Σπίτι › Ασφάλεια › Το κύριο πράγμα είναι να στείλετε ένα αντίγραφο στο καθορισμένο e-mail. Εργασία με τα πεδία "Προς" ("Προς"), "Κοινοποίηση" ("CC"), "Κρυφή κοινοποίηση" ("Κρυφή κοινοποίηση"). Αποστολή BCC

Το κύριο πράγμα είναι να στείλετε ένα αντίγραφο στο καθορισμένο e-mail. Εργασία με τα πεδία "Προς" ("Προς"), "Κοινοποίηση" ("CC"), "Κρυφή κοινοποίηση" ("Κρυφή κοινοποίηση"). Αποστολή BCC

Καλη ωρα! Σήμερα θα μιλήσουμε για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας SMS στέλνοντας όλα τα μηνύματα από το smartphone σας στο email. Αυτό μπορεί να απαιτείται τόσο για τον σκοπό της αποθήκευσης αλληλογραφίας όσο και για την περαιτέρω επεξεργασία των μηνυμάτων, για παράδειγμα, αναζήτηση μηνυμάτων για τις απαραίτητες πληροφορίες (επαφές, ονόματα, τιμές κ.λπ.) από εφαρμογές τρίτων, οι οποίες με τη σειρά τους λειτουργούν με ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ. Ας δούμε μια επιλογή για τέτοια αντιγραφή χρησιμοποιώντας ένα smartphone με Android.

Δημιουργήστε ένα γραμματοκιβώτιο

Για να στείλετε και να αποθηκεύσετε όλα τα μηνύματα μέσω e-mail, πρέπει πρώτα να καταχωρήσετε ένα γραμματοκιβώτιο· η αλληλογραφία από το yandex.ru είναι ιδανική για αυτό. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το υπάρχον γραμματοκιβώτιό σας, αλλά σας συνιστώ να καταχωρήσετε ένα νέο. Πρώτον, με την πάροδο του χρόνου, θα συσσωρευτεί σε αυτό μεγάλος αριθμός μηνυμάτων SMS, τα οποία μπορεί να παρεμποδίσουν την εργασία με κανονικά γράμματα και, δεύτερον, εάν συνδέσετε το γραμματοκιβώτιό σας σε μια υπηρεσία τρίτων για αναλυτικά στοιχεία, μην υποδείξετε τη σύνδεση και τον κωδικό πρόσβασης για το κύριο e-mail σε αυτό. .

Εγκαταστήστε την εφαρμογή SMS Backup + στο smartphone Android

Για να στείλετε όλα τα μηνύματα SMS στο γραμματοκιβώτιό σας, θα χρειαστεί να εγκαταστήσετε και να διαμορφώσετε μια ειδική εφαρμογή SMS Backup +, την οποία μπορείτε να κατεβάσετε από το play.goole.com ή το apk-dl.com (μια εναλλακτική λύση για smartphone που δεν χρησιμοποιούν Google Play ) ή.

Η εφαρμογή έχει δοκιμαστεί σε Android: 3.xx, 4.xx, 5.xx, 6.xx; Δηλώνεται η υποστήριξη για την έκδοση 2.xx.

Ρύθμιση του SMS Backup +

Εκκινήστε την εφαρμογή.
Μετά την εκκίνηση της εφαρμογής, στο μενού που ανοίγει, επιλέξτε το στοιχείο: Προηγμένες ρυθμίσεις.
Στη συνέχεια, μεταβείτε στις ρυθμίσεις δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.
Επιλέξτε τα πλαίσια για Εφεδρικά SMS και πρόθεμα θέματος Email, καταργήστε την επιλογή των πλαισίων για Backup MMS, Backup Call log (δεν χρειαζόμαστε MMS και ιστορικό κλήσεων, αν και μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας).
Επιστρέψτε στο προηγούμενο μενού και μεταβείτε στην ενότητα ρυθμίσεων διακομιστή IMAP.
Επιλέξτε το στοιχείο μενού Έλεγχος ταυτότητας,

ορίστε την τιμή της παραμέτρου σε Απλό κείμενο.
Επιλέξτε το στοιχείο μενού Διεύθυνση διακομιστή, εισαγάγετε την τιμή: imap.yandex.ru:993
Επιλέξτε το στοιχείο μενού Ασφάλεια και εισαγάγετε την τιμή: SSL
Επιλέξτε το στοιχείο μενού Σύνδεση (Εσείς ο λογαριασμός IMAP), καθορίστε τη σύνδεσή σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το στοιχείο μενού Κωδικός πρόσβασης (Κωδικός πρόσβασης λογαριασμού IMAP), καθορίστε τον κωδικό πρόσβασης για την αλληλογραφία yandex.ru.
Στο κύριο μενού, επιλέξτε το πλαίσιο για Auto backup.
Στη συνέχεια, μεταβείτε στις ρυθμίσεις αυτόματης δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, επιλέξτε το στοιχείο μενού Κανονικός προγραμματισμός και ορίστε το χρονικό διάστημα στο οποίο θα αποστέλλονται SMS στον λογαριασμό γραμματοκιβωτίου που καθορίσαμε (για παράδειγμα, κάθε 2 ώρες).

Η εφαρμογή SMS Backup + σάς επιτρέπει όχι μόνο να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας στο E-Mail, αλλά και να επαναφέρετε μηνύματα από αυτό. Μπορείτε να βρείτε τις αντίστοιχες ρυθμίσεις ανάκτησης στην ενότητα Προηγμένες ρυθμίσεις -> Επαναφορά ρυθμίσεων.

Μετά την αποστολή μηνυμάτων μέσω e-mail, θα τοποθετηθούν όλα σε ένα φάκελο που ονομάζεται: SMS.

Ανάλυση SMS που αποστέλλονται στο email

Αφού λάβετε μια λίστα με μηνύματα SMS στη διεύθυνση email σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ειδικό λογισμικό για να αναλύσετε τα δεδομένα που περιέχουν. Για παράδειγμα, μπορείτε να παρακολουθείτε SMS από την τράπεζα με μηνύματα σχετικά με εισπράξεις και χρεώσεις μετρητών, βάσει των οποίων μπορείτε να κρατάτε αυτόματα οικονομικά αρχεία. Εφάρμοσα μια παρόμοια λύση για έναν «κοινό ιστότοπο αγορών», όταν όλα τα μηνύματα SMS από την Τράπεζα που λαμβάνονται από τους JV Organizers συλλέγονται σε ένα μέρος, αναλύονται και βάσει αυτών, το σύστημα εμφανίζει δεδομένα στον πίνακα ελέγχου σχετικά με τον χρήστη που τοποθέτησε η παραγγελία έκανε την πληρωμή.

«Είναι σαν το παραμύθι για το αγόρι που έκλαιγε συνεχώς λύκος». Εάν κάνετε κατάχρηση της ετικέτας "επείγον", οι χρήστες θα σταματήσουν να απαντούν στα email σας. Και ένα πραγματικά σημαντικό γράμμα μπορεί να περάσει απαρατήρητο εξαιτίας αυτού.

Εξοικείωση

Ναι, ο τόνος της επιστολής σας μπορεί να αντικατοπτρίζει τη σχέση σας με τον παραλήπτη. Ωστόσο, μπορεί να θεωρηθείτε αντιεπαγγελματικός εάν επιτρέψετε στον εαυτό σας να είστε πολύ άτυποι στην αλληλογραφία σας. Αποφύγετε την υπερβολική χρήση θαυμαστικών, emoticon, έγχρωμο κείμενο, ασυνήθιστες γραμματοσειρές και υπερβολική συντομία των μηνυμάτων.

Να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί εάν εργάζεστε με άτομα διαφορετικών ηλικιών, με γλωσσικά εμπόδια ή με όσους προτιμούν μια πιο παραδοσιακή μορφή επικοινωνίας.

Πολύ ξηρός τόνος

Ταυτόχρονα, το να είσαι ρομπότ επίσης δεν αξίζει τον κόπο. Δεν πειράζει αν δείχνετε τον χαρακτήρα ή τον ενθουσιασμό σας στα γράμματά σας - εντός λογικών ορίων.

Απάντηση σε όλους

Το email εργασίας δεν είναι για ψυχαγωγία, αλλά για επικοινωνία. Επομένως, εάν απαντάτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εστάλη σε μια ομάδα ατόμων, σκεφτείτε δύο φορές πριν κάνετε κλικ στην επιλογή "απάντηση σε όλους". Για να γίνει αυτό, η απάντησή σας πρέπει να είναι εξαιρετικά σημαντική για όλους.

