έναν τέτοιο κανόνα.

Ένα άλλο εύχρηστο χαρακτηριστικό για την αποστολή αντιγράφων είναι η Bcc. Εάν εισάγετε τη διεύθυνση του δεύτερου παραλήπτη σε αυτή τη γραμμή, ο πρώτος δεν θα γνωρίζει ότι έχετε ενημερώσει κάποιον άλλο.

Χρησιμοποιήστε την ειδοποίηση παράδοσης για σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μην προσπαθήσετε να το συμπεριλάβετε σε κάθε γράμμα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια σημείωση ότι το γράμμα είναι ιδιαίτερα σημαντικό. Απλά μην το καταχραστείτε. Και τότε ορισμένοι αποστολείς επιστολών αρέσκονται να επισημαίνουν ως ιδιαίτερα σημαντικά όλα τα γράμματα στη σειρά, και από αυτό τα γράμματά τους γενικά παύουν να θεωρούνται σημαντικά.

Για να εργαστείτε με ληφθέντα γράμματα, η λειτουργία ταξινόμησης των ληφθέντων γραμμάτων σε φακέλους είναι πολύ βολική. Στο πρόγραμμα αλληλογραφίας, μπορείτε να δημιουργήσετε ορισμένους κανόνες σύμφωνα με τους οποίους οι εισερχόμενες επιστολές θα διανέμονται σε φακέλους από έναν συγκεκριμένο παραλήπτη, με μια συγκεκριμένη λέξη-κλειδί κ.λπ. Τα γράμματα μπορούν να ταξινομηθούν κατά σχεδόν οποιαδήποτε παράμετρο: κατά σημασία, μέγεθος, ημερομηνία, λίστα διευθύνσεων και ούτω καθεξής. Η χρήση της ταξινόμησης είναι ιδιαίτερα βολική εάν εγγραφείτε σε οποιεσδήποτε λίστες αλληλογραφίας ή εάν λαμβάνετε μεγάλο όγκο επιστολών. Σε αυτήν την περίπτωση, για παράδειγμα, οι ειδήσεις που προέρχονται από τη λίστα αλληλογραφίας θα εμπίπτουν σε έναν ξεχωριστό φάκελο και θα μπορείτε να τις διαβάσετε όταν είναι η κατάλληλη στιγμή και όχι κάθε φορά που φτάνει ένα τέτοιο γράμμα.

Δεν συνηθίζεται να χρησιμοποιείτε emoticon σε επαγγελματικές επιστολές. Εκφράστε συναισθήματα με λέξεις: «υπέροχο», «πολύ χαρούμενο», «θαυμάζω». Η εξαίρεση είναι η αλληλογραφία με επιχειρηματικούς συνεργάτες με τους οποίους μεταπηδήσατε στο "εσύ", έχετε ήδη πιει καφέ μαζί περισσότερες από μία φορές και γενικά διατηρείτε άτυπες σχέσεις. Κάποιοι προσπαθούν να είναι πρωτότυποι στα γράμματά τους. Για παράδειγμα, καταλήγουν με μη τυποποιημένες υπογραφές και τελικές φράσεις: «Ο πιο δημιουργικός διευθυντής», «Ο καλύτερος διευθυντής πωλήσεων», «Με σεβασμό και αγάπη για σένα», «Ανυπομονώ να ακούσω νέα σου».

Για έναν υπάλληλο ενός πρακτορείου διακοπών, ενός στούντιο σχεδιασμού του οποίου η εργασία περιλαμβάνει μια δημιουργική προσέγγιση, η μη τυπική διατύπωση θα είναι μόνο ένα πλεονέκτημα, αλλά εάν ένας λογιστής ή διευθυντής αρχίσει να είναι πρωτότυπος, τότε αυτό είναι απίθανο να γίνει δεκτό με κατανόηση.

Όταν απαντάτε σε επιστολές, είναι πιο βολικό να διατηρείτε ένα αντίγραφο της εισερχόμενης επιστολής στο σώμα της επιστολής, είναι επίσης πιο βολικό να αφήνετε το θέμα ίδιο με αυτό που δηλώνει ο αποστολέας. Τότε θα είναι βολικό και για τους δύο να παρακολουθήσετε την πρόοδο της λύσης του προβλήματος. Αλλά ο τρόπος είναι εξαιρετικά άβολος όταν ο συγγραφέας, για πρώτη φορά στέλνοντας μια επιστολή για κάποιο νέο θέμα, εγκαταλείπει το θέμα που έχει διατηρηθεί σε κάποια παλιά εισερχόμενη επιστολή. Λάβετε μια επιστολή την άνοιξη με θέμα "Re: Happy New Year!" όχι πολύ ωραίο και άνετο. Θα είναι αδύνατο να καταλάβουμε αμέσως περί τίνος πρόκειται η επιστολή. Η εύρεση του μέσω της "Αναζήτησης" με λέξεις-κλειδιά θα αποτύχει επίσης αργότερα.

Εάν πάτε διακοπές ή πηγαίνετε σε επαγγελματικό ταξίδι για κάποιο χρονικό διάστημα - χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Αυτόματη απάντηση σε περίπτωση απουσίας". Σε αυτήν την περίπτωση, κατά την αναχώρησή σας, όλοι όσοι σας στέλνουν επιστολές θα λάβουν μια τυπική απάντηση που θα γράψετε εσείς οι ίδιοι. Σε αυτήν την αυτόματη απάντηση, συνιστάται να αναφέρετε ποια ημερομηνία θα επιστρέψετε στην εργασία σας, καθώς και με ποιον μπορείτε να επικοινωνήσετε κατά τη διάρκεια της απουσίας σας.

Αυτός ο τύπος επαγγελματικής αλληλογραφίας χρησιμοποιείται όλο και λιγότερο στη ζωή μας, έχει αντικατασταθεί από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ωστόσο, υπάρχουν περιπτώσεις όπου οι έντυπες επιστολές είναι πιο αποτελεσματικές από τις ηλεκτρονικές. Για παράδειγμα, όταν πρέπει να προσκαλέσετε ένα στέλεχος σε μια ιδιαίτερα σημαντική εκδήλωση ή όταν θέλετε να παραδώσετε προσωπικά μια έντυπη εμπορική προσφορά υψηλής ποιότητας. Σε αυτήν την περίπτωση, το γεγονός ότι ο αποστολέας αφιέρωσε χρόνο για να εκτυπώσει και να ταχυδρομήσει την επιστολή θα τονίσει τον σεβασμό προς τον παραλήπτη.