Αποστολή αντιγράφων χωρίς άδεια

Το να μοιράζεσαι πληροφορίες άλλων ανθρώπων με άλλους είναι, τουλάχιστον, ανεπίτρεπτο. Δεν έχει σημασία αν στείλετε σε έναν πελάτη ένα αντίγραφο μιας επιστολής από το αφεντικό σας που του απάντησε με οποιονδήποτε τρόπο, ή αν συμπεριλάβετε έναν υπάλληλο στην προσωπική αλληλογραφία με έναν άλλο. Σε λίγους ανθρώπους μπορεί να αρέσει αν στείλετε ένα αντίγραφο μιας επιστολής χωρίς τη συγκατάθεσή τους.

Αποστολή BCC

Η αποστολή BCC γεννά δυσπιστία. Εάν θέλετε να στείλετε μια επιστολή σε κάποιον και αυτό το άτομο, θεωρητικά, δεν πρέπει να συμμετέχει στην αλληλογραφία εργασίας, αντιγράψτε το κείμενο και στείλτε το ως ξεχωριστή επιστολή.

Απροσδιόριστο θέμα email

Θέματα όπως "It's Me", "Hello" ή "FYI" (FYI) απλά δεν τραβούν την προσοχή. Το άτομο δεν θα καταλάβει τι λέγεται και δεν θα θέλει να απαντήσει στην επιστολή. Οι επιστολές που σχετίζονται με την εργασία πρέπει να είναι σαφείς και συνοπτικές. Ο παραλήπτης είναι πιο πιθανό να ανοίξει το email αν καταλάβει τι θέλετε από αυτόν.

Αποστολή πάρα πολλών προσωπικών email

Μερικές φορές μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αστεία, συγκινητικές ιστορίες και παρακινητικά αποσπάσματα για να φτιάξετε τη διάθεση κάποιου. Αλλά οι άνθρωποι κουράζονται γρήγορα από αυτό, ανεξάρτητα από το ποιες ήταν οι προθέσεις σας γράφοντάς τους. Εάν στείλετε πάρα πολλά προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλώς θα ρυθμιστούν σε αυτόματη διαγραφή.

Είσαι αγενής

Δεν πρέπει να στέλνετε γράμματα γεμάτα δηλητήριο, γιατί οι άνθρωποι θα το θυμούνται όταν παρουσιαστεί η ευκαιρία. Αντίθετα, γράψτε ένα γράμμα και αφήστε το στα "Πρόχειρα" για δύο ημέρες. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιστρέψετε σε αυτό και να το επεξεργαστείτε, αφαιρώντας τα barbs. Έτσι θα πετύχεις πιο γρήγορα αυτό που θέλεις. Επιπλέον, θα αντιμετωπιστείτε ως ένας πολύ υπομονετικός και στοχαστικός επαγγελματίας.

Χαζή διεύθυνση email

Εάν στέλνετε ένα email σε πελάτη, εργαζόμενο ή δυνητικό εργοδότη, μην χρησιμοποιείτε email με «αντιεπαγγελματικό» τίτλο. Αν υπάρχει κάτι στον τίτλο του email που υποτίθεται ότι είναι πνευματώδες ή περιέχει σεξουαλικούς ή χυδαίους συνειρμούς (κάτι σαν ), διατρέχετε τον κίνδυνο να κάνετε το άλλο άτομο να αισθάνεται αρνητικά για εσάς από την αρχή. Δημιουργήστε ένα ξεχωριστό email για καθαρά επαγγελματικές ανάγκες.

Τυπογραφικά λάθη

Το γεγονός ότι το email στάλθηκε από iPhone δεν αποτελεί δικαιολογία για την αποστολή ατημέλητων email. Εάν κάνετε περισσότερα από ένα λάθη στην επιστολή σας, μπορεί να θεωρηθεί αντιεπαγγελματικό. Εάν αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό γράμμα και βιάζεστε να φτάσετε κάπου, τότε προσπαθήστε τουλάχιστον να το ελέγξετε πριν το στείλετε.

Αποστολή email νωρίς το πρωί

Οι περισσότεροι άνθρωποι, όταν λαμβάνουν γράμματα, κοιτούν την ώρα που στάλθηκαν. Εάν η επιστολή σταλεί πολύ νωρίς, μπορεί να θεωρηθείτε αρνητικά. Τουλάχιστον, θα θεωρηθείς εργασιομανής χωρίς προσωπική ζωή. Είναι χειρότερο αν θεωρείσαι παρείσακτος. Εάν η έμπνευση σας ξυπνήσει τη νύχτα, γράψτε ένα γράμμα, αποθηκεύστε το στα «Πρόχειρα» και στείλτε το κατά τις ώρες εργασίας.

Πάρα πολλά σημεία στίξης

Οι άνθρωποι μερικές φορές παρασύρονται πολύ και χρησιμοποιούν πολλά θαυμαστικά. Το αποτέλεσμα μπορεί να φαίνεται ανώριμο ή πολύ συναισθηματικό σε κάποιους. Μην το καταχραστείτε!!!

Μη επαγγελματικές γραμματοσειρές

Η γραμματοσειρά Purple Comic Sans έχει το δικό της πεδίο εφαρμογής. Στην επιχείρηση, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε κλασικές γραμματοσειρές, χρώματα και μεγέθη. Τα γράμματά σας πρέπει να είναι ευανάγνωστα.

Συνήθως χρησιμοποιείται μέγεθος γραμματοσειράς 10 ή 12. Οι ευανάγνωστες γραμματοσειρές όπως Arial, Calibri ή Times New Roman είναι οι καλύτερες για τη δουλειά. Προτιμότερο χρώμα είναι το μαύρο.

Το γράμμα πολύ μεγάλο

Οι περισσότεροι άνθρωποι ξοδεύουν δευτερόλεπτα, όχι λεπτά, διαβάζοντας email. Πολλοί άνθρωποι απλώς ξεπερνούν το κείμενο με τα μάτια τους, οπότε γράψτε τα γράμματά σας με βάση αυτό. Οι άνθρωποι δυσκολεύονται να διαβάσουν μεγάλες παραγράφους - σπάστε το κείμενο σε μικρότερα τμήματα. Τα highlights και οι λίστες με κουκκίδες διαβάζονται πολύ πιο εύκολα. Μπορείτε επίσης να επισημάνετε τα κύρια σημεία με έντονα ή πλάγια γράμματα, αλλά μην το κάνετε συχνά.

Tamara Vorotyntseva – Διευθύντρια ανάπτυξης της εταιρείας εκπαίδευσης «BUSINESS PARTNER» (Μόσχα). Εξασκούμενος business coach, συγγραφέας του βιβλίου «Building a Personnel Training System» και δημοσιεύσεων σε επιχειρηματικές εκδόσεις στη Ρωσία, το Καζακστάν και την Ουκρανία. Δημιουργός του ενημερωτικού δελτίου Διαδικτύου: "Αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην επιχείρηση" στον διακομιστή subscribe.ru! Το βιβλίο είναι ένας πρακτικός οδηγός για επιχειρηματίες που αλληλογραφούν ενεργά με πελάτες και συνεργάτες. Παρουσιάζει εργαλεία που θα βοηθήσουν να γίνει η ηλεκτρονική επικοινωνία αποτελεσματική, βέλτιστη στο χρόνο και αποτελέσματα και πιο συμβατή με τους κανόνες και τους κανόνες που είναι αποδεκτοί στη σύγχρονη επιχειρηματική κοινότητα. Ο συγγραφέας δίνει πρακτικές συμβουλές, επεξηγεί τις παρατηρήσεις του με πραγματικές περιπτώσεις και παρέχει αιτιολογημένα συμπεράσματα. Το κείμενο του βιβλίου είναι πλούσιο σε αναγνωρίσιμα παραδείγματα πραγματικής επιχειρηματικής αλληλογραφίας. Ο συγγραφέας μοιράζεται τις παρατηρήσεις, τις τεχνικές και τα «κόλπα» του που μπορούν να επηρεάσουν σημαντικά την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα ενός επαγγελματικού email. Εάν είστε επιχειρηματίας και είναι σημαντικό για εσάς να γράφετε έγκαιρα, συνοπτικά, σωστά, σύμφωνα με τους κανόνες των καλών επιχειρηματικών τρόπων, αυτό το βιβλίο θα γίνει ο αξιόπιστος βοηθός σας.