Οι συστάσεις για τη σύνταξη επιστολών σε χαρτί είναι γενικά οι ίδιες με τις ηλεκτρονικές. Είναι απαραίτητο να απευθυνθείτε με σεβασμό στον παραλήπτη, στην αρχή να διατυπώσετε την κύρια ιδέα της επιστολής (για παράδειγμα: "Σας προσκαλούμε στην επίσημη παρουσίαση των βραβείων"), να δομήσετε το κύριο περιεχόμενο και να υποδείξετε όλα τα απαραίτητα επαφές.

Είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε ποιοτικό χαρτί και διαφανή εκτυπωτή για να δημιουργήσετε το γράμμα και να εκτυπώσετε τον φάκελο. Μόνο σε αυτήν την περίπτωση, μια έντυπη επιστολή θα τονίσει πραγματικά ότι ο παραλήπτης της είναι ένα εξαιρετικά σημαντικό πρόσωπο για τον αποστολέα.

Γράψτε γράμματα μόνο όταν είναι πραγματικά απαραίτητο. Σημαντική απαίτηση της επαγγελματικής αλληλογραφίας, αλλά και της επαγγελματικής επικοινωνίας γενικότερα, είναι η στάση με σεβασμό στον χρόνο του συντρόφου. Εξοικονομήστε χρόνο από τους παραλήπτες των email σας διατυπώνοντας προσεκτικά τις ερωτήσεις σας και αφαιρώντας περιττές λεπτομέρειες. Τότε τα μηνύματά σας θα γίνονται πάντα αντιληπτά ως σημαντικά και ενημερωτικά και θα λαμβάνετε απαντήσεις σε αυτά.

Κείμενο: Irina Kurivchak

προσπαθείς, γράφεις, επιλέγεις τις απαραίτητες λέξεις - και όλα είναι άχρηστα! Ένας δυνητικός συνεργάτης ή επενδυτής δεν ανοίγει ή κάνει κύλιση στην επιστολή της επιχείρησής σας χωρίς καν να αποδώσει μια απάντηση. Κοινή κατάσταση; Στο νέο μας άρθρο, σας λέμε πώς να διεξάγετε σωστά την επαγγελματική αλληλογραφία και τι να γράψετε σε μια επιστολή, ώστε να διαβαστεί μέχρι το τέλος.

Σε ποιον απευθύνεται αυτό το άρθρο;

Απλώς σημειώστε: μιλάμε για e-mail. Εάν κάποιος άλλος χρησιμοποιεί κανονική αλληλογραφία, σας διαβεβαιώνουμε ότι οι κανόνες είναι οι ίδιοι. Καταρχήν, όλοι αυτοί οι κανόνες ισχύουν και για τακτικές αποστολές, για τις οποίες έχουμε ήδη γράψει. Τώρα μιλάμε για επαγγελματική αλληλογραφία. Αν εσύ:

• ένας επιχειρηματίας που επικοινωνεί με σημαντικά άτομα για την επιχείρηση·
• ένας υπάλληλος που γράφει στο αφεντικό ή τη μελλοντική διοίκηση·
• ένα άτομο που ενδιαφέρεται για τα βασικά της εθιμοτυπίας στο Διαδίκτυο και την ανθρώπινη ψυχολογία -τότε μη διστάσετε να διαβάσετε, θα είναι ενδιαφέρον.

Χαρακτηριστικά της επαγγελματικής αλληλογραφίας

• ομαλή, ήρεμη παρουσίαση - δεν πρέπει να συγχέεται με στεγνή γραφειοκρατική γλώσσα.
• επικοινωνία αυστηρά για την υπόθεση - να μεταφέρει ορισμένες πληροφορίες στον παραλήπτη.
• μικρός όγκος - το φύλλο Α4 είναι περισσότερο από αρκετό.
• τήρηση υποταγής, καμία εξοικείωση. Σε ειδικές περιπτώσεις, όταν αναπτύσσεται μια άτυπη, μη εργασιακή σχέση με τον αποδέκτη μιας επαγγελματικής επιστολής, φυσικά, αυτός ο κανόνας μπορεί να παραμεληθεί. Αλλά δεν θα είναι αρκετά επαγγελματικό γράμμα, αλλά φιλικό, συμφωνείτε;
• μια ιδιαίτερη σταθερότητα δίνει ένα γράμμα γραμμένο στο επιστολόχαρτο της εταιρείας. Θα πρέπει να περιέχει το λογότυπο και το όνομα, στοιχεία και στοιχεία επικοινωνίας, διεύθυνση τοποθεσίας.

Τύποι επαγγελματικών επιστολών

1. Ενημερωτικό. Τέτοιες επιστολές δεν απαιτούν απάντηση - τις γράφετε για να ενημερώσετε τον παραλήπτη για ορισμένες πληροφορίες. Για παράδειγμα, είστε ιδιοκτήτης ενός ηλεκτρονικού καταστήματος και ανακοινώνετε ότι αύριο είναι η τελευταία μέρα των εκπτώσεων. Ή ότι οι τιμές αλλάζουν. Υπάρχουν πολλά είδη ενημερωτικών επιστολών: μπορούν να δηλώσουν προθέσεις, να σας υπενθυμίσουν ένα σημαντικό γεγονός, να επιβεβαιώσουν την παράδοση και την παραλαβή των αγαθών κ.λπ.

2. Επιστολές με αιτήματα. Πόσο συχνά πρέπει να τα γράφουν οι επιχειρηματίες, ειδικά οι αρχάριοι! Πρόκειται για εκκλήσεις προς επενδυτές με αίτημα να χορηγήσουν το cool project σας, αμέτρητες προτάσεις συνεργασίας, κάθε είδους αιτήματα για να μάθετε, για παράδειγμα, κάποιες πληροφορίες.

3. ταχυδρομικές επιστολές - κάτι που μερικές φορές χρειάζεται να γραφτεί μετά από συνάντηση με τον παραλήπτη. Σε αυτή την επιστολή, θυμηθείτε το κύριο θέμα της συνάντησής σας, εκφράστε τη στάση σας απέναντι σε αυτό, τονίστε ότι θέλετε να συνεχίσετε τη συνεργασία και προσφέρετε την επιλογή σας για την ώρα και τον τόπο της επόμενης συνάντησης.

4. Εγγύηση. Εάν έχετε ήδη συμφωνήσει για συνεργασία, μπορεί σύντομα να χρειαστείτε την ανάγκη για τέτοιου είδους επιστολές. Σε αυτά, δίνετε εγγυήσεις ότι θα εκπληρώσετε τις υποχρεώσεις σας: θα κάνετε τη δουλειά στην ώρα σας, θα πληρώσετε για την υπηρεσία, θα φέρετε τα αγαθά στην ώρα τους κ.λπ.