Βιβλίο:

Όταν εργάζεστε με τα πεδία "Προς" ("Προς"), "Κοινοποίηση" ("CC"), "Κρυφή κοινοποίηση" ("Κρυφή κοινοποίηση"), να θυμάστε ότι αυτό είναι ένα σημαντικό μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επηρεάζει τις περαιτέρω ενέργειες των συμμετεχόντων στην αλληλογραφία.

«Σε ποιον» («Αυτό»).Αυτό το πεδίο περιέχει τη διεύθυνση του παραλήπτη στον οποίο απευθύνεται απευθείας η επιστολή και οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτήν. Ο συντάκτης της επιστολής περιμένει απάντηση από τον κύριο παραλήπτη. Εάν τοποθετηθούν δύο παραλήπτες σε αυτό το πεδίο, τότε ο συντάκτης της επιστολής περιμένει απάντηση από τον καθένα ή ορισμένους από αυτούς (να το έχετε υπόψη σας εάν το όνομά σας είναι στη λίστα των παραληπτών). Ταυτόχρονα (εάν είστε ο αποστολέας), έχετε υπόψη σας ότι δεν είναι πολύ σκόπιμο να συμπεριλάβετε περισσότερους από έναν παραλήπτες στο πεδίο «Προς» («Προς»). Μια επιστολή που αποστέλλεται σε πολλούς παραλήπτες μπορεί να μην λάβει ούτε μία απάντηση, αφού ο καθένας θα πιστεύει ότι ο άλλος θα απαντήσει.

Εάν η επιστολή απευθύνεται σε εσάς, αλλά περιέχει αντίγραφα άλλων παραληπτών, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε το κουμπί «Απάντηση ΟΛΩΝ» όταν απαντάτε! Αυτό θα σας επιτρέψει να διατηρήσετε τον κύκλο των παραληπτών που όρισε ο εμπνευστής της αλληλογραφίας.

"Αντιγραφή" ("Cs"). ΣΕΣε αυτό το πεδίο, τοποθετήστε τις διευθύνσεις των παραληπτών που, κατά τη γνώμη σας, θα πρέπει να γνωρίζουν την αλληλογραφία για αυτό το θέμα. Αυτοί οι παραλήπτες λαμβάνουν πληροφορίες μόνο "προς ενημέρωσή σας". Ο παραλήπτης CC συνήθως δεν χρειάζεται να απαντήσει στην επιστολή, αλλά μπορεί να το κάνει εάν είναι απαραίτητο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ. ΕΙΝΑΙ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ!

Εάν το όνομά σας βρίσκεται στο πεδίο "Cc" ("CC"), τότε όταν εισέρχεστε σε αλληλογραφία, να θυμάστε ότι υπάρχουν περιπτώσεις όπου είναι εξαιρετικά σημαντικό να είστε ευγενικοί. Χρησιμοποιήστε τις φράσεις: «Επιτρέψτε μου να συμμετάσχω στη συζήτηση» ή «Αφήστε με να συμμετάσχω στον διάλογό σας» ή «Επιτρέψτε μου να εκφράσω τη γνώμη μου».

"Blind carbon copy" ("Bcc").Αυτό το πεδίο απαγορεύεται για χρήση σε ορισμένες εταιρείες, καθώς είναι ένα εργαλείο που έρχεται σε αντίθεση με τα ηθικά πρότυπα επικοινωνίας. Ο σκοπός αυτού του πεδίου είναι να προσκαλέσει τον παραλήπτη να γίνει «μυστικός μάρτυρας».

Εάν η επιχειρηματική σας πρακτική είναι να χρησιμοποιήσετε αυτό το πεδίο στην εργασία σας, σκεφτείτε τα ακόλουθα. Ο παραλήπτης BCC παραμένει αόρατος για τον κύριο παραλήπτη και τους παραλήπτες BCC. Μερικές φορές είναι χρήσιμο για τον αποστολέα και τον «μυστικό παραλήπτη» να έχουν μια προκαταρκτική συμφωνία (ή επακόλουθη ενημέρωση) σχετικά με το λόγο και το σκοπό αυτής της μεθόδου πληροφοριών.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ. ΕΙΝΑΙ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ!

Ο «κρυφός» παραλήπτης δεν πρέπει οπωσδήποτε να εισέλθει σε αλληλογραφία από αυτό το πεδίο.

Μία από τις πιο δημοφιλείς λειτουργίες στον ιστότοπο είναι η αίτηση ή η φόρμα παραγγελίας, τα δεδομένα από την οποία αποστέλλονται μέσω email στον ιδιοκτήτη του ιστότοπου. Κατά κανόνα, τέτοιες φόρμες είναι απλές και αποτελούνται από δύο ή τρία πεδία για την εισαγωγή δεδομένων. Πώς να δημιουργήσετε μια τέτοια φόρμα παραγγελίας; Αυτό απαιτεί τη χρήση γλώσσας σήμανσης HTML και γλώσσας προγραμματισμού PHP.

Η ίδια η γλώσσα σήμανσης HTML είναι απλή· απλά πρέπει να καταλάβετε πώς και πού να τοποθετήσετε ορισμένες ετικέτες. Με τη γλώσσα προγραμματισμού PHP, τα πράγματα είναι λίγο πιο περίπλοκα.

Για έναν προγραμματιστή, η δημιουργία μιας τέτοιας φόρμας δεν είναι δύσκολη, αλλά για έναν σχεδιαστή διάταξης HTML, ορισμένες ενέργειες μπορεί να φαίνονται δύσκολες.

Δημιουργήστε μια φόρμα υποβολής δεδομένων σε html

Η πρώτη γραμμή θα είναι η εξής

Αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό στοιχείο της φόρμας. Σε αυτό υποδεικνύουμε πώς θα μεταφερθούν τα δεδομένα και σε ποιο αρχείο. Σε αυτήν την περίπτωση, όλα μεταφέρονται χρησιμοποιώντας τη μέθοδο POST στο αρχείο send.php. Το πρόγραμμα σε αυτό το αρχείο πρέπει αναλόγως να λάβει τα δεδομένα, θα περιέχονται στον πίνακα αναρτήσεων και θα τα στείλει στην καθορισμένη διεύθυνση email.

Ας επιστρέψουμε στη φόρμα. Η δεύτερη γραμμή θα περιέχει ένα πεδίο για την εισαγωγή του πλήρους ονόματός σας. Έχει τον παρακάτω κωδικό:

Ο τύπος της φόρμας είναι κείμενο, δηλαδή ο χρήστης θα μπορεί να εισάγει ή να αντιγράψει κείμενο εδώ από το πληκτρολόγιο. Η παράμετρος name περιέχει το όνομα της φόρμας. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι fio, με αυτό το όνομα θα μεταδοθούν όλα όσα ο χρήστης εισήγαγε σε αυτό το πεδίο. Η παράμετρος κράτησης θέσης καθορίζει τι θα γραφεί σε αυτό το πεδίο ως επεξήγηση.

Επόμενη γραμμή:

Εδώ, σχεδόν όλα είναι ίδια, αλλά το όνομα του πεδίου είναι email και η εξήγηση είναι ότι ο χρήστης εισάγει τη διεύθυνση email του σε αυτή τη φόρμα.

Η επόμενη γραμμή θα είναι το κουμπί "αποστολή":

Και η τελευταία γραμμή στη φόρμα θα είναι η ετικέτα

Τώρα ας τα βάλουμε όλα μαζί.

Τώρα ας κάνουμε τα πεδία στη μορφή υποχρεωτικά. Έχουμε τον παρακάτω κώδικα:

Δημιουργήστε ένα αρχείο που δέχεται δεδομένα από τη φόρμα HTML

Αυτό θα είναι ένα αρχείο που ονομάζεται send.php

Στο αρχείο, στο πρώτο στάδιο, πρέπει να αποδεχτείτε δεδομένα από τον πίνακα αναρτήσεων. Για να γίνει αυτό, δημιουργούμε δύο μεταβλητές:

$fio = $_POST["fio"];
$email = $_POST["email"];

Τα ονόματα των μεταβλητών στην PHP προηγούνται από ένα σύμβολο $ και ένα ερωτηματικό τοποθετείται στο τέλος κάθε γραμμής. Το $_POST είναι ένας πίνακας στον οποίο αποστέλλονται δεδομένα από τη φόρμα. Στη φόρμα html, η μέθοδος αποστολής καθορίζεται ως μέθοδος = "post". Έτσι, δύο μεταβλητές από τη φόρμα html γίνονται δεκτές. Για να προστατέψετε τον ιστότοπό σας, πρέπει να περάσετε αυτές τις μεταβλητές μέσα από πολλά φίλτρα - συναρτήσεις php.

Η πρώτη συνάρτηση θα μετατρέψει όλους τους χαρακτήρες που ο χρήστης θα προσπαθήσει να προσθέσει στη φόρμα:

Σε αυτήν την περίπτωση, δεν δημιουργούνται νέες μεταβλητές στην php, αλλά χρησιμοποιούνται οι υπάρχουσες. Αυτό που θα κάνει το φίλτρο είναι να μεταμορφώσει τον χαρακτήρα "<" в "<". Также он поступить с другими символами, встречающимися в html коде.

Η δεύτερη συνάρτηση αποκωδικοποιεί τη διεύθυνση URL εάν ο χρήστης προσπαθήσει να την προσθέσει στη φόρμα.

$fio = urldcode($fio);
$email = urldcode($email);

Με την τρίτη συνάρτηση θα αφαιρέσουμε κενά από την αρχή και το τέλος της γραμμής, εάν υπάρχουν:

$fio = trim($fio);
$email = trim($email);

Υπάρχουν και άλλες λειτουργίες που σας επιτρέπουν να φιλτράρετε μεταβλητές php. Η χρήση τους εξαρτάται από το πόσο ανησυχείτε ότι ένας εισβολέας θα προσπαθήσει να προσθέσει κώδικα προγράμματος σε αυτήν τη φόρμα υποβολής email html.

Επικύρωση δεδομένων που μεταφέρονται από φόρμα HTML σε αρχείο PHP

Για να ελέγξετε εάν αυτός ο κωδικός λειτουργεί και εάν μεταφέρονται δεδομένα, μπορείτε απλώς να τον εμφανίσετε στην οθόνη χρησιμοποιώντας τη λειτουργία echo:

ηχώ $fio;
ηχώ "
";
echo $email;

Η δεύτερη γραμμή εδώ χρειάζεται για να διαχωρίσει την έξοδο των μεταβλητών php σε διαφορετικές γραμμές.

Αποστολή ληφθέντων δεδομένων από μια φόρμα HTML σε email με χρήση PHP

Για να στείλετε δεδομένα μέσω email, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αλληλογραφίας στην PHP.

mail("σε ποια διεύθυνση να σταλεί", "θέμα της επιστολής", "Μήνυμα (σώμα της επιστολής)", "Από: από ποιο email αποστέλλεται η επιστολή \r\n");

Για παράδειγμα, πρέπει να στείλετε δεδομένα στο email του κατόχου ή του διαχειριστή του ιστότοπου [email προστατευμένο].

Το θέμα της επιστολής πρέπει να είναι σαφές και το μήνυμα της επιστολής πρέπει να περιέχει αυτό που ο χρήστης καθόρισε στη φόρμα HTML.

ταχυδρομείο(" [email προστατευμένο]", "Application from the site", "Full name:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email προστατευμένο]\r\n");

Είναι απαραίτητο να προσθέσετε μια συνθήκη που θα ελέγχει εάν η φόρμα στάλθηκε με χρήση PHP στην καθορισμένη διεύθυνση email.

αν (ταχυδρομείο(" [email προστατευμένο]", "Παραγγελία από τον ιστότοπο", "Ονοματεπώνυμο:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email προστατευμένο]\r\n"))
{
echo "το μήνυμα εστάλη με επιτυχία"?
) άλλο (
}

Έτσι, ο κώδικας προγράμματος του αρχείου send.php, που θα στείλει τα δεδομένα της φόρμας HTML στο email, θα μοιάζει με αυτό:

$fio = $_POST["fio"];
$email = $_POST["email"];
$fio = htmlspecialchars($fio);
$email = htmlspecialchars($email);
$fio = urldcode($fio);
$email = urldcode($email);
$fio = trim($fio);
$email = trim($email);
//echo $fio;
//ηχώ "
";
//echo $email;
αν (ταχυδρομείο(" [email προστατευμένο]", "Application from the site", "Full name:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email προστατευμένο]\r\n"))
( echo "το μήνυμα εστάλη με επιτυχία"?
) άλλο (
echo "Παρουσιάστηκαν σφάλματα κατά την αποστολή του μηνύματος"
}?>

Τρεις γραμμές για να ελέγξετε εάν τα δεδομένα μεταφέρονται στο αρχείο σχολιάζονται. Εάν είναι απαραίτητο, μπορούν να αφαιρεθούν, καθώς χρειάζονταν μόνο για τον εντοπισμό σφαλμάτων.

Τοποθετούμε τον κώδικα HTML και PHP για την υποβολή της φόρμας σε ένα αρχείο

Στα σχόλια αυτού του άρθρου, πολλοί άνθρωποι ρωτούν πώς να βεβαιωθείτε ότι τόσο η φόρμα HTML όσο και ο κώδικας PHP για την αποστολή δεδομένων σε email βρίσκονται σε ένα αρχείο και όχι σε δύο.

Για να υλοποιήσετε αυτήν την εργασία, πρέπει να τοποθετήσετε τον κώδικα HTML της φόρμας στο αρχείο send.php και να προσθέσετε μια συνθήκη που θα ελέγχει την παρουσία μεταβλητών στον πίνακα POST (αυτός ο πίνακας αποστέλλεται από τη φόρμα). Δηλαδή, εάν οι μεταβλητές στον πίνακα δεν υπάρχουν, τότε πρέπει να δείξετε στον χρήστη τη φόρμα. Διαφορετικά, θα πρέπει να λάβετε δεδομένα από τη συστοιχία και να τα στείλετε στον παραλήπτη.

Ας δούμε πώς να αλλάξετε τον κώδικα PHP στο αρχείο send.php:

Έντυπο αίτησης από τον ιστότοπο

//ελέγξτε εάν υπάρχουν μεταβλητές στον πίνακα POST
if(!isset($_POST["fio"]) και !isset($_POST["email"]))(
?>

) άλλο (
//εμφάνιση της φόρμας
$fio = $_POST["fio"];
$email = $_POST["email"];
$fio = htmlspecialchars($fio);
$email = htmlspecialchars($email);
$fio = urldcode($fio);
$email = urldcode($email);
$fio = trim($fio);
$email = trim($email);
αν (ταχυδρομείο(" [email προστατευμένο]", "Application from the site", "Full name:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email προστατευμένο]\r\n"))(
echo "Το μήνυμα εστάλη με επιτυχία"
) άλλο (
echo "Παρουσιάστηκαν σφάλματα κατά την αποστολή του μηνύματος"
}
}
?>

Ελέγχουμε την ύπαρξη μεταβλητής στον πίνακα POST με τη συνάρτηση isset() PHP. Ένα θαυμαστικό πριν από αυτή τη συνάρτηση σε μια συνθήκη σημαίνει άρνηση. Δηλαδή, εάν η μεταβλητή δεν υπάρχει, τότε πρέπει να δείξουμε τη μορφή μας. Αν δεν είχα βάλει το θαυμαστικό, η συνθήκη θα σήμαινε κυριολεκτικά «αν υπάρχει, τότε δείξε τη φόρμα». Και αυτό είναι λάθος στην περίπτωσή μας. Φυσικά, μπορείτε να το μετονομάσετε σε index.php. Εάν μετονομάσετε το αρχείο, μην ξεχάσετε να μετονομάσετε το όνομα του αρχείου στη γραμμή

. Η φόρμα πρέπει να συνδέεται με την ίδια σελίδα, για παράδειγμα index.php. Πρόσθεσα τον τίτλο της σελίδας στον κώδικα.

Συνήθη σφάλματα που παρουσιάζονται κατά την υποβολή μιας φόρμας PHP από έναν ιστότοπο

Το πρώτο, ίσως το πιο δημοφιλές λάθος, είναι όταν βλέπετε μια κενή λευκή σελίδα χωρίς μηνύματα. Αυτό σημαίνει ότι κάνατε σφάλμα στον κώδικα της σελίδας. Πρέπει να ενεργοποιήσετε την εμφάνιση όλων των σφαλμάτων στην PHP και μετά θα δείτε πού έγινε το σφάλμα. Προσθήκη στον κωδικό:

ini_set("display_errors","On");
error_reporting("E_ALL");

Το αρχείο send.php πρέπει να εκτελείται μόνο στον διακομιστή, διαφορετικά ο κώδικας απλά δεν θα λειτουργήσει. Συνιστάται να μην πρόκειται για τοπικό διακομιστή, καθώς δεν είναι πάντα ρυθμισμένος για αποστολή δεδομένων σε εξωτερικό διακομιστή αλληλογραφίας. Εάν εκτελείτε τον κώδικα όχι στον διακομιστή, τότε ο κώδικας PHP θα εμφανιστεί απευθείας στη σελίδα.