5. Οι επιστολές εργασίας είναι αυτές που κάθε εταιρεία στέλνει και λαμβάνει καθημερινά. Πρόκειται για αλληλογραφία με συνεργάτες και πελάτες: σύναψη συμβάσεων, συζήτηση και διαπραγματεύσεις, εξοικείωση με τον τιμοκατάλογο και τον κατάλογο προϊόντων, υπενθυμίσεις συναντήσεων - διαδικασίες ρουτίνας εργασίας.

6. Διεκδικητικές επιστολές - ναι, είναι απαραίτητο και έτσι. Συνήθως γράφονται όταν η μία πλευρά είναι δυσαρεστημένη με τις ενέργειες της άλλης. Και όχι μόνο πράξεις, αλλά υποχρεώσεις που κατοχυρώνονται στη σύμβαση. Για παράδειγμα, η Vasya συνήψε συμφωνία με προμηθευτές αγαθών και αυτοί, τέτοια ραπανάκια, καθυστερούν συνεχώς τις προθεσμίες. Ή αγόρασε ένα αυτοκίνητο και χάλασε.

7. Οι μη λειτουργικές επιστολές είναι μηνύματα που δεν σχετίζονται άμεσα με τις δραστηριότητές σας. Αυτά είναι συγχαρητήρια, ευχαριστώ για τη δουλειά και ακόμη και συλλυπητήρια - όλα συμβαίνουν στη ζωή.

1. Τίτλος. Η σύνθεση κεφαλίδων email είναι μια ολόκληρη επιστήμη. Για μυστικά κόλπα μιλήσαμε αναλυτικότερα στο άρθρο.. Εν ολίγοις, οι τίτλοι των επαγγελματικών επιστολών θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο χρήσιμοι για τον παραλήπτη.

Οι προκλήσεις και το χιούμορ δεν ταιριάζουν καθόλου εδώ: γράφουμε σε σοβαρούς ανθρώπους, θυμάσαι; Τώρα, αν γνωρίσετε καλύτερα το άτομο, τότε μπορείτε να προσπαθήσετε, αλλά προς το παρόν είναι καλύτερα να μην το ρισκάρετε.

1. Εισαγωγή. Όπως μια κανονική επαγγελματική επιστολή, ξεκινά με μια εισαγωγή ή προοίμιο. Σε αυτό λες ένα γεια και λες την ίδια την ουσία, το ίδιο το κρέας. Φροντίστε τον χρόνο του παραλήπτη: πείτε αμέσως τι χρειάζεστε από αυτόν. «Εγώ, η Vasya Pupkin, ανακάλυψα μια δροσερή startup στον τομέα του μάρκετινγκ στο Διαδίκτυο (κατασκευές, ομορφιά, βιομηχανία, αυτοκίνητα - ανάλογα με τον τομέα δραστηριότητάς σας) και σας ζητώ να τη γνωρίσετε και να τη στηρίξετε οικονομικά. Το κύριο λάθος σε αυτό το στάδιο: διάδοση σκέψεων κατά μήκος του δέντρου, μουρμούρα, μη μετάβαση στην ουσία του ζητήματος.
2. Το κύριο μέρος Όλα είναι απλά εδώ: λέτε λεπτομερώς ποια είναι η ιδέα σας, αναφέρετε τα γεγονότα και τα επιχειρήματα που μπορούν να ενδιαφέρουν τον παραλήπτη. Αν επιστρέψουμε στον Vasya και την startup του, θα εξηγήσει ποια είναι η ουσία, το όφελος και το όφελος για την ανθρωπότητα γενικά και για τον αποδέκτη της επιστολής ειδικότερα. Θα δώσει στοιχεία και στοιχεία, τη γνώμη του κοινού-στόχου, τη γνώμη των ειδικών. Πιστεύουμε στον Βάσια, μπορεί!
3. Το πιο σημαντικό. Αν ρωτάς, ξαναρώτα. Αν ρωτάς, γίνε συγκεκριμένος και συγκεκριμένος. Εάν ελπίζετε σε συνεργασία, διατυπώστε για άλλη μια φορά ξεκάθαρα την προσφορά σας. Και όλα αυτά σε λίγες γραμμές.
4. Συμπέρασμα. Σας ευχαριστούμε για την προσοχή σας και εκφράστε την ελπίδα σας ότι ο παραλήπτης θα σας απαντήσει ή θα προβεί σε άλλη απαραίτητη ενέργεια. Χρησιμοποιήστε μια παρότρυνση για δράση όπως στο πουλώντας κείμενα ή .
5. Προσδιορίστε τα στοιχεία σας: πλήρες όνομα, επαφές, όνομα του οργανισμού και τα στοιχεία του.
6. Συνημμένα αρχεία. Συχνά αυτό ξεχνιέται, αλλά μάταια. Πολλοί άνθρωποι θεωρούν ευκολότερη την εκτίμηση των οπτικών πληροφοριών παρά μόνο γράμματα και γραμμές. Επισυνάψτε φωτογραφίες στην επιστολή για την πληρέστερη ιδέα του θέματος της επιστολής, επισυνάψτε τα απαραίτητα έγγραφα για να διαβεβαιώσετε τον παραλήπτη για τη φερεγγυότητα και τη σοβαρότητα των προθέσεων σας.