Επομένως, για σωστή λειτουργία, προτείνω να τοποθετήσετε το αρχείο send.php στη φιλοξενία του ιστότοπου. Κατά κανόνα, όλα είναι ήδη ρυθμισμένα εκεί.

Ένα άλλο συνηθισμένο λάθος είναι όταν εμφανίζεται η ειδοποίηση «Το μήνυμα εστάλη επιτυχώς», αλλά το γράμμα δεν φθάνει στο ταχυδρομείο. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να ελέγξετε προσεκτικά τη γραμμή:

αν (ταχυδρομείο(" [email προστατευμένο]", "Παραγγελία από τον ιστότοπο", "Ονοματεπώνυμο:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email προστατευμένο]\r\n"))

Αντί [email προστατευμένο] πρέπει να υπάρχει μια διεύθυνση email στην οποία θα πρέπει να σταλεί η επιστολή, αλλά αντ' αυτού[email προστατευμένο] πρέπει να είναι υπάρχον email για αυτόν τον ιστότοπο. Για παράδειγμα, για έναν ιστότοπο αυτό θα είναι . Μόνο σε αυτή την περίπτωση θα σταλεί επιστολή με τα στοιχεία από τη φόρμα.

Τι είναι το email; Στον σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο αυτό είναι:

Το πρόσωπό σου. Είναι με τη βοήθεια του email που μπορείτε να δημιουργήσετε μια θετική εικόνα στα μάτια του αντισυμβαλλόμενου ή να χαλάσετε την πρώτη εντύπωση.
Το εργαλείο εργασίας σας. Πολλή επικοινωνία με τον έξω κόσμο γίνεται μέσω email. Επομένως, εάν είστε ικανοί σε αυτό το όργανο, μπορείτε να κάνετε τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη.
Δυνατός αντιπερισπασμός. Ο έξω κόσμος προσπαθεί να σας καταδικάσει, να σας αποσπάσει την προσοχή και να σας παρασύρει μέσω email.

Από αυτή την άποψη, ας δούμε την εργασία με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ας ξεκινήσουμε με κάτι απλό.

Μορφοποίηση επιστολής

Χρησιμοποιώ το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Mozilla Thunderbird, επομένως θα το χρησιμοποιήσω ως παράδειγμα. Ας δημιουργήσουμε ένα νέο γράμμα και ας προχωρήσουμε από πάνω προς τα κάτω στη λίστα των πεδίων.

Σε ποιον. Αντίγραφο. Κρυφό αντίγραφο

Κάποιοι μπορεί να μην γνωρίζουν, αλλά το "Προς" στο Mozilla μπορεί να αλλάξει σε "Κοιν." ή "Κρυφή κοινοποίηση".

Σε ποιον: γράφουμε τον κύριο παραλήπτη ή πολλούς παραλήπτες που χωρίζονται με ερωτηματικό.
αντίγραφο: γράφουμε σε κάποιον που πρέπει να διαβάσει το γράμμα, αλλά από τον οποίο δεν περιμένουμε αντίδραση.
Κρυφό αντίγραφο: γράφουμε σε κάποιον που πρέπει να διαβάσει την επιστολή, αλλά θα πρέπει να παραμείνει άγνωστος στους άλλους παραλήπτες της επιστολής. Είναι ιδιαίτερα κατάλληλο να χρησιμοποιείται για μαζική αποστολή επαγγελματικών επιστολών, όπως ειδοποιήσεις.

Λανθασμένος σε μαζικές αποστολές, υποδείξτε τους παραλήπτες χρησιμοποιώντας τα πεδία "Αντιγραφή" ή "Προς". Πολλές φορές το χρόνο λαμβάνω επιστολές που αναφέρουν 50–90 παραλήπτες στο πεδίο «Κοιν.». Υπάρχει παραβίαση του απορρήτου. Δεν χρειάζεται όλοι οι παραλήπτες σας να γνωρίζουν με ποιους άλλους συνεργάζεστε σε ένα παρόμοιο θέμα. Είναι καλό αν αυτοί είναι άνθρωποι που γνωρίζονται μεταξύ τους. Τι γίνεται αν υπάρχουν ανταγωνιστικές εταιρείες στη λίστα που δεν γνωρίζουν η μία για την άλλη; Τουλάχιστον, πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για περιττές εξηγήσεις και το πολύ, να τερματίσετε τη συνεργασία με έναν από αυτούς. Μην το κάνετε με αυτόν τον τρόπο.

Θέμα επιστολής

Οι επαγγελματικές υπηρεσίες αλληλογραφίας συχνά γράφουν (μερικές φορές λογικά) για τη σημασία της γραμμής θέματος του email στα εταιρικά τους ιστολόγια. Αλλά τις περισσότερες φορές μιλάμε για επιστολές πωλήσεων, όπου το θέμα της επιστολής λύνει το πρόβλημα «το email πρέπει να ανοίξει».

Συζητάμε την καθημερινή επαγγελματική αλληλογραφία. Εδώ το θέμα λύνει το πρόβλημα «η επιστολή και ο συντάκτης της πρέπει να εντοπιστούν εύκολα και στη συνέχεια να βρεθούν». Επιπλέον, η επιμέλειά σας θα επιστρέψει σε εσάς με τη μορφή κάρμα πολλών επιστολών απάντησης, μόνο με προθέματα Σχετικά με:ή FWD, μεταξύ των οποίων θα πρέπει να αναζητήσετε το επιθυμητό γράμμα για το θέμα.

Είκοσι γράμματα είναι ο όγκος της μονοήμερης αλληλογραφίας για έναν μεσαίο διευθυντή. Δεν μιλάω καθόλου για επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων· ο αριθμός των επιστολών τους μερικές φορές ξεφεύγει από 200 ή περισσότερες την ημέρα. Για άλλη μια φορά λοιπόν: μην στέλνετε email με κενό θέμα.

Λοιπόν, πώς να διατυπώσετε σωστά τη γραμμή θέματος ενός email;

Λάθος #1 : Μόνο το όνομα της εταιρείας στο θέμα. Για παράδειγμα, "Sky" και αυτό είναι. Πρώτον, πιθανώς δεν είστε ο μόνος από την εταιρεία σας που επικοινωνεί με αυτόν τον αντισυμβαλλόμενο. Δεύτερον, ένα τέτοιο θέμα δεν έχει νόημα, επειδή το όνομα της εταιρείας σας είναι ήδη ορατό από τη διεύθυνση. Τρίτον, μαντέψτε πώς θα μοιάζει το δικό σας γραμματοκιβώτιο με αυτήν την προσέγγιση στην αλληλογραφία; Κάτι σαν αυτό.

Είναι βολικό να ψάχνεις για τέτοια θέματα;

Λάθος #2 : φανταχτερός, πωλητής τίτλος. Είναι υπέροχο αν ξέρεις να γράφεις τέτοιους τίτλους. Είναι όμως σκόπιμο να χρησιμοποιηθούν αυτές οι δεξιότητες στην επαγγελματική αλληλογραφία; Θυμηθείτε τον σκοπό της γραμμής θέματος ενός επαγγελματικού email: όχι για την πώληση, αλλά για την παροχή ταυτότητας και αναζήτησης.

Κείμενο της επιστολής

Υπάρχουν πολλοί οδηγοί γραφής για διαφορετικές περιστάσεις. Για παράδειγμα, ο Maxim Ilyakhov, ο Alexander Amzin και άλλοι δάσκαλοι των λέξεων έχουν πολλές χρήσιμες πληροφορίες. Σας συμβουλεύω να διαβάσετε τα άρθρα τους, τουλάχιστον για να βελτιώσετε τον γενικό γραμματισμό και να βελτιώσετε το συνολικό ύφος του γραπτού λόγου.

Στη διαδικασία σύνταξης μιας επιστολής, πρέπει να λάβουμε αρκετές αποφάσεις διαδοχικά.

Θέμα ευγένειας . Στην αρχή της επιστολής, μπορείς να θολώσεις σε ευχαρίστηση ή ακόμα και τρυφερότητα στο πνεύμα του «Αγαπητή μου Ρόδια, έχουν περάσει πάνω από δύο μήνες από τότε που σου μίλησα γραπτώς, από την οποία υπέφερα και δεν κοιμήθηκα καν. νύχτες, σκέψη». Πολύ ευγενικό και πολύ δαπανηρό, τόσο από άποψη χρόνου για να γραφτεί μια τέτοια εισαγωγή, όσο και από άποψη χρόνου που έχει ο συνομιλητής να τη διαβάσει. Η αλληλογραφία είναι δουλειά, θυμάσαι; Όχι ένα δοκίμιο στο επιστολικό είδος για έναν διαγωνισμό ή ένα γράμμα στη μητέρα του Ρασκόλνικοφ, αλλά επαγγελματική αλληλογραφία.

Σεβόμαστε τον χρόνο μας και του παραλήπτη!

Έχει νόημα μόνο να συστηθείς και να θυμηθείς τις συνθήκες της γνωριμίας σου στην πρώτη επιστολή που εστάλη μετά από μια φευγαλέα συνάντηση σε μια έκθεση. Εάν πρόκειται για συνέχιση συνεργασίας ή συνεχιζόμενη αλληλογραφία, στο πρώτο γράμμα της ημέρας γράφουμε: «Γεια σου, Ιβάν», στο δεύτερο και τα επόμενα: «Ιβάν, ...».

Εφεση . Πάντα με απασχολούσε το ερώτημα σε ποιον να απευθυνθώ σε μια επιστολή εάν υπάρχουν πολλοί παραλήπτες. Πρόσφατα έγραψα ένα γράμμα απευθυνόμενο σε τρία κορίτσια που ονομάζονταν Άννα. Χωρίς καμία αμφιβολία, έγραψα «Γεια σου, Άννα» και δεν ανησυχούσα. Αλλά τέτοια τύχη δεν συμβαίνει πάντα.

Τι γίνεται αν υπάρχουν τρεις ή και επτά παραλήπτες και δεν έχουν το ίδιο όνομα; Μπορείτε να τα απαριθμήσετε ονομαστικά: «Καλημέρα, Rodion, Pulcheria, Avdotya και Pyotr Petrovich». Αλλά είναι πολύ και θέλει χρόνο. Μπορείτε να γράψετε: "Γεια σας, συνάδελφοι!"

Για τον εαυτό μου, χρησιμοποιώ τον κανόνα να απευθύνομαι ονομαστικά στο άτομο στο πεδίο "Προς". Και μην επικοινωνείτε καθόλου με αυτούς στο αντίγραφο. Αυτός ο κανόνας σας επιτρέπει επίσης να προσδιορίσετε με μεγαλύτερη ακρίβεια (έναν!) τον παραλήπτη της επιστολής και τον σκοπό αυτής της επιστολής.

Παραπομπή . Συχνά η αλληλογραφία είναι μια αλυσίδα γραμμάτων με ερωτήσεις και απαντήσεις - με μια λέξη, ένας διάλογος. Θεωρείται καλή πρακτική να μην διαγράφετε το ιστορικό αλληλογραφίας και να γράφετε την απάντησή σας στο επάνω μέρος του παρατιθέμενου κειμένου, έτσι ώστε όταν επιστρέψετε σε αυτήν την αλληλογραφία μια εβδομάδα αργότερα, να μπορείτε να διαβάσετε εύκολα τον διάλογο από πάνω προς τα κάτω, φθίνοντας κατά ημερομηνία.

Για κάποιο λόγο, η προεπιλεγμένη ρύθμιση στο Mozilla είναι "Τοποθέτηση δρομέα μετά από κείμενο σε εισαγωγικά". Συνιστώ να το αλλάξετε στο μενού "Εργαλεία" → "Επιλογές λογαριασμού" → "Σύνθεση και Διεύθυνση". Έτσι πρέπει να είναι.

Σκοπός της επιστολής . Υπάρχουν δύο τύποι επαγγελματικών επιστολών:

όταν απλώς ενημερώνουμε τον συνομιλητή (για παράδειγμα, μια αναφορά για τη δουλειά που έγινε για τον μήνα).
και όταν θέλουμε κάτι από τον συνομιλητή. Για παράδειγμα, ώστε να εγκρίνει το συνημμένο τιμολόγιο για πληρωμή.

Κατά κανόνα, υπάρχουν πολλές φορές πιο ενθαρρυντικές επιστολές από τις επιστολές αναφοράς. Αν θέλουμε να πετύχουμε κάτι από τον συνομιλητή, είναι πολύ σημαντικό να το πούμε αυτό σε μια επιστολή σε απλό κείμενο. Η παρότρυνση για δράση θα πρέπει να συνοδεύεται από ένα όνομα και να είναι η τελευταία πρόταση στην επιστολή.

Λανθασμένος : «Πόρφιρυ Πέτροβιτς, ξέρω ποιος χακάρισε τη γριά μέχρι θανάτου».

σωστά : "Porfiry Petrovich, ήμουν εγώ που χάκαρα τη γριά μέχρι θανάτου, λάβετε μέτρα για να με συλλάβετε, βαρέθηκα να υποφέρω!"

Γιατί να σκεφτεί ο ανταποκριτής τι να κάνει με αυτό το γράμμα; Άλλωστε μπορεί να πάρει λάθος απόφαση.

Υπογραφή στο κείμενο . Πρέπει να είναι. Επιπλέον, όλα τα προγράμματα-πελάτες email σάς επιτρέπουν να διαμορφώσετε την αυτόματη αντικατάσταση υπογραφής, για παράδειγμα το κλασικό «Με εκτίμηση,…». Στο Mozilla, αυτό γίνεται στο μενού "Εργαλεία" → "Επιλογές λογαριασμού".

Το αν θα γραφτούν ή όχι οι επαφές στην υπογραφή είναι προσωπική υπόθεση του καθενός. Αλλά αν είστε με οποιονδήποτε τρόπο συνδεδεμένος με τις πωλήσεις, φροντίστε να γράψετε. Ακόμα κι αν η συμφωνία δεν πραγματοποιηθεί ως αποτέλεσμα επικοινωνίας, στο μέλλον θα βρεθείτε εύκολα χρησιμοποιώντας τις επαφές από την υπογραφή.

Τέλος, ένα ακόμη χαρακτηριστικό του σώματος των επιστολών για όσους συνομιλητές δεν τους αρέσει (δεν μπορούν, δεν θέλουν, δεν έχουν χρόνο) να απαντούν στις επιστολές σας. Σημειώστε την προεπιλογή στο σώμα της επιστολής. Για παράδειγμα, «Porfiry Petrovich, αν δεν έρθεις να με συλλάβεις πριν από τις 12:00 την Παρασκευή, τότε θεωρώ ότι έχω αμνηστευτεί». Φυσικά, η προθεσμία πρέπει να είναι πραγματική (δεν πρέπει να στείλετε το κείμενο από το παράδειγμα την Παρασκευή στις 11:50). Ο παραλήπτης πρέπει να είναι σε θέση να διαβάσει και να ενεργήσει σύμφωνα με την επιστολή σας. Μια τέτοια «σιωπή» σας απαλλάσσει από την ευθύνη για την αποτυχία του συνομιλητή να απαντήσει. Όπως πάντα, πρέπει να προσεγγίσετε τη χρήση αυτής της δυνατότητας με σύνεση. Εάν ένα άτομο απαντήσει στις επιστολές σας εγκαίρως και τακτικά, ένα τέτοιο τελεσίγραφο μπορεί, αν όχι να τον προσβάλει, να τον αγχώσει λίγο ή να αποφασίσει να μην απαντήσετε στην επιστολή αυτή τη στιγμή, αλλά να σας αναγκάσει να περιμένετε μέχρι την Παρασκευή.

Συνημμένα

Οι επιστολές συχνά συνοδεύονται από συνημμένα: βιογραφικά, εμπορικές προτάσεις, εκτιμήσεις, χρονοδιαγράμματα, σαρώσεις εγγράφων - ένα πολύ βολικό εργαλείο και ταυτόχρονα πηγή δημοφιλών λαθών.