Τα πιο συνηθισμένα λάθη επαγγελματικού email

1. Μην πεις γεια. Ναι, χιλιάδες ευγενικοί και καλοσυνάτοι άνθρωποι για κάποιο λόγο ξεχνούν να πουν ένα γεια, ξεκινώντας ένα γράμμα με τις λέξεις "Αγαπητέ (ες) ..." Φυσικά, είναι ωραίο να σε σέβονται, αλλά κανείς δεν έχει ακυρώσει ακόμα ένα απλό ανθρώπινος χαιρετισμός.
2. Όπως ήδη αναφέρθηκε, να διαδώσει τη σκέψη, δηλαδή τη σκέψη, κατά μήκος του δέντρου. Εάν μεταπηδάτε από το ένα στο άλλο, μάθετε να διατυπώνετε σκέψεις και αν δεν υπάρχει χρόνος, προσλάβετε κειμενογράφους και δημοσιογράφους - σίγουρα θα σας βοηθήσουν.
3. Μιλήστε με μια άψυχη, στεγνή γλώσσα. Αφήστε όλα αυτά "λαμβάνοντας υπόψη", "αν είναι δυνατόν" στους αξιωματούχους - δεν εκφράζεστε έτσι στην πραγματική ζωή, οπότε γιατί να πρέπει ο αποδέκτης σας; Λυπηθείτε τον άνθρωπο, γράψτε όσο πιο απλά γίνεται!
4. Ταυτόχρονα, μην γλιστρήσετε στην εξοικείωση. Υπάρχουν δύο στυλ στην επαγγελματική αλληλογραφία: προσωπική και επίσημη. Προσωπικά, επικοινωνείτε σε πρώτο πρόσωπο - δηλαδή, "Εγώ, η Vasya Pupkin, σας προσφέρω ..." Στην τυπική, οι προσωπικές αντωνυμίες συνήθως αντικαθίστανται με ουδέτερο-μεσαίο "Horns and Hooves Company σας προσφέρει ..." Το οποίο Το στυλ είναι πιο κοντά σε εσάς και πόσο συσχετίζεται με το πεδίο δραστηριότητας του παραλήπτη σας - εσείς αποφασίζετε. Εάν ο σύντροφός σας είναι νέος σύγχρονος άνθρωπος, μη διστάσετε να γράψετε σε πρώτο πρόσωπο. Εάν χρειάζεται να επικοινωνήσετε με κρατικούς φορείς, δημοτικούς οργανισμούς, καλύτερα να μην δελεάζετε τη μοίρα και να επικοινωνείτε ουδέτερα. Θα σου απαντήσουν - είναι υποχρεωμένοι! - αλλά μπορείς να κάνεις αρνητική εντύπωση. Να είστε σχετικοί.
5. Να είσαι αβάσιμος. Μπορείς να πεις εκατό φορές τι κερδοφόρα προσφορά και μια ωραία ιδέα έχεις, αλλά τι νόημα έχει χωρίς απόδειξη; Οι επιχειρηματίες έχουν συνηθίσει να λειτουργούν με γεγονότα, δεν πιστεύουν σε όμορφες λέξεις και εικόνες. Αριθμοί, γεγονότα, λεπτομέρειες - αυτό είναι το κύριο όπλο σας.
6. Μην τσακίζεσαι, αλλά φύγε. Φανταστείτε ότι λαμβάνετε μια επαγγελματική επιστολή από τη Vasya Pupkin. Το ανοίγεις, αρχίζεις να διαβάζεις και εκεί ... επαινείς εντελώς τον Βάσια και το προϊόν του. Είμαι χαρούμενος για τη Βάσια, μπορεί να σκεφτείς, αλλά ποιο είναι το νόημα; Αλλά αν ο Βάσια πει πώς μπορεί να σας βοηθήσει, ποια οφέλη θα φέρει και πόσο σύντομα θα αποδώσει η επένδυση, τότε θα γίνει ενδιαφέρον.
7. Λάθη, παραλείψεις, ατημέλητος σχεδιασμός (διαφορετική γραμματοσειρά, χωρίς κενά) - χωρίς σχόλια.
8. Υπερβολική χρήση αργκό. Ακόμα κι αν εσείς και ο παραλήπτης σας εργάζεστε στον ίδιο τομέα με ειδική επαγγελματική αργκό, χρησιμοποιήστε συγκεκριμένες εκφράσεις προσεκτικά. Είναι καλύτερα να τα εισαγάγετε στο κείμενο στο ελάχιστο, να αποκρυπτογραφήσετε τις συντομογραφίες, να εξηγήσετε τη σημασία ορισμένων λέξεων. Ξαφνικά ο συνομιλητής σου είναι 60;
9. Ασχετοσύνη. Ελπίζουμε ακόμα στον Βάσια. Ο Vasya είναι έξυπνος, δεν θα στείλει προσφορές για την εκκίνηση του στην αυτοκινητοβιομηχανία στους ιδιοκτήτες ινστιτούτων ομορφιάς. Και πόσοι Sing και Kol κάνουν τέτοιο λάθος! Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων με διευθύνσεις για την αποστολή εμπορικών προσφορών είναι καλά γραμμένο στο άρθρο.

Πώς να μην και πώς να. Πραγματικό παράδειγμα

Και εδώ είναι - το πιο σημαντικό ερώτημα που θα απαντήσει τώρα το συλλογικό μυαλό. Ο συντάκτης Pavel Molyanov πραγματοποίησε πρόσφατα έναν διαγωνισμό μεταξύ των συνδρομητών της ομάδας του στο VKontakte

Τα γράμματα ενός ευφυούς ανθρώπου αντικατοπτρίζουν τον χαρακτήρα αυτών στους οποίους απευθύνονται.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Γράψτε γράμματα που θα θέλατε να λαμβάνετε.

[Αφορισμός αντίκες]

Το γράψιμο είναι ένα ισχυρό επιχείρημα στον επιχειρηματικό κόσμο.

[Bekhtereva Victoria]

1. Γιατί υπάρχουν ενιαία εταιρικά πρότυπα στην επιχειρηματική αλληλογραφία;

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα υποχρεωτικό χαρακτηριστικό της επιχειρηματικής επικοινωνίας για κάθε εταιρεία. Πρακτικά δεν υπάρχουν εταιρείες που να μην χρησιμοποιούν e-mail. Κάνε όμως στον εαυτό σου τις εξής ερωτήσεις:

• Νιώθετε ποτέ ότι στέλνετε ένα email σε μια μαύρη τρύπα όταν στέλνετε ένα email σε έναν συνάδελφο και μπορεί να μην λάβετε απάντηση;
• Όταν οι εργαζόμενοι τηλεφωνούν μεταξύ τους και ζητούν να διαβάσουν ένα επείγοντα email, και αυτό συμβαίνει όλη μέρα
• Όταν δεν μπορείτε απολύτως να καταλάβετε τι ακριβώς θέλουν από εσάς σε ένα email
• Όταν σύνθετα και δύσκολα ζητήματα, όταν συζητούνται μέσω e-mail, πνίγονται σε μια θάλασσα πληροφοριών, λεπτομερειών και το ζήτημα δεν επιλύεται

Εάν αυτές οι ερωτήσεις είναι σχετικές με εσάς, τότε μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο καθημερινά εισάγοντας ενιαίους κανόνες για την ηλεκτρονική αλληλογραφία. Σε αυτό το άρθρο, θα μιλήσουμε για την εθιμοτυπία της επαγγελματικής αλληλογραφίας.

2. Επτά βασικοί κανόνες δεοντολογίας της επαγγελματικής αλληλογραφίας

Διαχωρίζουμε υπό όρους τους κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας για τους κανόνες δεοντολογίαςΚαι κανόνες επικοινωνίας και ανταλλαγής πληροφοριών.

Οι κανόνες επικοινωνίας διέπονται από τους κανόνες για την ανταλλαγή πληροφοριών στο πλαίσιο των επιχειρηματικών διαδικασιών και έργων. Θα τους αφιερώσουμε ένα ξεχωριστό άρθρο. Οι κανόνες δεοντολογίας διαμορφώνουν το στυλ των εσωτερικών σχέσεων των εργαζομένων της εταιρείας και αναπόφευκτα επηρεάζουν τη διαμόρφωση της εικόνας της εταιρείας σας μεταξύ των συνεργατών. Για παράδειγμα, πρόσφατα έλαβα ένα γράμμα από έναν από τους συνεργάτες μας που ξεκινούσε με τις λέξεις, "Καλημέρα, Μπεχτέρεφ." Τι πιστεύετε για τη συνεργασία μας;

Για να μην «χάσετε το πρόσωπο» της εταιρείας κατά τη διεξαγωγή επιχειρηματικής αλληλογραφίας, είναι απαραίτητο να ακολουθήσετε τους «χρυσούς κανόνες» της δεοντολογίας της επιχειρηματικής αλληλογραφίας:

1. Πάντα ξεκινάμε μια επιστολή με μια έκκληση
2. Η γραμμή θέματος του email πρέπει να είναι
3. Ελέγξτε για λάθη ορθογραφίας, στίξης και ομιλίας πριν την αποστολή.
4. Το γράμμα πρέπει να είναι δομημένο (ΟΧΙ νερό!)
5. Το γράμμα πρέπει να περιέχει τη σωστή διατύπωση
6. Εάν στείλουμε συνημμένα σε μια επιστολή, τότε σίγουρα θα γράψουμε ότι υπάρχουν συνημμένα αρχεία (αυτή η κίνηση θα σας βοηθήσει να αποφύγετε καταστάσεις όταν στέλνετε μια επιστολή και το αρχείο δεν επισυνάπτεται· ο παραλήπτης, έχοντας διαβάσει την επιστολή και δεν βρίσκει το συνημμένο έγγραφο, μπορεί να απαντήσει γρήγορα και να σας γράψει ότι λείπουν τα συνημμένα έγγραφα που υποδείξατε στην επιστολή).
7. Δεν διαγράφουμε ποτέ μηνύματα. Ένα από τα πιο σημαντικά σημεία. Το ιστορικό μηνυμάτων δεν πρέπει ποτέ να διαγραφεί, καθώς ένα γράμμα είναι ένα έγγραφο. Εάν είναι απαραίτητο, θα πρέπει πάντα να μπορείτε να αναφέρετε το ιστορικό της αλληλογραφίας. Ο Ράντισλαβ Γκαντάπας, για παράδειγμα, συμπεριέλαβε ακόμη και αίτημα να μην διαγραφεί το ιστορικό της αλληλογραφίας στην υπογραφή του.

3. Είδη γραμμάτων

Υπάρχουν πολλές διαφορετικές ταξινομήσεις, προτείνουμε να διακρίνουμε τα γράμματα σύμφωνα με τη δομή του σχεδιασμού:

1. Επιστολή επικοινωνίας (επιστολή άρνησης, επιστολή αξίωσης, επιστολή αναγνώρισης, αιτιολογική επιστολή κ.λπ.)
2. Γράμμα συμφωνίας

Επιστολή-επικοινωνία

Σε αυτό το είδος επιστολής, συμπεριλαμβάνουμε όλα τα είδη των επιστολών που χρησιμοποιεί ο εργαζόμενος στο πλαίσιο των επαγγελματικών του δραστηριοτήτων.

Δομή επιστολών

Το γράμμα δεν πρέπει να μορφοποιείται σε ένα μόνο κείμενο. Θα πρέπει να είναι ξεκάθαρα δομημένο και καλά διαμορφωμένο έτσι ώστε ο παραλήπτης να μην χάνει από τα μάτια του σημαντικές πληροφορίες. Η δομή της επιστολής αποτελείται από σαφή στοιχεία:

Θέμα επιστολής

Το θέμα της επιστολής θα πρέπει να περιέχει τη συγκεκριμένη ενέργεια που περιμένετε από τον ερωτώμενο: «διαπραγμάτευση σύμβασης», «προτείνετε θέματα προς εξέταση», «αποστολή αναφοράς» κ.λπ.

Εάν στέλνετε έγγραφα, τότε η γραμμή θέματος πρέπει να περιέχει μια σαφή διατύπωση των εγγράφων που περιέχονται στο συνημμένο επιστολής.

Γιατί είναι σημαντικό να γράψετε τη σωστή γραμμή θέματος;

Σύμφωνα με το θέμα της επιστολής, είναι πολύ εύκολο να βρείτε το απαραίτητο γράμμα στην καθημερινή ροή πληροφοριών. Κανένα γράμμα δεν θα χαθεί.

Σημείωση: εάν στείλετε μια επιστολή εντός της εταιρείας, τότε το θέμα της επιστολής μορφοποιείται σύμφωνα με ένα δεδομένο πρότυπο. Εάν στείλετε μια επιστολή εκτός εταιρείας, τότε συνιστάται να μορφοποιήσετε το θέμα σύμφωνα με το πρότυπο: Όνομα εταιρείας: σκοπό της επιστολής.

Όσο πιο εποικοδομητικό στο σώμα της επιστολής, τόσο το καλύτερο! Μία από τις βασικές δεξιότητες στην επιχειρηματική αλληλογραφία που πρέπει να αναπτύξετε στους υπαλλήλους σας είναι η ικανότητα να διατυπώνετε με σαφήνεια και συνοπτικά τις σκέψεις σας.

ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ. Αν, όταν συνθέτουμε ένα γράμμα, αναφέρουμε ένα γεγονός από την επιστολή του συνομιλητή, αυτό πρέπει να παρατίθεται, χωρίζοντάς το με χρώμα ή γραμματοσειρά.

Εταιρική υπογραφή

Το πρότυπο σχεδίασης εταιρικής υπογραφής πρέπει να είναι το ίδιο για όλους τους υπαλλήλους της εταιρείας.

Η υπογραφή πρέπει να περιέχει όλα τα βασικά στοιχεία του παραλήπτη, ώστε, εάν είναι απαραίτητο, ο παραλήπτης της επιστολής να μπορεί εύκολα να επικοινωνήσει μαζί σας.

Με εκτιμιση,

Πλήρες όνομα, θέση.

ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ. Αν θέλουμε μια ζεστή σχέση με έναν συνεργάτη/πελάτη, τότε αξίζει να δώσουμε μια προσωπική υπογραφή. Κάθε άτομο είναι στην ευχάριστη θέση να λάβει μια επιστολή με προσωπική στάση, ακόμη και σε επίσημη αλληλογραφία.

Η προσωπική υπογραφή αναφέρεται πάντα στο σώμα της επιστολής. Παράδειγμα: Καλή μέρα / Ευχαριστώ / Χάρηκα που σας μιλάω σήμερα / Σας ευχαριστώ που αφιερώσατε χρόνο για ένα τόσο σημαντικό θέμα / Χαιρετισμούς στην οικογένεια και τα παιδιά, κ.λπ.

Προς/Κοιν

Συμπληρώνουμε τελευταία τα πεδία «Προς» και «Κοιν.» για να μην στείλουμε κατά λάθος το γράμμα όταν δεν είναι ακόμα έτοιμο.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ των πεδίων "Προς" και "Κοιν.";

Στο πεδίο "Προς", εισάγουμε τη διεύθυνση του ατόμου από το οποίο θέλουμε να εκτελέσουμε κάποια ενέργεια.

Στο πεδίο "Αντιγραφή", εισάγουμε τη διεύθυνση ενός ατόμου που θα ωφεληθεί από την ανάγνωση του περιεχομένου της επιστολής.

ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ. Η εμπειρία μας έχει αποδείξει ότι το πεδίο «Αντιγραφή» είναι πολύ χρήσιμο. Εάν διαπραγματευόμαστε με έναν απλό υπάλληλο, συζητάμε σημαντικά θέματα, αλλά δεν λαμβάνουμε απαντήσεις επί της ουσίας και εγκαίρως, τότε αξίζει να εισαγάγετε μια επιστολή από έναν διευθυντή ή έναν ανώτερο διευθυντή σε ένα αντίγραφο, μόλις ξεκινήσει εποικοδομητικά η αλληλογραφία .

Δυστυχώς, σε πολλές εταιρείες το επίπεδο εταιρικής κουλτούρας δεν είναι στο σωστό επίπεδο, με αποτέλεσμα να υπάρχουν καταστάσεις που για να κάνει καλά ένας εργαζόμενος τη δουλειά του, απαιτείται αυστηρός έλεγχος από την ομάδα διαχείρισης.

Επίσης στο Outlook υπάρχει μια λειτουργία όπως το "Bcc" - ένα σημαντικό εργαλείο που σας επιτρέπει να ενημερώνετε τους ενδιαφερόμενους για την επιστολή, αλλά ταυτόχρονα να μην ντρέπετε τον παραλήπτη ότι η επιστολή δεν απευθύνεται μόνο σε αυτόν!

Γράμμα συμφωνίας

Ένας σημαντικός τύπος επιστολής που σας επιτρέπει να συνοψίσετε τα αποτελέσματα της συνάντησης, να συνάψετε συμφωνίες γραπτώς, να υποδείξετε τον χρόνο ολοκλήρωσης και να διευκρινίσετε: κατάλαβαν και τα δύο μέρη τι πρέπει να κάνουν σωστά;

Είναι χρήσιμο να γράφονται τέτοιες επιστολές μετά από συνάντηση, διαπραγματεύσεις και συναντήσεις προκειμένου να υπάρχουν γραπτές συμφωνίες και κοινό όραμα για την εφαρμογή τους.

Δομή επιστολών:

1. Χαιρετισμούς, έκκληση και ευγνωμοσύνη στους συμμετέχοντες στη συζήτηση.
2. Επανάληψη του σκοπού της συνάντησης στην οποία διαμορφώθηκαν οι συμφωνίες.
3. Κατάλογος όλων των θεμάτων που συζητήθηκαν, σε συνδυασμό με τις αποφάσεις που ελήφθησαν για αυτά και τον ορισμό υπεύθυνου για την εκτέλεση.
4. Διόρθωση ιδεών που δεν απαιτούν επείγουσα εφαρμογή για την ιστορία.
5. Ερώτηση προς τους αποδέκτες: Όλα λαμβάνονται υπόψη; Υπάρχουν σχόλια ή προσθήκες;

Για παράδειγμα:

Σχέδιο επιστολών

Γραμματοσειρά

Η γραμματοσειρά του γράμματος πρέπει να είναι ομοιόμορφη, τα πλάγια γράμματα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επισήμανση βασικών σημείων στο κείμενο, τις επικεφαλίδες, αλλά είναι επιτακτική ανάγκη να τηρείτε ένα ενιαίο στυλ σχεδίασης.

ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ. Θα πρέπει πάντα να θυμάστε ότι οι λέξεις που γράφονται με κεφαλαία γράμματα γίνονται αντιληπτές ως αύξηση του τόνου. Θα πρέπει να αποφεύγονται.

Παράγραφος

Είναι επιθυμητό να τακτοποιήσετε κάθε ξεχωριστή σκέψη σε ξεχωριστή παράγραφο, έτσι ώστε το κείμενο να είναι ευκολότερο αντιληπτό.

Εσοχή

Οι παράγραφοι δεν πρέπει να συγχωνεύονται μεταξύ τους. Για να γίνει το γράμμα πιο ευανάγνωστο, η εσοχή θα πρέπει να είναι μετά τον χαιρετισμό, πριν από κάθε παράγραφο και πριν από την υπογραφή:

Για να κάνετε το γράμμα οπτικά πιο ελκυστικό, είναι καλύτερο να μορφοποιήσετε τους συνδέσμους στο σώμα του γράμματος ως υπερσυνδέσμους:

Στυλ γραφής

Σας προσκαλούμε σε ένα master class από τον Sergei Bekhterev.

Κερδίστε τουλάχιστον 1 ώρα ελεύθερου χρόνου κάθε μέρα με αυτή την προπόνηση!

Στο master class θα μάθετε:
✓ Πώς να διαχειρίζεστε εργασίες έτσι ώστε όλες οι εργασίες να ολοκληρώνονται 100% και στην ώρα τους
✓ Πώς να προετοιμάζετε αποτελεσματικά και να διεξάγετε συναντήσεις
✓ Πώς να οργανώσετε την παραγωγική εργασία των εργαζομένων σε ένα γραφείο

15 κανόνες για έξυπνη γραφή 1η Δεκεμβρίου 2016

Λοιπόν, ας διατυπώσουμε μερικούς χρήσιμους κανόνες. Διδάξτε τους συναδέλφους σας και ... χμ ... άλλους συνεργάτες να τους ακολουθούν και θα έχετε γαλήνη και ηρεμία στην αλληλογραφία σας. Και ίσως όχι μόνο σε αυτό.

1. Εκτός αν η δουλειά σας είναι ρητά να απαντάτε γρήγορα στα email, . Μόνο εσείς αποφασίζετε πόσο γρήγορα και σε ποιον θα απαντήσετε, και όχι αυτός που ζητά απάντηση από εσάς αμέσως (εκτός αν αυτό είναι το μεγάλο αφεντικό σας, με το οποίο είναι επικίνδυνο να συγκρουστείτε, αλλά μπορεί επίσης να διδαχθεί να μην περιμένει γρήγορες απαντήσεις ). Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους δεν πρέπει να βιάζεστε να γράψετε πίσω - είστε απασχολημένος, η επιστολή χρειάζεται προετοιμασία ή σκέψη κ.λπ. Υπάρχουν πραγματικά επείγουσες και σημαντικές ερωτήσεις, αλλά ακόμη και σε αυτές θα πρέπει να σας ζητηθεί ευγενικά (!) να απαντήσετε γρήγορα και να μην απαιτείται άμεση απάντηση. Αυτός ο κανόνας πρέπει να [προσπαθεί] να τηρεί όλους τους διευθυντές σε σχέση με τους υφισταμένους (και είναι πραγματικά δύσκολο, πιστέψτε με), εκτός από τις περιπτώσεις άμεσων γραπτών εντολών.

2. Μην γράφετε μεγάλα γράμματα. Η συμβουλή φαίνεται μπανάλ, αλλά από καιρό σε καιρό όλοι έχουμε την επιθυμία να γράψουμε ένα χιλιομετρικό μήνυμα (θα το θεωρήσουμε κείμενο στο οποίο υπάρχουν περισσότερες από 5 προτάσεις). Κρατώ πίσω. Σε κανέναν δεν αρέσει να διαβάζει μεγάλα γράμματα και αν δεν θέλετε να προκαλέσετε εκνευρισμό επίτηδες, μην το κάνετε. Αυτός ο κανόνας δεν ισχύει για την παρουσίαση κάποιου τεχνικού προβλήματος ή λεπτομερούς λύσης, αλλά ακόμη και σε τέτοιες περιπτώσεις είναι απαραίτητο να είναι συνοπτικό.

3. Αποφύγετε τα περιττά, το τονίζω - περιττό! - "Ευχαριστώ". Φανταστείτε ότι έχετε ζητήσει από κάποιον να σας στείλει ένα σημαντικό έγγραφο (και για κάποιο λόγο δεν μπορεί να μεταφορτωθεί σε κοινόχρηστο στοιχείο δικτύου ή να μεταφερθεί με άλλο τρόπο). Το άτομο απάντησε στο αίτημά σας και έστειλε το έγγραφο. Σε απάντηση, γράφεις: «Ευχαριστώ». Αν δεν πρόκειται για μια όμορφη νεαρή κοπέλα, ευαίσθητη στα σημάδια της προσοχής, δεν χρειάζεται να γράψετε έτσι.
Ξέρετε πόσα ξοδεύει ένας υπάλληλος γραφείου για την ανάλυση αλληλογραφίας; Περίπου το ένα τρίτο του χρόνου εργασίας μου! Αν δεν θέλετε να εμπλακείτε σε αυτόν τον εφιάλτη στη ζωή ενός μέλους της ομάδας σας (και μάλιστα της γειτονικής), δεν χρειάζεται κανένα «ευχαριστώ». Εάν σας φαίνεται ότι είναι σημαντικό για ένα άτομο να γνωρίζει εάν λάβατε ένα έγγραφο ή όχι, χαλαρώστε - από προεπιλογή, δεν τον ενδιαφέρει. Και δικαίως - χρειάζεστε ένα έγγραφο, όχι αυτός. Σε ακραίες περιπτώσεις, θα σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε την παραλαβή. Η καλύτερη ευγνωμοσύνη είναι να μην φράξετε τα εισερχόμενα κάποιου άλλου.

4. Πείτε τις σκέψεις σας πιο ξεκάθαρα. Πριν στείλετε μια επιστολή, σκεφτείτε εάν η σκέψη, η ερώτηση, το αίτημα που αναφέρεται σε αυτήν είναι αρκετά σαφής; Βάλτε τον εαυτό σας στη θέση του ατόμου στο οποίο γράφετε. Θα καταλάβει; Δεν είναι όλοι τόσο έξυπνοι και γρήγοροι όσο εσείς.

5. Μη γράφετε γράμματα εκτός αν είναι απαραίτητο. Σκεφτείτε το, είναι δυνατόν να γίνει χωρίς αυτό το γράμμα καθόλου; Όταν ξεκινά ένα έργο, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να αξιολογήσετε τους κινδύνους της μη εκπλήρωσής του. Προσεγγίστε την επιστολή με τον ίδιο τρόπο: αξιολογήστε τους κινδύνους από τη μη σύνταξη της επιστολής, θα υποφέρει πραγματικά η δουλειά κάποιου;

6. στα χέρια ενός μάνατζερ. Πολύ περισσότερος λόγος για να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για τον προορισμό του - αυτός στον οποίο κλιμακώνετε το πρόβλημα θα πρέπει να λάβει από εσάς μια σύντομη περιγραφή του και προσεγγίσεις για την επίλυσή του.
Στη χώρα μας, τους αρέσει να κλιμακώνουν το πρόβλημα βάζοντας απλώς τις αρχές σε αντίγραφο. Αυτό είναι βλακεία, όχι κλιμάκωση.

7. Προσπαθήστε να γράφετε γράμματα μόνο σε αυτούς που αφορούν. Συχνά, λόγω φόβου, ανασφάλειας ή άγνοιας, οι εργαζόμενοι αντιγράφουν όλους όσους έρχονται στο μυαλό τους. Προσωπικά γενικά προσπαθώ να μην διαβάζω γράμματα στα οποία δεν είμαι ο παραλήπτης. Αν με έβαλαν σε αντίγραφο, το ερμηνεύω ως "κοίτα, ίσως σε ενδιαφέρει και αυτό το θέμα". Όχι, όχι πραγματικά, ευχαριστώ, έχω κάτι να κάνω.
Ένα άλλο πρόβλημα είναι η παραβίαση της κοινής λογικής. Εάν συζητάτε ένα πρόβλημα με ένα έργο πελάτη, συζητήστε το πρώτα εσωτερικά. Δεν χρειάζεται να το συνδέσετε αμέσως με την αλληλογραφία.

8. Ελέγχετε την αλληλογραφία σας από καιρό σε καιρό - τακτικά, αλλά όχι συνεχώς. Μην κοιτάς τον κίτρινο φάκελο, ο μισθός δεν υπάρχει κάθε μέρα. Εκτός από την ανάγνωση αλληλογραφίας, χρειάζεται επίσης (τουλάχιστον) να δουλέψετε και να σκεφτείτε.

9. Μην προσθέτετε άτομα στην αλληλογραφία εάν δεν το ζήτησαν. Μου αρέσει να λαμβάνω ξαφνικά μια επιστολή με μια συζήτηση για μερικές δεκάδες άτομα, η οποία συνεχίζεται εδώ και μια εβδομάδα, και στην ερώτηση "τι στο διάολο;" Ο κόσμος εκπλήσσεται ειλικρινά: "Λοιπόν όλα είναι γραμμένα εκεί! Διαβάστε το μόνοι σας!" Ναι, τώρα τρέχουν. Αν θέλετε κάτι από εμένα - δώστε συγκεκριμένες πληροφορίες και μια συγκεκριμένη ερώτηση. Μπορείτε ακόμα να κάνετε κύλιση προς τα κάτω μερικά γράμματα, αλλά περισσότερα είναι ήδη άμεση ασέβεια.

10. Προσωπικά είμαι κατά της τυφλής αντιγραφής. Δεν μπορείτε να στείλετε ανοιχτά ένα γράμμα σε ένα άτομο - μην το στείλετε κρυφά.

11. Ένας άλλος κανόνας που εγώ ο ίδιος παραβιάζω συχνά, δυστυχώς, είναι η σειρά με την οποία αναλύονται τα μη αναγνωσμένα γράμματα. Είναι καλύτερα να μην διαβάζετε το ιστορικό της αλληλογραφίας, αλλά να ξεκινήσετε από την κορυφή, με τα πιο πρόσφατα γράμματα. Θα εξοικονομήσετε πολύ χρόνο με αυτόν τον τρόπο - συχνά το πρόβλημα που διατυπώθηκε σε μια επιστολή πριν από λίγες ημέρες ή ώρες έχει ήδη λυθεί, ή λύνεται, ή είναι άσχετο. «Τελευταίος μέσα, πρώτος έξω».

12. Υπάρχουν άνθρωποι που πιστεύουν ότι κάθε γράμμα απαιτεί απάντηση. Για παράδειγμα, ένας διευθυντής γράφει σε έναν υπάλληλο: "Σκεφτείτε πώς μπορούμε να λύσουμε γρήγορα το πρόβλημα Α." Μια ώρα αργότερα, συναντιούνται στο δρόμο για την τουαλέτα και ο υπάλληλος λέει πώς θα λύσει το πρόβλημα και ο διευθυντής συμφωνεί. Μια ώρα αργότερα, ο υπάλληλος λαμβάνει μια επιστολή «Μόλις συμφωνήσαμε ότι θα λύσουμε το πρόβλημα Α με τον τάδε τρόπο». Αυτό είναι λογικό όταν πρόκειται για ένα πραγματικά δύσκολο έργο. Αλλά σίγουρα δεν αξίζει να το γράφεις για κάθε ανοησία.
Ομοίως, ο υπάλληλος δεν είναι υποχρεωμένος να απαντήσει στην επιστολή - το πρόβλημα συζητήθηκε και επιλύθηκε (δεν θα μιλήσουμε εδώ για καταστάσεις όπου ο διευθυντής ή / και ο υπάλληλος είναι ηλίθιοι ή απατεώνες, σε αυτούς, φυσικά, δεν μπορεί κανείς να κάνει χωρίς γραπτή καθήλωση κάθε φτερνίσματος).

13. Η εισαγωγή εικόνων στην υπογραφή, για παράδειγμα, το λογότυπο της εταιρείας, δεν αξίζει τον κόπο. Είτε θα εμφανίζεται λανθασμένα, είτε πολύ πολύχρωμο - ενοχλητικό. Αυτό δεν αξίζει ιδιαίτερα να το κάνετε εάν εργάζεστε για έναν εσωτερικό πελάτη. Ξέρει ήδη πώς μοιάζει το λογότυπο και είναι απίθανο να σας μπερδέψει με κάποιον άλλο.
Είναι επίσης ενοχλητικό όταν οι άνθρωποι γράφουν δύο υπογραφές σε ένα γράμμα - στα ρωσικά και στα αγγλικά, και με σφάλματα και στις δύο εκδόσεις.
Α, ναι, αν πήρες διδακτορικό στα νιάτα σου, δεν μπορείς να γράψεις γι' αυτό, εκτός κι αν είσαι υπάλληλος επιστημονικού οργανισμού. Προσωπικά δεν με νοιάζει αν ο sysadmin Petrov έχει διδακτορικό - αρκεί να λειτουργεί το Διαδίκτυο.)

14. Δεν χρειάζεται να μολύνεις τα γραμματοκιβώτια των γύρω σου με διευκρινιστικές επιστολές. Βρείτε τα προσωπικά ή σε ιδιωτική αλληλογραφία. Το πιο αηδιαστικό είναι τα γράμματα του στυλ «μα είσαι σκατά», «ευχαριστώ για την ειλικρίνειά σου, αλλά όχι, είσαι εσύ - σκατά, και το τμήμα σου είναι επίσης σκατά». Και αυτό μπορεί να συνεχιστεί για εβδομάδες.

15. Ο αλφαβητισμός είναι σημαντικός. Για άλλη μια φορά, η παιδεία είναι σημαντική. Εάν δεν είστε σίγουροι για το δικό σας, ελέγξτε το γράμμα με έναν ορθογραφικό έλεγχο πριν το στείλετε. Οι απλοί τύποι λειτουργούν διαφορετικά: μια αγράμματη επιστολή από έναν διευθυντή σε έναν υφιστάμενο - γέλιο και ασέβεια, μια αγράμματη επιστολή από έναν υφιστάμενο σε έναν διευθυντή - εκνευρισμός και αξιώσεις για προσόντα, μια αγράμματη επιστολή στο ίδιο επίπεδο της ιεραρχίας - πτώση της εξουσία ενός συναδέλφου στα μάτια των άλλων.
Σας ενδιαφέρει ο γραμματισμός; Δεν καταλαβαίνω γιατί διαβάσατε αυτή την ανάρτηση μέχρι το τέλος.))

Φαίνεται ότι δεν ξέχασα τίποτα. Ή να προσθέσω;)