Λάθος : τεράστιο μέγεθος επένδυσης. Συχνά λαμβάνω email με συνημμένα μεγέθους έως 20 MB. Κατά κανόνα, πρόκειται για σαρώσεις ορισμένων εγγράφων σε μορφή TIFF, με ανάλυση 600dpi. Το πρόγραμμα email του ανταποκριτή σχεδόν σίγουρα θα παγώσει για αρκετά λεπτά σε μια μάταιη προσπάθεια να φορτώσει μια προεπισκόπηση του συνημμένου. Και ο Θεός να μην προσπαθήσει ο παραλήπτης να διαβάσει αυτό το γράμμα σε smartphone...

Προσωπικά, διαγράφω αμέσως τέτοια γράμματα. Δεν θέλετε το email σας να καταλήξει στον κάδο απορριμμάτων πριν διαβαστεί; Ελέγξτε το μέγεθος της επένδυσης. Συνιστάται να μην υπερβαίνει τα 3 MB.

Τι να κάνετε αν υπερβεί;

Δοκιμάστε να διαμορφώσετε ξανά τον σαρωτή σας σε διαφορετική μορφή και ανάλυση. Για παράδειγμα, το PDF και τα 300dpi παράγουν αρκετά ευανάγνωστες σαρώσεις.
Σκεφτείτε προγράμματα όπως το WinRar ή το 7zip archiver. Ορισμένα αρχεία συμπιέζονται τέλεια.
Τι να κάνετε εάν το εξάρτημα είναι τεράστιο και δεν μπορείτε να το συμπιέσετε; Για παράδειγμα, μια σχεδόν άδεια λογιστική βάση δεδομένων ζυγίζει 900 MB. Η αποθήκευση πληροφοριών στο σύννεφο θα έρθει στη διάσωση: Dropbox, Google Drive και παρόμοια. Ορισμένες υπηρεσίες, όπως το Mail.ru, μετατρέπουν αυτόματα τεράστια συνημμένα σε συνδέσμους για αποθήκευση στο cloud. Αλλά προτιμώ να διαχειρίζομαι μόνος μου τις πληροφορίες μου που είναι αποθηκευμένες στο cloud, επομένως δεν καλωσορίζω την αυτοματοποίηση από το Mail.ru.

Και μια ακόμη όχι απολύτως προφανής σύσταση σχετικά με τις επενδύσεις - τους Ονομα . Πρέπει να είναι κατανοητό και αποδεκτό από τον παραλήπτη. Κάποτε εμείς στην παρέα ετοιμάζαμε μια εμπορική πρόταση στο όνομα του... Φιοντόρ Μιχαήλοβιτς Ντοστογιέφσκι. Έλαβα μια επιστολή από τον διαχειριστή με ένα προσχέδιο CP για έγκριση και το συνημμένο περιλάμβανε ένα αρχείο με το όνομα "ForFedi.docx". Ο διευθυντής που μου έστειλε αυτό είχε έναν διάλογο που πήγε κάπως έτσι:

Αγαπητέ διευθυντή, είσαι προσωπικά έτοιμος να προσεγγίσεις αυτόν τον σεβαστό άνθρωπο και να τον αποκαλέσεις Fedya κατάμουτρα;

Κάπως, όχι, είναι ένας σεβαστός άνθρωπος, όλοι τον λένε με το μικρό του όνομα και το πατρώνυμο του.

Γιατί ονομάσατε το συνημμένο "Για τον Φέντι"; Αν του το στείλω τώρα, πιστεύεις ότι θα αγοράσει τσεκούρια από εμάς χρησιμοποιώντας αυτό το CP;

Επρόκειτο να το μετονομάσω αργότερα...

Γιατί να ετοιμάσετε μια ωρολογιακή βόμβα - την άρνηση ενός πιθανού πελάτη - ή να δημιουργήσετε επιπλέον δουλειά για τον εαυτό σας μετονομάζοντας το αρχείο; Γιατί να μην ονομάσετε αμέσως σωστά το συνημμένο: "Για τον Fyodor Mikhailovich.docx" ή ακόμα καλύτερα - "KP_Sky_Axes.docx".

Έτσι, έχουμε λίγο-πολύ ταξινομήσει το email ως «πρόσωπο». Ας προχωρήσουμε στην εξέταση του email ως εργαλείου αποτελεσματικής εργασίας και ας μιλήσουμε για το στοιχείο που αποσπά την προσοχή του.

Εργασία με γράμματα

Το email είναι ένας ισχυρός αντιπερισπασμός. Όπως συμβαίνει με κάθε απόσπαση της προσοχής, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πρέπει να αντιμετωπίζεται με αυστηρότερους κανόνες και εισάγοντας χρονοδιαγράμματα εργασίας.

Τουλάχιστον, πρέπει να απενεργοποιήσετε ΟΛΕΣ τις ειδοποιήσεις σχετικά με τις αφίξεις αλληλογραφίας. Εάν το πρόγραμμα-πελάτης email έχει ρυθμιστεί από προεπιλογή, θα ειδοποιηθείτε με ένα ηχητικό σήμα, ένα εικονίδιο δίπλα στο ρολόι θα αναβοσβήνει και θα εμφανιστεί μια προεπισκόπηση του γράμματος. Με μια λέξη, θα κάνουν τα πάντα για να σας απομακρύνουν πρώτα από την επίπονη δουλειά και στη συνέχεια να σας βυθίσουν στην άβυσσο των αδιάβαστων επιστολών και των απαρατήρητων αποστολών - μείον μία ή δύο ώρες από τη ζωή σας.

Μερικοί άνθρωποι έχουν ισχυρή δύναμη θέλησης που τους επιτρέπει να μην αποσπώνται από τις ειδοποιήσεις, αλλά οι απλοί άνθρωποι είναι καλύτερα να μην δελεάσουν τη μοίρα και να τους απενεργοποιήσουν. Στο Mozilla Thunderbird, αυτό γίνεται μέσω του μενού "Εργαλεία" → "Ρυθμίσεις" → "Γενικά" → "Όταν εμφανίζονται νέα μηνύματα".

Εάν δεν υπάρχουν ειδοποιήσεις, πώς μπορείτε να καταλάβετε ότι έχει φτάσει μια επιστολή;

Πολύ απλό. Εσείς οι ίδιοι, συνειδητά, αφιερώνετε χρόνο για να ταξινομήσετε την αλληλογραφία σας, ανοίξτε το πρόγραμμα-πελάτη email σας και δείτε όλα τα μη αναγνωσμένα μηνύματα. Αυτό μπορεί να γίνει δύο φορές την ημέρα, για παράδειγμα, το μεσημεριανό γεύμα και το βράδυ ή κατά τη διάρκεια αναγκαστικής διακοπής λειτουργίας, για παράδειγμα, σε κυκλοφοριακή συμφόρηση.

Οι άνθρωποι συχνά ρωτούν, τι γίνεται με τους χρόνους απόκρισης και τις επείγουσες επιστολές; Απαντώ: δεν έχετε επείγοντα γράμματα στην αλληλογραφία σας. Εκτός αν εργάζεστε στο τμήμα υποστήριξης πελατών (αυτό το τμήμα έχει τους δικούς του κανόνες για την εργασία με την αλληλογραφία).

Εάν υπάρχουν επείγουσες επιστολές, ο αποστολέας θα σας ειδοποιήσει σχετικά μέσω άλλων καναλιών - τηλεφώνου, SMS, Skype. Στη συνέχεια, θα μεταβείτε συνειδητά στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και θα επεξεργαστείτε την επείγουσα αλληλογραφία. Όλοι οι γκουρού διαχείρισης χρόνου (για παράδειγμα, ο Gleb Arkhangelsky με το "Time Drive") δηλώνουν μια τυπική απάντηση στο email εντός 24 ωρών. Αυτός είναι ένας κανονικός κανόνας καλών τρόπων - να μην περιμένετε άμεσες απαντήσεις μέσω email από τον συνομιλητή σας. Εάν υπάρχει επείγουσα επιστολή, ειδοποιήστε σχετικά μέσω ταχύτερων καναλιών επικοινωνίας.

Έτσι, απενεργοποιήσαμε τις ειδοποιήσεις και τώρα ενεργοποιήσαμε το πρόγραμμα-πελάτη email σύμφωνα με το πρόγραμμά μας.

Τι να κάνουμε όταν πηγαίνουμε στο ταχυδρομείο και συμμετέχουμε σε μια δραστηριότητα που ονομάζεται "διαλογή email"; Πού είναι η αρχή και το τέλος αυτής της δουλειάς;

Έχω ακούσει πολλά για το σύστημα μηδενικών εισερχομένων, αλλά, δυστυχώς, δεν έχω γνωρίσει ούτε ένα άτομο να το χρησιμοποιεί. Έπρεπε να ανακαλύψω ξανά τον τροχό μου. Υπάρχουν άρθρα για αυτό το θέμα στο Lifehacker. Για παράδειγμα, " ". Παρακάτω θα μιλήσω για το μηδενικό σύστημα εισερχομένων κατά την ερμηνεία μου. Θα ήμουν ευγνώμων εάν οι γκουρού του GTD σχολίαζαν και προσθέτουν ή βελτιώνουν το σύστημα που περιγράφεται.

Είναι σημαντικό να κατανοήσετε και να αποδεχτείτε ότι το email δεν είναι προγραμματιστής εργασιών ή αρχείο για τις δραστηριότητές σας. Επομένως, ο φάκελος Εισερχόμενα θα πρέπει να είναι πάντα κενός. Μόλις αρχίσετε να ταξινομείτε τα εισερχόμενά σας, μην σταματήσετε και μην σας αποσπά τίποτα μέχρι να αδειάσετε αυτόν τον φάκελο.

Τι να κάνετε με τα email στα εισερχόμενά σας; Πρέπει να διαβάσετε κάθε γράμμα διαδοχικά και να το διαγράψετε. Ναι, απλώς επισημάνετε και πατήστε Διαγραφή στο πληκτρολόγιό σας. Εάν δεν μπορείτε να αναγκαστείτε να διαγράψετε το γράμμα, θα πρέπει να αποφασίσετε τι να το κάνετε.

Μπορείτε να το απαντήσετε σε τρία λεπτά; Χρειάζεται να το απαντήσω; Ναι, είναι απαραίτητο και η απάντηση θα διαρκέσει όχι περισσότερο από τρία λεπτά, και στη συνέχεια απαντήστε αμέσως.
Πρέπει να απαντήσετε, αλλά η προετοιμασία μιας απάντησης θα διαρκέσει περισσότερα από τρία λεπτά. Εάν χρησιμοποιείτε έναν προγραμματιστή εργασιών που σας επιτρέπει να μετατρέψετε ένα email σε εργασία, μετατρέψτε το email σε εργασία και ξεχάστε το για λίγο. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώ την απολύτως υπέροχη υπηρεσία Doit.im. Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια προσωπική διεύθυνση email: προωθείτε την επιστολή σε αυτήν και μετατρέπεται σε εργασία. Αλλά αν δεν έχετε προγραμματιστή εργασιών, μετακινήστε το γράμμα στον υποφάκελο "0_Run".
Αφού απαντήσετε γρήγορα σε μια επιστολή, τη μετατρέψετε σε εργασία ή απλώς την διαβάσετε, πρέπει να αποφασίσετε τι θα κάνετε με αυτό το μήνυμα στη συνέχεια: διαγράψτε το ή στείλτε το σε έναν από τους φακέλους για μακροχρόνια αποθήκευση.

Εδώ είναι οι φάκελοι μακροπρόθεσμης αποθήκευσης που έχω.

0_Εκτέλεση.Δεν έχω τέτοιο φάκελο, αλλά αν δεν έχετε προγραμματιστή, επαναλαμβάνω, μπορείτε να βάλετε γράμματα που απαιτούν λεπτομερή εργασία εδώ. Αυτός ο φάκελος πρέπει επίσης να καθαρίζεται τακτικά, αλλά με μια προσεκτική προσέγγιση τη στιγμή που διατίθεται ειδικά για αυτό.
1_Αναφ.Εδώ βάζω επιστολές με πληροφορίες ιστορικού: επιστολές καλωσορίσματος με στοιχεία σύνδεσης από διάφορες υπηρεσίες ιστού, εισιτήρια για επερχόμενες πτήσεις και ούτω καθεξής.
2_Έργα.Εδώ αποθηκεύεται ένα αρχείο αλληλογραφίας για εταίρους και έργα με τα οποία υπάρχουν τρέχουσες σχέσεις. Φυσικά, έχει δημιουργηθεί ένας ξεχωριστός φάκελος για κάθε έργο ή συνεργάτη. Στο φάκελο του συνεργάτη έβαλα επιστολές όχι μόνο από τους υπαλλήλους του, αλλά και επιστολές από υπαλλήλους της Neb που σχετίζονται με αυτόν τον συνεργάτη. Πολύ βολικό: εάν είναι απαραίτητο, όλη η αλληλογραφία για το έργο είναι διαθέσιμη με μερικά κλικ.
3_Μουσείο.Εδώ έβαλα εκείνα τα γράμματα που θα ήταν κρίμα να διαγραφούν, και το όφελος από αυτά δεν είναι προφανές. Επίσης, οι φάκελοι με κλειστά έργα από το "2_Projects" μεταφέρονται εδώ. Με λίγα λόγια, το «Μουσείο» αποθηκεύει τους πρώτους υποψήφιους προς απομάκρυνση.
4_Έγγραφα.Ακολουθούν επιστολές με ηλεκτρονικά δείγματα εγγράφων που μπορεί να είναι χρήσιμα στο μέλλον για τη λογιστική, για παράδειγμα, αναφορές συμφωνίας από πελάτες, εισιτήρια για ταξίδια που πραγματοποιήθηκαν. Ο φάκελος έχει πολλές ομοιότητες με τους φακέλους "2_Projects" και "1_Reference", μόνο λογιστικές πληροφορίες αποθηκεύονται σε αυτόν και οι πληροφορίες διαχείρισης αποθηκεύονται στο φάκελο "2_Projects". Στο "4_Documents" υπάρχουν νεκρές πληροφορίες και στο "2_Projects" υπάρχουν ζωντανές πληροφορίες.
5_Γνώση.Εδώ βάζω μόνο πραγματικά χρήσιμα ενημερωτικά δελτία στα οποία θέλω να επιστρέψω μετά από λίγο για έμπνευση ή για να βρω λύσεις.

Υπάρχουν άλλες ρυθμίσεις προγράμματος-πελάτη email που είναι σημαντικές για τη λειτουργία αυτού του συστήματος. Πρώτον, από προεπιλογή στο Thunderbird υπάρχει ένα πλαίσιο ελέγχου "Επισήμανση μηνυμάτων ως αναγνωσμένων". Προτιμώ να το κάνω συνειδητά, οπότε κάτω η σημαία! Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο μενού "Εργαλεία" → "Ρυθμίσεις" → "Για προχωρημένους" → "Ανάγνωση και εμφάνιση".

Δεύτερον, χρησιμοποιούμε φίλτρα . Προηγουμένως, χρησιμοποιούσα ενεργά φίλτρα που προωθούσαν αυτόματα γράμματα στους κατάλληλους φακέλους με βάση τη διεύθυνση του αποστολέα. Για παράδειγμα, οι επιστολές ενός δικηγόρου μετακινήθηκαν στο φάκελο "Δικηγόρος". Εγκατέλειψα αυτήν την προσέγγιση για διάφορους λόγους. Πρώτον: οι επιστολές από δικηγόρο στο 99% των περιπτώσεων σχετίζονται με κάποιο έργο ή συνεργάτη, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να μετακινηθούν στον φάκελο αυτού του συνεργάτη ή του έργου. Δεύτερον: Αποφάσισα να προσθέσω ευαισθητοποίηση. Εσείς πρέπει να αποφασίσετε πού θα αποθηκευτεί μια συγκεκριμένη επιστολή και είναι πιο βολικό να αναζητάτε μη επεξεργασμένα μηνύματα μόνο σε ένα μέρος - στα εισερχόμενα. Τώρα χρησιμοποιώ φίλτρα μόνο για την οργάνωση αυτόματων τακτικών γραμμάτων από διάφορα συστήματα σε φακέλους, δηλαδή γράμματα που δεν απαιτούν από εμένα να παίρνω αποφάσεις. Τα φίλτρα στο Mozilla Thunderbird διαμορφώνονται στο μενού "Εργαλεία" → "Φίλτρα μηνυμάτων".

Έτσι, με τη σωστή προσέγγιση, το email θα πρέπει να διαρκεί από 10 έως 60 λεπτά την ημέρα, ανάλογα με τον όγκο της αλληλογραφίας.

Ναι, και κάτι ακόμα. Έχετε ήδη απενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις σχετικά με την άφιξη νέων επιστολών; ;)

Δημοφιλή στην κατηγορία: